4 cách để nhà quản lý bắt đầu công việc ngày mới hiệu quả

Làm việc từ xa được coi là một xu hướng mới hỗ trợ doanh nghiệp vận hành hiệu quả trong tương lai sau khoảng thời gian dài chống chọi với đại dịch Covid-19. Tuy nhiên, không thể phủ nhận khoảng cách do work from home gây ra khá nhiều cản trở cho doanh nghiệp trong việc gắn kết nhân viên, cải thiện những tương tác và đảm bảo năng suất với công việc hằng ngày.

Làm thế nào để tối ưu hóa hình thức work from home sao cho hiệu quả? Tham khảo 4 cách giúp quản lý cập nhật công việc hàng ngày với nhân viên trong team khi làm việc từ xa cùng GapoWork trong bài viết dưới đây nhé!  

1. Tổ chức những cuộc họp trực tuyến hàng ngày

Mỗi thành viên trong nhóm đều có những đầu việc cần hoàn thành trong ngày nên việc kiểm soát tiến độ thường xuyên giúp quản lý nắm được tình hình chung của tất cả mọi người để có kế hoạch đốc thúc, giải quyết nếu các thành viên gặp vấn đề khó khăn. Việc tạo những cuộc họp trực tuyến qua Zoom vào đầu giờ làm việc mỗi ngày không chỉ giúp thành viên trong bộ phận có thời gian để trao đổi, bàn luận các dự án đang triển khai mà còn kịp thời xử lý những điểm nóng khi có vấn đề xảy ra.

Một cuộc họp ngắn vào đầu giờ làm việc mỗi ngày giúp trưởng nhóm xác định những công việc mà các thành viên cần làm, dự án nào đã hoàn thành, chiến dịch nào cần triển khai gấp...để phân công nhiệm vụ sao cho phù hợp. Bằng cách này, toàn bộ nhân viên trong team sẽ nắm bắt được đầy đủ những thông tin về tình hình chung, đầu việc mình phải xử lý trong ngày hôm đó để theo kịp tiến độ của dự án. Qua đó đem lại kết quả làm việc nhóm năng suất hơn, gặt hái những thành tích cao hơn.  

2. Duy trì kết nối

Làm việc từ xa đòi hỏi nhân viên trong đội ngũ cần giao tiếp nhiều hơn để duy trì kết nối và giữ tương tác thường xuyên với mọi người. Các thành viên có thể trao đổi công việc một cách nhanh chóng, thuận tiện hơn qua nhóm Chat hoặc Nhóm chung trên nền tảng giao tiếp cho doanh nghiệp và tổ chức GapoWork. Hoặc chủ động chuyển qua họp trực tuyến trên Zoom nếu cần bàn bạc kỹ lưỡng hơn về các dự án chung.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể tổ chức các hoạt động nội bộ nhằm kết nối nhân sự khi làm việc tại nhà như: mini game online định kỳ hằng tuần/ tháng, sự kiện thi đua trực tuyến cho các bộ phận trong công ty qua Livestream, chương trình đào tạo kỹ năng mềm, kiến thức mới cho nhân sự.... Duy trì kết nối giữa các thành viên trong tổ chức bằng những cuộc gọi hàng ngày qua Call Audio/ Video HD giúp mỗi cá nhân có cơ hội chia sẻ câu chuyện của họ và được trò chuyện, thu hẹp khoảng cách với tất cả mọi người.

Xem thêm: Tips để tạo cuộc họp online nhanh chóng, hiệu quả

3. Đưa ra những phản hồi tích cực về công việc của nhóm

Một số nhân viên chia sẻ rằng: Họ gặp khó khăn trong việc tiếp nhận phản hồi tiêu cực của lãnh đạo, quản lý khi liên tục phải nghe những ý kiến không khách quan và thiếu tính đóng góp để giải quyết vấn đề. Nếu quản lý chỉ biết nhìn nhận sự việc một cách phiến diện, đánh giá sai năng lực làm việc của thành viên, không công nhận sự cố gắng, chăm chỉ của họ sẽ dẫn tới những mâu thuẫn, xung đột khi làm việc nhóm. Chỉ nhìn vào sai sót của thành viên để đưa ra những bình luận thiếu tích cực chỉ khiến họ cảm thấy mất đi động lực cố gắng, chán nản trong công việc, lâu dần họ sẽ lựa chọn rời bỏ tổ chức để đi tìm một môi trường mới vui vẻ hơn.

Chính vì vậy, quản lý nên là người ghi nhận thành tích tốt của thành viên bằng cách tạo Bài viết Ghi nhận trên nền tảng giao tiếp GapoWork để tiếp thêm động lực làm việc, cống hiến cho tập thể. Khi thành viên được công nhận và tiếp thu những phản hồi mang tính xây dựng của quản lý, lãnh đạo, họ cảm thấy được coi trọng, sẵn sàng thay đổi để hoàn thiện mình hơn.    

4. Xác định mục tiêu chung và nhấn mạnh vai trò của mỗi thành viên

Xác định mục tiêu cụ thể theo tuần/ tháng để các thành viên hiểu và tham gia vào sứ mệnh chung, sẵn sàng đặt công việc nhóm lên trên các mục tiêu cá nhân. Bên cạnh đó, quản lý có thể chia sẻ với mỗi thành viên để thống nhất về quy định làm việc của nhóm nhằm đảm bảo không ai làm việc theo cảm tính, chủ quan và tiêu cực với đồng đội khi quyết định một vấn đề. Bởi một sai lầm nhỏ cũng có thể ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chung của cả nhóm.

Mỗi thành viên cần nắm được vai trò và trách nhiệm của mình là gì cũng như hiểu về điểm mạnh của bản thân. Khi đó, họ sẽ biết chính xác được những việc cần phải làm để hoàn thành công việc tốt hơn. Nên quản lý sẽ là người có vai trò khởi xướng các cuộc trò chuyện, trao đổi cởi mở với các thành viên trong nhóm để mọi người sẵn sàng chia sẻ khó khăn, vướng mắc của mình. Đồng thời, qua quá trình đồng hành, quản lý có thể xác định điểm mạnh, điểm yếu của mỗi thành viên để phân chia công việc phù hợp hơn. Từ đó xác nhận được vai trò của từng vị trí trong nhóm.