Tính năng
Tại sao nên chọn GapoWork
Tin tức
GapoWork cho người Việt

4 sai lầm khiến cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ của doanh nghiệp đi vào bế tắc

Trong bối cảnh thế giới và trong nước phải trải qua nhiều đợt khủng hoảng điển hình là Covid-19, việc duy trì kết nối và giao tiếp trong tổ chức hiệu quả lại càng đóng vai trò quan trọng hơn bao giờ hết. Khi đó, công tác xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ trở thành một “hạng mục” mà mọi thương hiệu muốn tồn tại đều cần phải nhìn nhận và đầu tư đúng đắn.

Trong bối cảnh thế giới và trong nước phải trải qua nhiều đợt khủng hoảng điển hình là Covid-19, việc duy trì kết nối và giao tiếp trong tổ chức hiệu quả lại càng đóng vai trò quan trọng hơn bao giờ hết. Khi đó, công tác xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ trở thành một “hạng mục” mà mọi thương hiệu muốn tồn tại đều cần phải nhìn nhận và đầu tư đúng đắn.

Bài viết dưới đây của GapoWork sẽ chỉ ra 4 sai lầm khi xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ mà doanh nghiệp thường mắc phải.

4 sai lầm khiến cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ của doanh nghiệp đi vào bế tắc - Ảnh 1

Truyền thông nội bộ là gì?

Bản chất của Truyền thông nội bộ là chia sẻ liên tục luồng thông tin đến các đối tượng nhân viên vào đúng thời điểm nhằm mục đích định hình, thắt chặt và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp, đảm bảo kết nối hiệu quả giữa các bộ phận và giữa các thành viên trong tổ chức. Giao tiếp nội bộ hiệu quả giúp hình thành và nuôi dưỡng văn hoá thương hiệu, từ đó củng cố sức mạnh nội lực.

Như vậy có thể thấy, điều cốt yếu nhất trong việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ chính là xác định nội dung mà doanh nghiệp muốn chia sẻ.

4 sai lầm khi xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ mà doanh nghiệp hay mắc phải

Không hiểu rõ việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai
Cho đến hiện nay, câu hỏi này vẫn là muốn bài toán chưa có lời giải đối với nhiều doanh nghiệp và gây ra nhiều tranh cãi. Phòng nhân sự hay phòng PR? Ai là bộ phận đảm nhiệm việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp?

Theo như kết quả cuộc khảo sát trên 1000 nhân viên truyền thông nội bộ và đối ngoại được đăng trên tạp chí quản lý nhân sự của doanh nghiệp Karina & Box tại Anh, 53% người được hỏi trả lời rằng truyền thông nội bộ luôn là một phần của công tác quản lý nhân sự và chiến dịch nhân sự. Câu trả lời này có thể xem là tương tối thỏa đáng bởi phòng nhân sự lại là nơi trực tiếp quản lý tất cả các nhân viên, nắm bắt được cảm xúc, thấu hiểu nhu cầu của nhân viên trong doanh nghiệp. Và hơn hết, công tác quản lý nhân sự vẫn lấy nhân viên làm trung tâm. 

4 sai lầm khiến cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ của doanh nghiệp đi vào bế tắc - Ảnh 2

Tuy nhiên, không phải bất cứ ai ở phòng nhân sự cũng có thể xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả. Doanh nghiệp cần những cá nhân chuyên biệt về lĩnh vực này, vì trách nhiệm và nhiệm vụ của người làm truyền thông nội bộ rất khác biệt.

Xem thêm : Xây dựng văn hóa doanh nghiệp với gapowork

Người phụ trách xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ được đòi hỏi tố chất nhạy bén, nắm bắt nhanh và hiểu rõ các vấn đề nội bộ trong chính doanh nghiệp. Đồng thời, họ phải là người có tầm ảnh hưởng nhất định tới các nhân viên khác, chỉ có như vậy mới có thể đóng góp vào quá trình ra quyết định của toàn bộ doanh nghiệp ngay từ đầu một cách hiệu quả.

Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ không gắn với mục tiêu lớn

Chúng ta đều hiểu được rằng, sự gắn kết trong đội ngũ nhân viên chỉ diễn ra  thành công khi tất cả mọi người cùng hình dung được “bức tranh toàn cảnh” của tổ chức. Quá trình xây dựng kế hoạch truyền thông sẽ trở nên vô nghĩa khi không một ai hiểu được ý nghĩa của những hoạt động đó là gì, kết quả mong muốn như thế nào.

4 sai lầm khiến cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ của doanh nghiệp đi vào bế tắc - Ảnh 3

Cần có sự minh bạch về mục tiêu khi xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ:

  • Mục tiêu chủ đề truyền thông?
  • Mục tiêu của Ban lãnh đạo?
  • Mục tiêu của phòng ban?
  • Mục tiêu của từng cá nhân?
  • Mục tiêu với đối tượng truyền thông?
  • Thời gian truyền thông, ngân sách truyền thông?

Nhiệm vụ của đội ngũ làm truyền thông nội bộ là phải truyền tải Sứ mệnh, Tầm nhìn, Mục tiêu chung của tổ chức tới nội bộ. Tầm nhìn sẽ thúc đẩy hành động để đạt được kết quả, còn Mục tiêu chính là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp định vị thành công, giúp nhân viên hiểu sâu sắc ý nghĩa của những hoạt động trong công tác truyền thông nội bộ

Thiếu tính nhất quán trong việc truyền đạt thông tin giữa các cấp

Nhiều người vẫn thường cho rằng truyền thông nội bộ là hoạt động được tạo ra nhằm mục đích cung cấp thông tin cho nhân viên mới, hoặc chỉ một bộ phận cụ thể. Tuy nhiên quan niệm sai lầm này đã dẫn đến việc luồng thông tin quan trọng truyền đi không thể tiếp cận tới toàn thể nhân viên, gây nên sự gián đoạn và đứt gãy kết nối.

4 sai lầm khiến cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ của doanh nghiệp đi vào bế tắc - Ảnh 4

Bên cạnh đó, vai trò của quản lý cấp trung cũng cần phải được nhìn nhận lại. Họ chính là kênh trung gian giúp “tuyến đường” thông tin trở nên thông suốt từ trên xuống dưới, từ lãnh đạo cấp cao đến đội ngũ nhân viên. Khi quản lý cấp trung chưa có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của truyền thông nội bộ cũng như chưa được trang bị những kỹ năng cần thiết để phát huy tốt vai trò của mình, đồng nghĩa với việc tổ chức sẽ phải đối mặt với sự đình trệ trong việc tiếp nhận thông tin.

Sử dụng kênh truyền thông lỗi thời

Đóng vai trò là "điểm chạm" giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên, kênh truyền thông nội bộ phải phục vụ cho việc chia sẻ các thông tin hướng về văn hóa doanh nghiệp. Kênh truyền thông nội bộ không nên bị lẫn lộn với các hoạt động khác trong doanh nghiệp như lên kế hoạch công việc, trao đổi thông tin, quản lý nhân viên,...

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ như hiện nay, nếu doanh nghiệp vẫn đang sử dụng Email công ty hoặc các công cụ thủ công khác như bản tin, tạp chí thì chắc chắn rằng sẽ khó có thể nhận được sự đón nhận nhiệt tình từ phía đội ngũ nhân viên. Đặc biệt, đối với những công ty có lực lượng lao động từ xa hoặc cộng tác viên – những người có xu hướng sử dụng các nền tảng số để cập nhật thông tin, việc tiếp cận qua các kênh truyền thống và lỗi thời này sẽ tạo nên rào cản lớn cho họ. 

4 sai lầm khiến cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ của doanh nghiệp đi vào bế tắc - Ảnh 5

Do vậy, để đáp ứng nhu cầu của nhân viên cũng như thích ứng với cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, việc tích hợp mạng nội bộ vào quy trình vận hành của công ty sẽ đem đến giúp cho đội ngũ nhân viên tiếp cận thông tin một cách chính xác, toàn diện, đảm bảo rằng tất cả mọi thành viên có thể truy cập dù ở bất cứ đâu, duy trì hoạt động tương tác, trao đổi hiệu quả. Từ đó, công tác truyền thông nội bộ của công ty sẽ nhận được sự tham gia của toàn thể nhân sự trong tổ chức, 

Nền tảng hợp nhất GapoWork - Giải pháp thúc đẩy xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả

Với niềm tin rằng "Tổ chức tốt hơn khi mọi người cảm thấy được kết nối, được truyền cảm hứng, cảm thấy thuộc về và cảm thấy có giá trị", giải pháp công nghệ GapoWork được phát triển cùng lúc hơn 21 chức năng, hợp nhất cho giao tiếp và cộng tác giữa mọi người. 

Thông qua bộ công cụ được phát triển bởi đội ngũ gần 200 nhân sự, chuyên gia ở các lĩnh vực, nền tảng hợp nhất cho giao tiếp và công tác trong tổ chức GapoWork được ra đời để đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình kiến tạo mô hình doanh nghiệp Việt :

4 sai lầm khiến cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ của doanh nghiệp đi vào bế tắc - Ảnh 6
  • Xây dựng môi trường lao động hoàn thiện hơn cho mọi tổ chức đổi mới sáng tạo trên một nền tảng duy nhất thông qua 21 chức năng như nhắn tin, tạo nhóm, đăng bài, giao việc, ....Lắng nghe tiếng nói của mọi người lao động, thúc đẩy bình đẳng, minh bạch và sáng tạo trong các tổ chức dựa vào sự hỗ trợ của các chức năng nhắn tin, đăng bài, đặt câu hỏi ẩn danh, tham gia khảo sát, thăm dò ý kiến ...tạo cơ hội cho mỗi nhân sự dễ dàng kết nối, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm; đóng góp ý tưởng
  • Xóa bỏ khoảng cách, nâng cao gắn kết và tăng cường nội lực của tổ chức qua “không gian chung”, nơi mọi nhân sự trong tổ chức nghe - nhìn - cảm nhận văn hóa chung và được truyền cảm hứng bởi những hoạt động, câu chuyện được chia sẻ qua Livestream lan tỏa văn hóa doanh nghiệp
  • Nâng cao tương tác giữa Nhà quản trị, Lãnh đạo, Quản lý với đội ngũ, nắm bắt thông tin kịp thời để ra quyết định. Sự hiện diện của các Nhà lãnh đạo trở nên gần gũi hơn với nhân sự thông qua các chức năng đăng bài, ghi nhận hay hỏi đáp.
     Tạo ra một không gian giúp người lao động tách bạch luồng giao tiếp công việc với những trao đổi cá nhân, riêng tư khác, giải pháp công nghệ GapoWork đưa đến cho doanh nghiệp trải nghiệm văn phòng số, góp phần thu hẹp khoảng cách của các phòng ban, thúc đẩy sự tương tác sôi nổi giữa các thành viên trong tổ chức. Từ đó, hiệu suất lao động được cải thiện và văn hóa doanh nghiệp ngày càng phát triển. 

Tổng kết

Nếu như nói doanh nghiệp là một cơ thể, thì truyền thông nội bộ giống như một mạch máu. Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ không phải bắt nguồn từ suy nghĩ bộc phát của một cá nhân, càng không thể thành công nếu như không có sự đồng lòng của toàn thể đội ngũ nhân viên. 

Bên cạnh đó, việc lựa chọn kênh truyền thông phù hợp sẽ quyết định đến 50% sự thành công trong quá trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ. Để thúc đẩy giao tiếp không giới hạn và kết nối hiệu giữa giữa các bộ phận, đăng ký trải nghiệm nền tảng làm hợp nhất cho giao tiếp và công tác trong tổ chức GapoWork ngay tại đây:

GapoWork - Nền tảng giao tiếp dành cho
doanh nghiệp và tổ chức.

Đăng ký ngay để sở hữu bộ giải pháp giúp tăng hiệu quả
kết nối và nâng cao hiệu suất đội ngũ!

Nhận tư vấn
GapoWork - Nền tảng giao tiếp dành cho doanh nghiệp

Bài viết liên quan