5 bí quyết giao việc cho nhân viên hiệu quả được các nhà lãnh đạo áp dụng

Để nâng cao hiệu suất hợp tác trong quá trình làm việc, hãy tham khảo bài viết dưới đây của GapoWork về 5 lưu ý quan trọng khi giao việc là gì nhé!

Chi tiết hóa nội dung công việc cần giao

Cấp dưới sẽ căn cứ vào mô tả công việc để xác định nhiệm vụ cần thực hiện. Do đó, nhà quản lý cần làm rõ yêu cầu của mình để nhân viên dễ dàng nắm bắt, bao gồm việc xác định nguồn lực và các yếu tố liên quan.

Ngoài nội dung chính của dự án, hãy chắc chắn bạn không bỏ sót một số thông tin quan trọng dưới đây: 

• Mục tiêu công việc
• Thời gian bắt đầu và kết thúc
• Nhân sự tham gia: Ai là người giám sát, ai là người trực tiếp thực hiện
• Yêu cầu công việc
• Kho dữ liệu phục vụ cho dự án
• Quy trình báo cáo, đánh giá

Tổng hợp đầy đủ và chính xác sẽ giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian cho việc giải đáp, tránh trường hợp nhầm lẫn không đáng có dẫn đến công việc bị trì trệ. Khi đã có toàn bộ thông tin, hãy sẽ sắp xếp một cuộc họp trực tiếp hoặc qua hình thức video-call để giải đáp thắc mắc của đội ngũ trước khi bắt tay vào thực hiện.

Hiểu rõ năng lực và khối lượng nhân viên đang đảm nhận

Công việc sẽ đạt hiệu quả tốt nhất khi được giao đúng người. Với tư cách là nhà quản lý, hãy tích cực quan sát để phát hiện thế mạnh và hạn chế của đội ngũ. Đối với những người thiếu kinh nghiệm, bạn vẫn có thể giao việc, miễn là cho họ thấy mình có khả năng thực hiện và bạn sẵn sàng hỗ trợ nếu gặp khó khăn. 

Xem thêm : App quản lý công việc hiệu quả cùng gapowork

Đồng thời, đừng quên xem xét khối lượng công việc hiện tại của nhân viên để đưa ra điều chỉnh hợp lý. Giao việc cần phải có sự công tâm và minh bạch, tránh những mâu thuẫn không đáng có trong nội bộ.

Theo dõi sát sao và hỗ trợ khi cần thiết

Giao việc không dừng lại ở bước phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm của nhà quản lý còn theo dõi tiến độ trong quá trình thực hiện. Đôi khi sẽ có một số vấn đề phát sinh ngoài ý muốn, sếp cần xem xét tình hình để có sự điều chỉnh hợp lý.  Hãy khuyến khích nhân viên tích cực trao đổi hoặc dùng câu hỏi mở để họ nói ra những khó khăn, đó chính là bí quyết cho sự hợp tác ăn ý.

Tuy nhiên, nên nhớ rằng mức độ hỗ trợ đối với nhân viên cũng cần có chừng mực. Nếu can thiệp quá sâu vào quá trình thực hiện, nhân viên sẽ cảm thấy rằng lãnh đạo đang không tin tưởng năng lực của mình hoặc tạo  thói quen ỷ lại. Tóm lại, nhà quản lý nên căn cứ vào kinh nghiệm và kỹ năng của người thực hiện công việc để kiểm soát và hỗ trợ tương ứng. 

Đánh giá và ghi nhận công tâm

Đây là giai đoạn cần thiết để cấp trên và nhân viên cùng rút kinh nghiệm, xem xét mức độ hoàn thành công việc. Hãy dựa vào các tiêu chí đã thống nhất từ lúc giao việc để đối chiếu và so sánh. 

Một nhà lãnh đạo khôn khéo sẽ biết cách giữ thái độ khách quan và công tâm trong quá trình đánh giá nhân viên. Khen tặng khi đạt thành tích tốt, nhưng đừng chê bai hay bình phẩm nếu nhân sự của mình chưa đạt mức kỳ vọng. Đừng e ngại khi dành những lời động viên bởi đó sẽ là động lực giúp đội ngũ tiến bộ hơn.

Thống nhất công cụ trao đổi và quản lý công việc

Hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn ưu tiên sử dụng các công cụ Chat miễn phí như Zalo, Facebook, Viber… để trao đổi và giao việc cho nhân viên. Trên thực tế, các công cụ kể trên chỉ đáp ứng được cơ bản chức năng trao đổi thông tin. Chưa kể khi quy mô mở rộng, quy trình quản lý cũng trở nên phức tạp hơn.

Với lựa chọn truyền thống này, quản lý sẽ không thể theo dõi tiến độ công việc của đội nhóm, phân bổ công việc không khoa học. Trong khi đó nhân viên thường xuyên bị quá tải công việc hoặc quên việc, trễ deadline do chưa có công cụ nhắc nhở công việc tự động.. Đến cuối kỳ, quản lý chỉ có thể nhìn vào kết quả mà không đánh giá được toàn bộ quá trình của nhân viên. 

Chính vì thế, sử dụng phần mềm giao tiếp và quản lý dự án chính là giải pháp tối ưu cho các nhà quản trị. Trên một nền tảng all-in-one, mọi thành viên có thể lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ, nắm bắt tiến độ công việc và nhận thông báo tự động khi đến deadline.

GapoWork - Giải pháp hỗ trợ nhà quản lý giao việc, kiểm soát tiến độ công việc hiệu quả

Có thể nói hiệu suất công việc luôn là bài toán nan giải đối với nhiều nhà quản trị. Nếu chỉ tập trung quản lý theo cách thủ công trên tài liệu, giấy tờ sẽ gây mất nhiều thời gian và dễ sai sót về mặt số liệu. 

Đứng trước cuộc cách mạng công nghệ, khâu tổ chức và quản lý công việc ở hầu hết các doanh nghiệp đã được tái định nghĩa hoàn toàn bằng hệ thống quản lý tân tiến, nổi bật nhất trong số đó chính là giải pháp GapoWork. 

Kiến tạo môi trường làm việc số lý tưởng thông qua bộ công cụ gồm 26+ chức năng, GapoWork giúp nhà quản trị tối ưu quy trình quản lý công việc với:

• Lên danh sách hạng mục các công việc từ lớn đến nhỏ của dự án.
• Giao việc nhanh chóng cho từng nhân sự với deadline cụ thể cho từng đầu việc.
• Thông báo tự động nhắc nhở khi đến hạn, loại bỏ tình trạng quên việc và trễ deadline.
• Tính năng Nhóm Cộng tác tích hợp cùng lúc 3 tính năng Giao việc, Lịch biểu và Chat. Được thiết kế như một dự án độc lập giúp nhà quản lý triển khai, theo dõi, giám sát quá trình thực hiện mục tiêu từ KPI đến các hành động cần thực hiện, giao cho ai, deadline bao giờ. Nhờ đó tối ưu được luồng giao việc, tăng cơ hội bứt phá thành công cho dự án.
• Trích xuất báo cáo công việc “real-time”, hỗ trợ quản lý nắm bắt tình hình dự án từ chi tiết đến tổng quát, có cơ sở để đánh giá kết quả, hiệu suất nhân viên.
• Tích "Done" và gửi thông báo tự động khi hoàn thành công việc.
• Bên cạnh đó, GapoWork trích xuất báo cáo với dữ liệu hiển thị trực quan thông qua nhiều dạng biểu đồ khác nhau như biểu đồ cột, biểu đồ đường… Nhờ đó nhà lãnh đạo sẽ nắm bắt được tổng số đầu việc đã giao và tiến độ hoàn thành của từng đầu việc, bao nhiêu công việc đã quá hạn, từ đó điều phối cho phù hợp. Hiệu suất của mỗi nhân sự cũng sẽ được cập nhật “real-time".
• Đồng thời, nhân sự có thể chủ động và linh hoạt hơn trong việc quá trình cộng tác bằng nhiều phương thức khác nhau như văn bản, video call,... Mọi nhiệm vụ sẽ hiển thị đầy đủ để thuận tiện cho việc sắp xếp, xử lý theo mức độ ưu tiên.

Kết luận

Kỹ năng giao việc là một trong những mấu chốt quan trọng quyết định đến kết quả cuối cùng. Giao việc cho thấy mức độ thấu hiểu năng lực đội ngũ và khéo léo trong giao tiếp của nhà quản lý; khả năng cách sắp xếp và tổ chức công việc khoa học để phân bổ dự án một cách hợp lý. 

Để chuẩn hóa và tự động hóa luồng nghiệp vụ, triển khai các phần mềm trợ quản lý dự án là hướng đi thiết thực trong thời đại công nghệ số. Nếu nhà quản trị quan tâm đến giải pháp giúp x3 năng suất đội ngũ, nâng cao chất dự án, nền tảng số GapoWork chính là một trong những lựa chọn hàng đầu tại Việt Nam hiện nay. 

Hơn 1.000 doanh nghiệp đã tin tưởng triển khai GapoWork, trong đó có những tên tuổi lớn như BIDV, Momo, Yody,...Vui lòng đăng ký ngay tại đây để trải nghiệm 7 ngày sử dụng miễn phí giải pháp hoàn hảo này!