5 lưu ý quan trọng khi lựa chọn app quản lý công việc cho doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc triển khai app quản lý công việc, theo dõi bài viết dưới đây của GapoWork để nắm được 5 lưu ý quan trọng trước khi ra quyết định nhé.

1. App quản lý công việc là gì? Tại sao doanh nghiệp nên triển khai phần mềm?

Ứng dụng quản lý công việc hay còn gọi là app quản lý công việc được thiết kế với mục đích hỗ trợ người dùng quản lý nhiệm vụ và nâng cao hiệu suất. Từ lập kế hoạch, sắp xếp nhiệm vụ được giao, đến giám sát tiến độ... toàn bộ quy trình sẽ được xử lý trên một công cụ duy nhất.

Lợi ích nổi bật khi triển khai phần mềm quản lý công việc trong doanh nghiệp có thể kể đến đó là:

• Tối ưu thời gian, nâng cao năng suất công việc của mỗi cá nhân nói riêng và đội nhóm nói chung.
• Hỗ trợ sắp xếp các đầu mục công việc một cách khoa học, giảm thiểu tình trạng quên hay bỏ sót nhiệm vụ.
• Tự động nhắc nhở khi đến hạn, đảm bảo hoàn thành đúng deadline đề ra.
• Quản lý dễ dàng theo dõi và giám sát chặt chẽ tiến độ công việc của cả nhóm, kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh.Thống kê, báo cáo công việc hiển thị trực quan. Đây là cơ sở để quản lý đánh giá hiệu suất nhân viên để có phương án điều phối, đào tạo cũng như phân bổ công việc cho phù hợp.

Ngoài ra, hầu hết các phần mềm quản lý công việc hiện nay đều sử dụng được trên cả phiên bản di động, máy tính bảng, máy tính thuận tiện cho nhu cầu di chuyển và trao đổi công việc đồng thời của người dùng. 

Với những ưu điểm trên, có thể thấy việc triển khai app quản lý công việc sẽ góp phần tạo tiền đề giúp nhà quản trị củng cố năng lực đội ngũ, thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

2. Các khía cạnh cần xem xét trước khi triển khai phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp

Trên thị trường có rất nhiều app quản lý công việc trả phí và thậm chí là miễn phí vĩnh viễn. Để chọn được phần mềm phù hợp, các nhà quản lý cần lưu ý một số điểm dưới đây:

2.1. Đáp ứng đầy đủ các tính năng cần thiết

Khía cạnh này nên căn cứ vào nhu cầu và vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải, từ đó mới đánh giá khả năng đáp ứng của phần mềm thông qua bộ tính năng có sẵn. Một số chức năng cơ bản phải có bao gồm: lập kế hoạch, phân loại, theo dõi, báo cáo và phân quyền người dùng, nhắc nhở, thông báo.

Để quá trình trao đổi diễn ra tập trung và thống nhất, nhà quản trị nên ưu tiên các giải pháp quản lý công việc tích hợp giao tiếp. 

2.2. Tính khả thi

Xem xét dựa trên giao diện và mức độ thân thiện với người dùng. App quản lý công việc trước hết phải có thiết kế trực quan, thuận tiện cho người dùng theo dõi tiến độ và thao tác. Bên cạnh đó, những phần mềm được cài đặt bằng ngôn ngữ Tiếng Việt chính là điểm cộng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đào tạo, phù hợp cho nhiều đối tượng sử dụng.

2.3. Giá thành hợp lý

Sử dụng phần mềm miễn phí hay trả phí sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và khả năng đầu tư của doanh nghiệp. Nếu là doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít nhân viên và nhu cầu quản lý đơn giản thì có thể bắt đầu làm quen app quản lý công việc bằng cách dùng thử phần mềm miễn phí. Tuy nhiên khi mở rộng quy mô, các tính năng nâng cao của phần mềm trả phí sẽ mang đến nhiều lợi thế hơn cho nhà quản trị cùng đội ngũ của mình.

2.4. Cam kết từ nhà cung cấp

“Chọn mặt gửi vàng” nhà cung cấp uy tín và đã có kinh nghiệm triển khai cho những tổ chức khác sẽ hạn chế được nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Hãy xem xét kỹ lưỡng về các chính sách bảo hành, bảo trì, hướng dẫn sử dụng, nâng cấp,... để đảm bảo quyền lợi sử dụng. 

2.5. Xây dựng kế hoạch triển khai rõ ràng

Yếu tố này đòi hỏi nhà quản trị nên đánh giá lại tiềm năng và nguồn lực hiện có. Cải thiện quy trình cốt lõi là để giúp nhân viên phát triển năng lực, tối ưu hiệu suất. Do đó, càng không thể triển khai phần mềm thành công nếu các cá nhân trong tổ chức chưa thực sự sẵn sàng. 

Đưa ra chiến lược rõ ràng với KPI phù hợp sẽ giúp quá trình chuyển đổi và thích ứng với công nghệ mới diễn ra hiệu quả hơn.

3. GapoWork - Giải pháp công nghệ hỗ trợ quản lý công việc và tiến độ dự án

Nhìn chung, các phần mềm quản lý công việc chỉ tập trung vào chức năng quản lý và sắp xếp nhiệm vụ, chưa có hoặc vẫn còn hạn chế về khía cạnh giao tiếp và trao đổi thông tin nội bộ. Muốn xây dựng đội ngũ vững mạnh và đoàn kết, nhà lãnh đạo còn cần chú trọng đến việc phát triển văn hoá doanh nghiệp. Trong đó, đẩy mạnh các hoạt động thi đua, tập thể thông qua kênh truyền thông nội bộ trực tuyến là điều cần thiết.

Thách thức đặt ra ở đây là nếu quá trình giao tiếp và trao đổi công việc không thống nhất trên một nền tảng sẽ gây mất tập trung, ảnh hưởng đến hiệu suất. Nhận thức rõ về điều này, giải pháp công nghệ GapoWork đã ra đời để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công việc, dự án và thúc đẩy giao tiếp nội bộ hiệu quả. 

Tích hợp bộ công cụ gồm 26+ tính năng, GapoWork giải quyết thành công bài toán cộng tác, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức tối đa trong khâu quản lý công việc:

• Quá trình Giao - Nhận việc diễn ra tập trung, tạo nhanh danh sách công việc và đặt deadline cho từng đầu việc cùng với thứ tự ưu tiên. Chấm dứt hoàn toàn tình trạng nhân sự quên nhiệm vụ hoặc trễ deadline nhờ tính năng Nhắc nhở công việc tự động.
• Hệ thống Báo cáo thống kê “real-time” đưa đến cái nhìn tổng quan cho phép người dùng nắm bắt tiến độ công việc, tổng số nhiệm vụ đã hoàn thành, những nhiệm vụ nào chưa thực hiện, bao nhiêu nhiệm vụ đã quá hạn. Đồng thời hiệu suất từng nhân sự cũng được thống kê. Nhờ đó lãnh đạo dễ dàng đưa ra quyết định kinh doanh, phương án điều phối và đào tạo cần thiết.
• Để tăng khả năng thành công của dự án nhà quản lý có thể sử dụng tính năng Nhóm cộng tác, tiến hành quy trình khép kín bao gồm: Tạo nhóm - Giao việc cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ từng cá nhân. Ngoài ra, mỗi Nhóm Cộng Tác còn tích hợp Chat, Lịch biểu, hỗ trợ người dùng vừa giao việc vừa chat trực tiếp, đảm bảo hoàn thành kế hoạch đặt ra.
• Nhân sự có quyền chủ động trong việc truy cập và theo dõi nhiệm vụ mọi lúc mọi nơi nhờ vào ưu điểm phát triển trên cả phiên bản website và điện thoại của GapoWork.
• Mọi tài liệu quan trọng khi được chia sẻ trong quá trình trao đổi thông tin sẽ được lưu trữ tự động và vĩnh viễn trên hệ thống. Với tốc độ gửi file nhanh lên đến 4GB/lần và công cụ truy xuất thông minh, nhân sự có thể tiết kiệm tối đa thời gian tìm kiếm dữ liệu.
• Lịch biểu giúp sắp xếp lịch họp và đồng bộ nhanh chóng với ứng dụng Outlook và Google Calendar.

Bên cạnh đó, giải pháp công nghệ  GapoWork còn kiến tạo nên không gian số - nơi nhân sự được cập nhật nhanh nhất mọi sự kiện nổi bật và thông tin quan trọng của tổ chức. Bất kể làm việc ở đâu, từ trụ sở đến chi nhánh, tất cả có thể tham gia vào các hoạt động trực tuyến của tổ chức mình bằng nhiều hình thức khác nhau như: Chia sẻ bài viết, hình ảnh; Livestream...

Tóm lại, triển khai app quản lý công việc là điều tất yếu mà doanh nghiệp cần thực hiện để thích ứng với sự đổi mới của công nghệ cũng như tối ưu năng suất đội ngũ. 

Cung cấp bộ công cụ gồm 26+ tính năng, GapoWork là một trong những giải pháp hàng đầu tại Việt Nam hiện nay hỗ trợ giao việc, giám sát tiến độ hiệu quả. Với lợi thế là giải pháp “Make in Viet Nam”, GapoWork đã triển khai giải pháp thành công cho hơn 1000 doanh nghiệp với nhiều ngành nghề và quy mô khác nhau, trong đó có những tên tuổi lớn như BIDV, Momo, EVN… 

Để trải nghiệm 7 ngày miễn phí bộ giải pháp hỗ trợ quản trị công việc, nâng cao hiệu suất đội ngũ và củng cố văn hóa doanh nghiệp, ĐĂNG KÝ sử dụng GapoWork ngay tại đây!