5 nguyên tắc vàng giúp nhà lãnh đạo nâng cao hiệu quả quản lý công việc đội nhóm

Kết quả cuối cùng không chỉ nằm ở năng lực hiện có của mỗi cá nhân mà còn phụ thuộc rất nhiều vào mức độ phối hợp, cộng tác ăn ý giữa các thành viên.

Để cải thiện năng suất và giúp quá trình vận hành diễn ra hiệu quả, thiết lập một quy trình thống nhất là điều cần thiết. Hãy cùng GapoWork tìm hiểu 5 nguyên tắc vàng dưới đây giúp nhà lãnh đạo nâng cao hiệu quả quản lý công việc cho đội nhóm.

Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý công việc nhóm đối với nhà quản lý

Muốn xây dựng nên một nhóm làm việc hiệu quả, lãnh đạo phải là người sáng suốt trong việc hoạch định mục tiêu và linh hoạt trong công tác quản lý. Khi phát huy tốt khả năng quản lý đội nhóm, lãnh đạo có thể khai thác tối đa nguồn lực hiện có. 

• Vạch ra chiến lược quản lý công việc hợp lý sẽ mang đến nhiều lợi ích to lớn cho mỗi cá nhân nói riêng và tập thể nói chung như:
• Gia tăng hiệu quả, hiệu suất công việc chung của toàn nhóm.
• Thúc đẩy tinh thần hợp tác, sự phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên.
• Giảm áp lực, giải tỏa căng thẳng trong công việc cho mọi người.
• Tạo dựng lòng tin, nâng cao mức độ gắn kết của cấp dưới - nền tảng quan trọng cho việc xây dựng đội ngũ vững mạnh.
• Cải thiện năng lực quản trị, thiết lập nền móng cho sự thăng tiến trong tương lai của nhà quản lý.
• Tối ưu hóa nỗ lực, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí.

5 bí quyết giúp quản lý công việc đội nhóm hiệu quả và đạt năng suất cao

Xác định mục tiêu rõ ràng và có tính khả thi

Người quản lý có nhận thức rõ ràng về mục tiêu chung sẽ biết cách truyền động lực và cảm hứng cống hiến cho nhân viên của mình. Mục tiêu phải dựa trên tình hình hiện tại của doanh nghiệp, tiến hành phân tích và đánh giá tổng thể sau khi xác định thế mạnh cũng như hạn chế.

Khi nhân sự nhận thức đúng về mục tiêu, vai trò của mình trong dự án, thời gian cần hoàn thành,... họ sẽ biết cách phân bổ nhiệm vụ sao cho hợp lý nhất. Từ đó kết quả của hành động sẽ khả quan và hiệu quả hơn.

Chọn đúng người giao đúng việc

Giao việc hiểu đơn giản là cách nhà quản lý tận dụng tối đa năng lực của từng cá nhân, giúp đội ngũ phát huy thế mạnh và cải thiện kỹ năng chuyên môn. Giao việc không chỉ đơn thuần là phân chia nhiệm vụ, mà còn bao gồm khâu quản lý công việc, điều chỉnh quy trình hợp tác sao cho mượt mà, trơn tru.

Để đạt được hiệu quả cao, nhà quản lý nên lưu ý các khía cạnh trong nguyên tắc giao việc sau:

• Kiểm tra khối lượng công việc hiện tại của nhân sự.
• Nắm rõ điểm mạnh và điểm yếu của từng cá nhân.
• Trao đổi kỹ lưỡng về mục tiêu và nói rõ cụ thể yêu cầu.
• Xác định thời hạn hoàn thành nhiệm vụ.
• Theo dõi liên tục tiến độ công việc, hỗ trợ khi cần thiết.

Thảo luận chuyên sâu, hiệu quả bằng lời nói và cả trên văn bản

Nghiên cứu của Forbes cho thấy phản hồi giúp nhân viên tăng 39% hiệu suất công việc. Mục đích của việc giao tiếp và phản hồi là giúp nhân sự nâng cao mức độ thấu hiểu lẫn nhau, đồng thời giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh hay mâu thuẫn nội bộ.

Dưới đây là 4 lưu ý quan trọng giúp quá trình giao tiếp và trao đổi công việc diễn ra hiệu quả hơn:

• Tuân thủ tính chất “hai chiều” trong mọi cuộc trao đổi, bao gồm: Lắng nghe - Phản hồi.
• Ngôn ngữ sử dụng phải chuẩn mực và chính xác, đảm bảo người đọc - người nghe hiểu rõ thông tin mà đối phương muốn truyền đạt.
• Đáp ứng đầy đủ các khía cạnh “Cởi mở - Trung thực - Tôn trọng”.
• Cân nhắc tiến hành phản hồi định kỳ 1 – 1 để nhân viên tiếp nhận ý kiến tốt nhất, tránh trường hợp nhân viên bị phản hồi tiêu cực công khai trước cả đội nhóm.

Tạo động lực và khuyến khích đóng góp ý kiến

Giao việc hiệu quả phải đi đôi với tin tưởng và lắng nghe. Lòng tin thể hiện ở việc nhà quản lý sẵn sàng ủy thác những dự án quan trọng và trách nhiệm chính cho nhân sự, còn lắng nghe là cho phép nhân viên có quyền đóng góp ý kiến cá nhân, gia tăng kết nối và gắn kết hơn cho nhân sự.

Để thúc đẩy tinh thần làm việc và khơi gợi nhiệt huyết cho đội nhóm, nhà quản lý nên chú trọng đến một số điểm dưới đây:

• Kiến tạo và duy trì môi trường làm việc công bằng, luôn minh bạch và công tâm trong mọi quyết định.
• Quan tâm đến thế mạnh, định hướng phát triển của nhân viên để xây dựng mục tiêu cá nhân phù hợp thay vì tự áp đặt mục tiêu.
• Tổ chức các hoạt động chung và kêu gọi sự tham gia của các thành viên trong nhóm, thu hẹp khoảng cách và nâng cao sự thấu hiểu lẫn nhau.

Đưa ra đánh giá công tâm và ghi nhận nỗ lực

Theo Harvard Business Review, đánh giá nhân viên tốt nhất là trung thực nhưng không quá khắt khe. Không nên đánh giá chung chung mà phải căn cứ vào kết quả cụ thể, số liệu rõ ràng. Đó là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp hiện nay đã và đang triển khai app quản lý công việc bởi tính năng nổi bật của phần mềm là hỗ trợ trích xuất báo cáo thống kê “real-time". Nhà quản lý vừa dễ dàng theo dõi tiến độ, vừa có cơ sở để đánh giá nhân sự một cách công bằng.

Đồng thời, đánh giá phải song hành với ghi nhận. Nghiên cứu của Business Solver (Đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý các quỹ phúc lợi cho người lao động) cho biết: “40% số nhân viên tham gia khảo sát sẵn sàng làm việc ngoài giờ nếu quản lý ghi nhận những nỗ lực, đóng góp của họ trong công việc.”

Thông qua ghi nhận, nhân viên sẽ định vị được đâu là hành động, kết quả tổ chức mong muốn mình đạt được và sẽ tiếp tục phát huy.

GapoWork - Giải pháp quản lý công việc và nâng cao hiệu suất đội ngũ

Hướng đến mục tiêu giao việc và trao đổi thông tin hiệu quả trong tổ chức, giải pháp “Make in Viet Nam” GapoWork cung cấp bộ công cụ gồm 26+ tính năng vượt trội, hỗ trợ doanh nghiệp tối đa trong khía cạnh quản lý công việc như:

• Giao việc và cập nhật tiến độ mọi lúc mọi nơi:

Tích hợp ngay tích năng Giao việc trên nền tảng GapoWork, nhà quản lý vừa có thể giao việc, đặt deadline, vừa dễ dàng kiểm soát tiến độ dự án. Không chỉ vậy, nhân sự sẽ thuận tiện hơn khi biết rõ nhiệm vụ cần thực hiện, thời hạn hoàn thành là khi nào. Tính năng Nhắc nhở công việc tự động giúp chấm dứt hoàn toàn tình trạng quên việc, trễ deadline.

• Trích xuất báo cáo thống kê tiến độ “real-time”:

Bất kể ở thời điểm nào, nhà quản lý cũng có thể trích xuất báo cáo thống kê tự động về dự án và những công việc đang diễn ra. Báo cáo cung cấp số liệu trực quan, phản ánh đúng tiến độ, khối lượng công việc từng nhân sự đang đảm nhận,... Đây là cơ sở để quản lý đánh giá kết quả làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra chính sách khen thưởng phù hợp. 

Thảo luận chuyên sâu hơn với Nhóm cộng tác, tích hợp Chat - Lịch biểu và Giao việc:
Tạo nên bước đột phá so với các app quản lý công việc thông thường, tính năng này của GapoWork tạo điều kiện cho nhà quản lý vừa giao việc, vừa chat trực tiếp với những cá nhân có liên quan trong dự án. Nhân sự nắm bắt được deadline cho từng đầu việc và theo dõi lịch cuộc họp thông qua tính năng Lịch biểu. Nhờ đó tăng cơ hội thành công cho các dự án của doanh nghiệp. 

• Thư viện GapoWork hỗ trợ chia sẻ và lưu trữ tài liệu không giới hạn:

Với tốc độ tải file cực nhanh lên đến 4GB/lần gửi, nhân sự có thể chia sẻ bất cứ loại file tài liệu nào: từ văn bản, media, audio,... Việc truy xuất tài liệu cũng diễn ra nhanh chóng hơn nhờ Tính năng Tìm kiếm, giúp tiết kiệm tối đa thời gian. 

Tóm lại, để đạt được mục tiêu chung của đội nhóm hay tổ chức đều phải xuất phát từ nỗ lực và đóng góp của từng cá nhân. Xây dựng quy trình quản lý công việc hiệu quả là tiền đề giúp nhà quản trị nâng cao hiệu suất, củng cố nguồn lực, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Là giải pháp Make in VietNam, GapoWork thấu hiểu rõ vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp Việt đang gặp phải. Không chỉ sở hữu giao diện thân thiện và các tính năng dễ sử dụng, đội ngũ của GapoWork còn sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật 24/7, giải đáp thắc mắc trong mọi tình huống. 

Hơn 1.000 doanh nghiệp đã khai giải pháp công nghệ GapoWork để chấm dứt cách làm việc thủ công, vận hành doanh nghiệp tinh gọn, tập trung và hiệu quả hơn.