5 phần mềm quản lý công việc miễn phí phổ biến nhất 2022

Phần mềm quản lý công việc miễn phí đã trở thành cánh tay đắc lực trong việc sắp xếp, cũng như quản lý nhiệm vụ một cách hiệu quả. Hiện nay, có rất nhiều phần mềm ra đời để đáp ứng cho nhu cầu cải thiện năng suất, chất lượng làm việc của người dùng. Trong bài viết dưới đây, GapoWork sẽ đề cập đến 5 phần mềm quản lý công việc miễn phí phổ biến nhất để doanh nghiệp có thể tham khảo và ứng dụng!

Top 5 phần mềm quản lý công việc miễn phí

1.  Microsoft Planner

Microsoft Planner là phần mềm quản lý công việc miễn phí có khả năng tích hợp với các phần mềm khác thuộc hệ sinh thái Microsoft.  Thông qua các thao tác đơn giản, người dùng có thể lên kế hoạch chuyên nghiệp, phân công nhiệm vụ, chia sẻ file, liên lạc và cộng tác với đồng nghiệp một cách thuận tiện.

Giao diện phần mềm quản lý công việc miễn phí Microsoft Planner

Ưu điểm phần mềm quản lý công việc miễn phí Microsoft Planner: 

• Cung cấp nhiều bản sao lưu dự phòng và khả năng khôi phục tức thời tránh tình trạng mất dữ liệu.
  Độ bảo mật cao.
• Có thể sử dụng trên các nền tảng máy tính, iPhone, iPad hoặc Android.

2.  Click-Up

Click-Up là phần mềm quản lý công việc hỗ trợ quản lý sự kiện, các nhiệm vụ cá nhân nói riêng và công việc nhóm nói chung. Thuận tiện khi làm việc từ xa, Click-Up tạo các thông báo nhắc nhở, giúp người dùng có thể trao đổi với nhau về dự án, quản lý sự kiện, theo dõi tiến trình đang diễn ra. 

Giao diện phần mềm quản lý công việc miễn phí Click-Up

Ưu điểm phần mềm quản lý công việc miễn phí Click-Up

• Tích hợp như chế độ xem dashboard riêng cho từng thành viên, chế độ ghi hình, pulse,..
• Giao diện thân thiện, kho template sẵn, phù hợp với nhiều lĩnh vực khác nhau.
• Tích hợp 14 chế độ xem khác nhau như mind maps, bản đồ vệ tinh hay chế độ chat,...

3. Google Tasks

Đối với người thường xuyên sử dụng hệ sinh thái Google thì Google Task chính là phần mềm quản lý công việc miễn phí rất hữu ích trong việc nhắc nhở lịch làm việc. Ngoài ra, nền tảng còn đồng bộ hóa thông qua gmail và google calendar. Điều này giúp đem lại hiệu quả quản lý công việc vô cùng tốt. Phần mềm phù hợp với các đối tượng có nhu cầu sử dụng những tác vụ đơn giản.

 Giao diện phần mềm quản lý công việc miễn phí Google Tasks

Ưu điểm phần mềm quản lý công việc miễn phí Google Tasks:

• Dễ dàng tích hợp và luân chuyển giữa các phần mềm khác thuộc hệ sinh thái Google.
• Có tính năng đánh dấu hoàn thành và thêm nội dung chi tiết cho từng công việc cụ thể.
• Có thể khởi tạo các công việc con nhưng không thể đặt deadline cụ thể cho từng mục con.

4. Trello

Là phần mềm quản lý công việc nhóm được xây dựng theo phương pháp Kanban, Trello sở hữu các tính năng hỗ trợ làm việc hiệu quả và nâng cao năng suất. Ngoài ra, nền tảng Trello còn có thể tích hợp các ứng dụng hỗ trợ khác như Confluence, Slack, Dropbox, Google Drive, Evernote nhằm đem lại trải nghiệm tiện ích nhất.

Giao diện phần mềm quản lý công việc miễn phí Trello

Ưu điểm phần mềm quản lý công việc miễn phí Trello

• Giao diện đơn giản.
• Đồng bộ với tất cả các thiết bị của bạn.
• Tự động hóa quy trình làm việc tích hợp sẵn với Butler

5. Asana

Asana là phần mềm quản lý công việc trực tuyến rất hữu ích trong hoạt động phân công và sắp xếp công việc của một tổ chức, doanh nghiệp. Nhờ đó tất cả công việc đều được gộp lại với nhau trong một không gian chung và các thành viên có thể tương tác ở bất cứ đâu. Ngoài ra, phần mềm còn tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại giúp người dùng tiết kiệm được khá nhiều thời gian.

Giao diện phần mềm quản lý công việc miễn phí Asana

Ưu điểm phần mềm quản lý công việc miễn phí Asana:

• Chuyển đổi từ Task qua Project chỉ bằng đơn giản.
• Theo dõi và giám sát tiến độ công việc với công cụ Calendar.
• Sử dụng được trên các nền tảng IOS và Android.

Tiêu chí để lựa chọn phần mềm quản lý công việc miễn phí

Hiện nay, có rất nhiều tiêu chí để lựa chọn phần mềm quản lý công việc miễn phí. Để tìm ra phần mềm phù hợp và mang đến hiệu quả cao nhất, bạn có thể tham khảo các tiêu chí cần cân nhắc dưới đây:

• Mục đích sử dụng là yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm, tùy theo tính năng có sẵn để xem xét xem liệu công cụ đó có thể đáp ứng được những nhu cầu cầu của bạn hay không.
• Phần mềm phải có tính năng cơ bản như cộng tác, lập kế hoạch và theo dõi trạng thái, báo cáo, phân quyền sử dụng để có thể hỗ trợ tốt nhất cho hoạt động quản lý công việc.
• Các thao tác trên phần mềm phải đơn giản, dễ dùng, có tích hợp sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt để tiết kiệm thời gian nghiên cứu cách sử dụng.
• Phần mềm quản lý công việc miễn phí cần có mức độ phổ biến để có thể dễ dàng tìm hiểu được những vấn đề đã xảy ra đối với phần mềm, phản hồi từ những người đã sử dụng trước đó.

Đánh giá phần mềm quản lý công việc miễn phí

Nhìn chung, việc sử dụng phần mềm công việc quản lý miễn phí là một bước tiến mới trong việc tối ưu quy trình làm việc và hệ thống hóa những đầu mục một cách khoa học, hợp lý. Những phần mềm quản lý công việc miễn phí trên đây đều sở hữu các tính năng cơ bản, hỗ trợ người dùng thực hiện một vài thao tác đơn giản nhất. 

Bên cạnh đó, với những giới hạn về chức năng cho bản miễn phí, sẽ khó có thể phù hợp đối với doanh nghiệp đang dần mở rộng quy mô kinh doanh và nguồn nhân lực. Chính vì thế, để tạo ra sự thống nhất trong một tổ chức và thuận lợi trong việc giao tiếp, trao đổi công việc, sử dụng những phần mềm trả phí tích hợp nhiều tính năng sẽ thuận tiện hơn cho các nhà quản lý cũng như đội ngũ nhân viên. Được thiết kế phù hợp với thói quen quản trị của người Việt, GapoWork là nền tảng đầu tiên tích hợp đồng thời tính năng giao tiếp và quản lý công việc.

 Giao tiếp và làm việc nhóm hiệu quả trên nền tảng GapoWork

Nền tảng giao tiếp GapoWork được hơn 100 doanh nghiệp, tập đoàn lớn tin tưởng sử dụng như: F88, Yody, Beatvn, HSV Group, TechZones, Vitto,... Với nhiều ưu điểm nổi bật, GapoWork đã giải quyết triệt để những vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải trong việc gắn kết đội ngũ và cải thiện năng suất làm việc:

• Kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc thông qua tính năng Giao việc, Minitask. Mỗi cá nhân không chỉ linh hoạt quản lý công việc của mình và đảm bảo deadline đề ra, mà ban quản lý có thể theo dõi được quá trình và kết quả thực hiện một cách thuận lợi
• Duy trì sự tương tác đa chiều nhờ công cụ Hỏi Đáp, Thăm dò ý kiến hay Khảo sát. Tất cả thành viên đều có thể tạo khảo sát để đo lường mức độ hài lòng của nhân viên hoặc lấy ý kiến về vấn đề công việc ngay trên nền tảng.
• Đảm bảo khâu tổ chức hội họp, đào tạo diễn ra mượt mà thông qua tính năng họp trực tuyến Zoom không giới hạn hoặc Livestream, Video Call. Đồng thời việc liên hệ đồng nghiệp cũng được tối ưu và diễn ra nhanh chóng hơn nhờ tính năng Sơ đồ tổ chức.
• Giao diện gần gũi giống như mạng xã hội của GapoWork giúp đội ngũ nhanh chóng làm quen và thao tác dễ dàng, không mất thời gian đào tạo. Được phát triển trên cả phiên bản website và app mobile, người dùng có thể đăng nhập mọi lúc mọi nơi để xử lý công việc tức thì.

Có thể thấy rằng, thông qua nền tảng giao tiếp GapoWork, các thành viên trong nhóm sẽ nhanh chóng kết nối với nhau và phối hợp làm việc nhịp nhàng dựa trên thông tin về công việc được hiển thị trực quan. Nhờ đó nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như hiệu quả hợp tác giữa các phòng ban trong tổ chức.

Tổng kết

Việc lựa chọn phần mềm quản lý công việc miễn phí phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng của mỗi doanh nghiệp, đảm bảo rằng công cụ sẽ mang đến hiệu quả quản lý cao nhất. Tuy nhiên, với phiên bản miễn phí, một số chức năng sẽ bị giới hạn và gây khó khăn cho người dùng trong vài công đoạn. Do vậy, việc lựa chọn nền tảng giao tiếp và làm việc nhóm GapoWork chính là giải pháp phù hợp dành cho doanh nghiệp và cá nhân: vừa có thể thuận tiện cho ban quản lý giám sát tiến độ quy trình, vừa giúp cho nhân viên quản lý từng hạng mục công việc hiệu quả nhất. 

Với bộ công cụ cung cấp đầy đủ các tính năng, GapoWork hỗ trợ người dùng làm việc, giảng dạy và học tập hiệu quả, nâng cao năng suất và cải thiện kỹ năng, chuyên môn. Để trải nghiệm những tính năng ưu việt chuyên biệt dành riêng cho doanh nghiệp của bạn, đăng ký dùng thử miễn phí GapoWork ngay.