5 sai lầm điển hình của lãnh đạo trong khâu quản lý công việc đội nhóm

Theo thời gian, quy mô mở rộng đồng nghĩa với việc số lượng nhân sự và khối lượng công việc ngày càng tăng lên. Điều này kéo theo các vấn đề phát sinh trong công việc cũng trở nên nhiều hơn. 

Để thiết lập quy trình vận hành cũng như xây dựng cách quản lý công việc hiệu quả, dưới đây là 5 sai lầm mà nhà lãnh đạo nên tránh. 

Tại sao cần chú trọng đến quy trình quản lý công việc?

Theo chia sẻ từ chuyên gia: “85% vấn đề thường gặp trong doanh nghiệp xuất phát từ các yếu tố nội bộ mà cơ bản đến từ việc đội nhóm của bạn thực hiện công việc không theo trình tự bài bản”.

Thực hiện công việc theo một quy trình khoa học là cách tốt nhất để nâng cao năng suất và đảm bảo tiến độ diễn ra theo đúng kế hoạch. Quy trình quản lý công việc bài bản mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Hệ thống hóa các tiếp nhận và xử lý nhiệm vụ theo trình tự chung.
• Nắm rõ ai là người chịu trách nhiệm chính, kết quả thực hiện ra sao.
• Nâng cao năng suất và tối ưu việc quản lý thời gian.
• Giúp cho quá trình trao đổi và phối hợp diễn ra mượt mà, ăn ý.
• Nhà quản lý thuận tiện hơn trong việc theo dõi và đánh giá nhân sự.
• Xác định được thế mạnh và hạn chế của đội ngũ, từ đó có định hướng phù hợp để phát triển năng lực. 

Những sai lầm thường gặp khi quản lý dự án

Rào cản trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ là nhà quản lý vẫn xem nhẹ vai trò của việc xây dựng quy trình quản lý công việc, xuất phát từ quy mô và số lượng nhân sự ít. Điều này là nguyên nhân dẫn đến sự thiếu đầu tư vào các chính sách hay hoạt động. 

Ngoài ra, nhà quản lý cũng thường mắc phải những sai lầm trong quá trình triển khai, cụ thể như sau:

Không bao quát được tiến độ công việc của nhân sự

Quy trình không rõ ràng là một trong những nguyên nhân dẫn đến hiệu suất thấp, kéo theo đó là nhiều hậu quả nghiêm trọng như: 

• Không đánh giá đúng năng lực và kết quả của nhân viên vì không nắm rõ hiệu suất thực tế.
• Không thể theo dõi sát sao tiến độ và quá trình triển khai, không có cơ sở để lập kế hoạch mới.
• Không đủ thời gian hỗ trợ, điều chỉnh các yếu tố về nhân lực, chi phí, thiết bị nếu có vấn đề phát sinh.
• Không thể tạo động lực cho nhân viên, gây mất hứng thú trong công việc vì khối lượng lớn, dẫn đến trạng thái mệt mỏi, căng thẳng và áp lực.

Phân công công việc không hiệu quả

Thiếu kinh nghiệm hoặc thiếu kỹ năng giao việc dẫn đến nhiều trở ngại trong quá trình cộng tác và làm việc nhóm. Cách quản lý hiệu quả sẽ không bao gồm những biểu hiện dưới đây: 

“Tự ôm” quá nhiều công việc một lúc, không san sẻ cho nhân sự

Thói quen này có thể hiệu quả trong ngắn hạn nhưng về lâu dài, quản lý sẽ không có thời gian để giám sát kỹ hơn hoạt động lớn, nhỏ của doanh nghiệp. Chưa kể việc ôm đồm, tự mình xử lý đôi khi còn khiến cho nhà lãnh đạo mất tinh thần và không giữ được sự tỉnh táo, ảnh hưởng tới chất lượng công việc.

Giao việc tùy tiện, không xét đến tình hình thực tế

Năng lực và khối lượng nhiệm vụ của nhân sự cần được xem xét trước khi nhà quản lý muốn giao nhiệm vụ mới. Nếu không đánh giá tổng quan trước khi giao việc, nhân sự sẽ dễ rơi vào tình trạng quá tải hoặc nhận nhiệm vụ không phù hợp với năng lực của mình, gây chậm tiến độ chung.

Không rõ ràng về thời gian hoàn thành và mục tiêu

Đây là những thông tin cần phải có trong một bản kế hoạch. Nếu không, nhà quản lý không thể quản lý công việc của từng thành viên cũng như mức độ hoàn trong từng nhiệm vụ. Đồng thời, nhân sự sẽ gặp khó khăn trong việc phân bổ thời gian và xác định mức độ ưu tiên của nhiệm vụ.

Mang tâm lý đổ lỗi khi gặp sự cố

Trong quá trình vận hành một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều sẽ không tránh khỏi sự cố. Khi đối mặt với những tình huống này, cách quản lý công việc hiệu quả là nên giữ tỉnh táo để tìm phương hướng giải quyết, chứ không phải đùn đẩy trách nhiệm cho các thành viên khác trong nhóm. 

Nếu giữ tâm lý đổ lỗi, chối bỏ, cấp dưới sẽ cảm thấy bất mãn, nảy sinh tâm lý không tôn trọng, coi thường sếp. Hơn thế nữa, sự “tích lũy" những điều không hài lòng mỗi ngày là nền móng cho những xung đột ngầm khó giải quyết.  Đó là lý do tại sao định hình quy trình quản lý công việc là vô cùng quan trọng, giúp quá trình vận hành diễn ra trơn tru.

Thiếu sự ghi nhận nỗ lực và thành tích của nhân viên

Nhiều cuộc khảo sát cho thấy việc công nhận thành tích có tác động cực kỳ tích cực đến sự nỗ lực cũng như giữ chân nhân viên. Hành động ghi nhận được biểu hiện dưới nhiều hình thức như quà tặng, tài chính hoặc chỉ đơn giản là một lời tán dương trước tập thể.

Nếu thiếu đi hoạt động ghi danh khi xây dựng quy trình quản lý công việc, nhân viên sẽ dần mất động lực và nhiệt huyết trong công việc. Họ cảm thấy những nỗ lực của mình không được coi trọng, dẫn đến suy giảm năng suất.

Đánh giá chủ quan và không xây dựng tiêu chí rõ ràng

Những đánh giá cảm tính, thiếu minh bạch, sai lệch so với năng lực thực sự của nhân viên xuất phát từ việc không rõ ràng khi xây dựng hệ thống tiêu chí. Suy nghĩ mang tính áp đặt của người lãnh đạo không chỉ làm mất hình ảnh ảnh trong mắt cấp dưới, mà còn khiến cho những nhân sự tiềm năng thiếu động lực, từ đó hình thành ý định “nhảy việc" để tìm môi trường tốt hơn.

Chính vì thế, ngày càng nhiều các nhà quản trị đã lựa chọn triển khai phần mềm quản lý công việc, dự án trong doanh nghiệp để kiểm soát hiệu quả. Công cụ này sẽ cung cấp góc nhìn rõ nét, tổng quan về tình hình nhân sự cũng như đánh giá hiệu suất đội ngũ chuẩn xác nhất. Hệ thống báo cáo được cập nhật liên tục, phản ánh về tiến độ dự án chung cũng như khối lượng công việc của từng cá nhân.

GapoWork – Giải pháp quản lý công việc đắc lực cho các nhà quản trị

Trong số những giải pháp hỗ trợ hiện nay, GapoWork là một trong những lựa chọn hàng đầu. Được tin dùng bởi hơn 1000 doanh nghiệp với nhiều ngành nghề và quy mô khác nhau, trong đó có những tên tuổi lớn như BIDV, Momo, EVN…

Với lợi thế “Make in Viet Nam", GapoWork tích hợp 26+ tính năng ưu việt giúp nhà quản trị giảm tải gánh nặng trong việc kiểm soát chất lượng công việc và tiến độ dự án, với nhiều tính năng nổi bật như:

• Giao việc đúng người, giám sát tiến độ chặt chẽ trên một nền tảng duy nhất. Tạo điều kiện thuận lợi để quản lý dễ dàng theo dõi và phân công công việc cho nhân sự.
• Công việc sẽ được phân bổ theo từng trạng thái quản lý, cho phép nhân sự chủ động sắp xếp và hoàn thành theo đúng deadline.
• Đảm bảo tiến độ, chấm dứt hoàn toàn tình trạng quản lý chạy theo nhắc việc nhân viên nhờ tính năng Nhắc nhở công việc tự động.
• Tính năng Chat, Lịch biểu được tích hợp đồng thời trong Nhóm Cộng Tác, giúp cho quá giao tiếp, trao đổi công việc và quản lý lịch họp diễn ra trôi chảy, từ đó tăng cơ hội thành công cho các dự án của doanh nghiệp.
• Dễ dàng theo dõi tiến độ dự án, có cơ sở khách quan để đánh giá năng lực nhân viên nhờ Báo cáo thống kê “real-time”. Nhà quản lý dễ dàng đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn và các chính sách khen thưởng nhân sự phù hợp.
• Khích lệ, động viên tinh thần đội ngũ nhờ tính năng Ghi nhận, khuyến khích văn hoá tôn vinh trong tổ chức.
• Thư viện GapoWork hỗ trợ lưu trữ tập trung và vĩnh viễn đa dạng các file tài liệu với tốc độ gửi file nhanh lên đến 4GB/lần. 

Kết luận

Trên đây là 5 sai lầm mà các nhà quản trị thường mắc phải khi xây dựng quy trình quản lý công việc. Để khắc phục tình trạng này, triển khai giải pháp quản lý dự án tích hợp đầy đủ các tính năng đáp ứng nhu cầu quản trị của doanh nghiệp chính là một lựa chọn tối ưu. 

Phát triển cùng lúc 26+ tính năng ưu việt,, GapoWork không chỉ hỗ trợ theo dõi tiến độ của dự án mà còn giúp nhà quản lý có cơ sở để đánh giá năng lực nhân viên, từ đó đưa ra định hướng phát triển phù hợp.

Nhận tư vấn 1-1 và dùng thử 7 ngày miễn phí giải pháp tích hợp +26 tính năng ưu việt GapoWork tại đây!