5 sai lầm trong cách giao việc của sếp “vô tình” làm giảm năng suất nhân viên

Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng tính dứt khoát trong tác phong của người quản lý cùng với kỹ năng giao đúng người đúng việc mang ý nghĩa quan trọng, quyết định đến sự thành hay bại của dự án mà họ đảm nhận. Ngược lại, với nhóm lãnh đạo thiếu quyết đoán, chưa có phương pháp giao việc khoa học sẽ khiến đội ngũ không nắm bắt thông tin chính xác, dẫn đến giảm hiệu suất dự án và kết quả kinh doanh.

Để tận dụng và phát huy tối đa năng lực nhân sự, các cấp quản lý cần tránh 5 sai lầm phổ biến trong quá trình giao việc mà GapoWork chỉ ra ngay sau đây.

Chỉ giao việc cho nhân viên thân cận

Nhiều nhà quản lý có xu hướng giao việc cho nhân viên lâu năm, đã chứng minh được năng lực hoặc những người mà họ cảm thấy tin tưởng. Cách giao việc cho nhân viên theo hình thức này vô tình khiến cho các nhân sự còn lại không có cơ hội để nâng cao kỹ năng và phát triển bản thân.

Trong khi đó, những người thường xuyên “phải” nhận nhiệm vụ sẽ cảm thấy quá tải, đôi khi không hài lòng bởi sự chênh lệch trong khối lượng công việc so với các đồng nghiệp khác. 

Cuối cùng, nhà quản lý thiếu cơ sở để để đánh giá năng lực nhân viên một cách công bằng. Do vậy, dù là nhân viên mới hay người đã có nhiều kinh nghiệm thì sự công tâm trong quá trình giao việc phải là điều kiện được đặt lên hàng đầu. Từ đó, nhà quản lý sẽ giao đúng người đúng việc, có cơ sở để đánh giá nhân sự.

Xem thêm : Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho các doanh nghiệp

Cách diễn đạt mơ hồ, gây khó hiểu

Giao tiếp là khâu quan trọng trong quá trình hợp tác và làm việc nhóm, do đó các thuật ngữ sử dụng đòi hỏi phải có tính chính xác và giúp người đọc, người nghe dễ hiểu. Trong văn bản viết cũng như khi thuyết trình, nhà quản lý nên trau dồi khả năng diễn đạt câu từ của mình sao cho mạch lạc, như vậy mới có thể truyền tải thông điệp một cách rõ nét. 

Có thể nói, nâng cao khả năng giao tiếp và truyền đạt của lãnh đạo là một trong những yếu tố góp phần thiết lập bầu không khí tích cực tại nơi môi trường làm việc. Khi yêu cầu giao việc của cấp quản lý càng cụ thể và chi tiết, nhân sự sẽ nhanh chóng nắm bắt và thực hiện đúng với kỳ vọng đặt ra.

Không thiết lập thời hạn hoàn thành khi giao việc

Cách giao việc cho nhân viên đúng là phải bao gồm nội dung công việc và deadline sẽ hoàn thành. Mốc thời gian rõ ràng là điều kiện cần để thúc đẩy tốc độ làm việc của nhân viên, đồng thời giúp họ sắp xếp nhiệm vụ một cách khoa học, hợp lý. 

Việc vạch rõ thời gian từ ban đầu không chỉ tạo thuận lợi cho những người điều hành dễ theo sát tiến độ mà còn có cơ sở để đánh giá chính xác về năng suất làm việc của đội ngũ.

“Tự ôm” việc thay vì giao việc

Nhiều nhà quản lý mới có xu hướng tự giải quyết những hạng mục họ cho là có thể “tự xoay sở” được thay vì giao việc cho cấp dưới. Nhận thức sai lầm này dẫn đến nhiều hệ lụy nghiêm trọng về lâu dài, bởi vô hình trung khiến nhân viên ỷ lại và không có tinh thần chủ động trong công việc.

Thay vào đó, một người lãnh đạo có năng lực đòi hỏi phải có tầm nhìn bao quát và đánh giá được năng lực của nhân viên để giao việc đúng người. Nếu bạn còn gặp khó khăn khi truyền đạt công việc cho nhân viên thì hãy thử ngay 25+ phần mềm quản lý giao việc được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng tại đây.

Mất cân bằng giữa quy trình và kết quả

Một số nhà lãnh đạo coi trọng kết quả đạt được hơn là quy trình thực hiện. Số khác lại có xu hướng quan tâm đến hành động, không tập trung vào kết quả cuối cùng. Tuy nhiên, phân tích của các chuyên gia quản lý nhân sự cho thấy kế hoạch sẽ khả thi hơn nếu đội ngũ hiểu rõ cách thức hành động cũng như  xác định được mục tiêu cụ thể.

Nhà quản lý cần kết hợp khéo léo giữa 2 giai đoạn trên khi giao việc bằng cách:

• Hoạch định rõ ràng kế hoạch và phương hướng thực hiện ngay từ ban đầu
• Theo dõi sát sao trong quá trình triển khai
• Phản hồi và đánh giá công tâm

GapoWork - Giải pháp đắc đắc lực giúp nhà lãnh đạo giải quyết bài toán hiệu suất

Trong bối cảnh chuyển đổi số như hiện nay, các nhà quản lý nên tiếp cận giải pháp công nghệ mới nhằm mục đích chuyên môn hoá quy trình giao tiếp và cộng tác của đội ngũ . Tại thị trường Việt Nam hiện nay, GapoWork là một trong những nền tảng số hàng đầu được nhiều doanh nghiệp lớn như BIDV, Momo,... tin chọn; cung cấp giải pháp hỗ trợ chuẩn hóa vận hành và quản lý dự án hiệu quả.

• Tính năng Nhóm Cộng tác được thiết kế như một dự án độc lập, tích hợp Giao việc, Lịch biểu trong giao diện Chat giúp tối ưu luồng trao đổi công việc. Nhờ đó giúp nhà quản lý dễ dàng triển khai từ mục tiêu KPI đến các hành động cần thực hiện, giao cho ai, deadline bao giờ.
• Giao việc và giám sát tiến độ công việc mọi mọi lúc mọi nơi, cập nhật những thay đổi tức thì ngay trên hệ thống.
• Sắp xếp các đầu mục công việc theo thời gian hoặc thứ tự ưu tiên một cách khoa học, nhận thông báo nhắc nhở khi đến hạn.
• Lên lịch và sắp xếp cuộc họp theo từng nhóm Chat - nhóm Dự án đã tạo, đảm bảo mọi thành viên đều nhận thông báo và giúp quá trình thảo luận diễn ra chuyên sâu.
• Trao đổi linh hoạt, đa phương thức qua Nhóm Chat, Gọi Thoại, Video Call.
• Báo cáo của từng dự án được hiển thị trực quan, giúp nhà quản trị biết được tiến độ hoàn thành chung, số lượng công việc từng thành viên.
• Lưu trữ tài liệu không giới hạn thời gian với tốc độ tải file nhanh lên tới 4 GB/file/lần gửi.
• Tiết kiệm thời gian cho nhân sự trong việc dễ dàng truy cập và tìm kiếm nhanh chóng mọi tài liệu trên một nền tảng số chung.

Kết luận

Nhìn chung, giao việc vốn được xem là bước căn bản để hình thành sợi dây kết nối giữa sếp và nhân viên. Giai đoạn này không chỉ đơn thuần là phân chia công việc cho từng cá nhân mà đòi hỏi sự khéo léo, quan sát. Giao việc đúng người phản ánh năng lực lãnh đạo và tầm nhìn của nhà quản lý, cũng như mức độ thấu hiểu đối với nhân viên của mình.

Với việc tích hợp 26+ tính năng ưu việt, GapoWork tạo điều kiện cho nhân sự trao đổi công việc đa phương thức, phối hợp và theo dõi tiến độ tập trung trên một nền tảng duy nhất. Đồng thời, cấp quản lý dễ dàng thiết lập cuộc họp trực tuyến để giao việc và thảo luận chuyên sâu, dù ở bất cứ đâu.

Để tối ưu không gian làm việc, tăng hiệu suất và đẩy mạnh chuyển đổi số, đăng ký dùng thử 7 ngày miễn phí GapoWork tại đây!