7 lý do khiến tổ chức thất bại khi làm việc từ xa

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn mô hình làm việc từ xa kể từ khi đại dịch Covid bùng phát, đây là phương thức phổ biến, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và vẫn được duy trì đến tận nay. Tuy nhiên, khi áp dụng mô hình này các tổ chức vẫn phải đối mặt với một số khó khăn lớn khiến khả năng và hiệu quả làm việc của đội ngũ giảm sút, quá trình vận hành đứt gãy.

Hãy cùng GapoWork thảo luận về một số nguyên nhân khiến các tổ chức thất bại khi áp dụng mô hình làm việc từ xa và cách để cải thiện những vấn đề này nhé!

1. Thất bại trong việc truyền đạt những kỳ vọng

Các nhà lãnh đạo thường không truyền đạt được những kỳ vọng về thời gian làm việc, công việc cụ thể, cách báo cáo cho nhân viên trong quá trình làm việc tại nhà. Thông thường, một ngày làm việc  bắt đầu từ 8h30 đến 18h, tuy nhiên nhiều nhân viên cảm thấy rằng họ có nhiều thời gian để làm những công việc đó dẫn đến chất lượng công việc không đạt hiệu quả do sao nhãng và mất tập trung.

Do đó, các nhà quản lý phải đánh giá các công việc rõ ràng và đặt ra mục tiêu công việc cụ thể để đôn đốc đội ngũ nhân viên làm việc đúng tiến độ. Đặt ra các mốc thời gian cụ thể cho từng cá nhân, từng nhóm và chia công việc cụ thể.

2. Không sử dụng các công cụ/nền tảng giao tiếp hỗ trợ kết nối khi làm việc từ xa

Vấn đề khó khăn đối với hầu hết các nhân viên khi làm việc từ xa là chia sẻ thông tin, trao đổi công việc, các dự án. Đặc biệt, quá trình giao tiếp sẽ bị gián đoạn, bắt đầu xuất hiện một số mâu thuẫn do quá trình trao đổi thông tin có nhầm lẫn. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân sự không có sự chia sẻ kiến thức, học hỏi lẫn nhau do làm việc từ xa khó có thể trao đổi ảnh hưởng đến kết quả công việc. Vì vậy, các doanh nghiệp cần thiết lập các công cụ, nền tảng giao tiếp giúp cho nhân viên có thể dễ dàng trao đổi, tương tác và làm việc với nhau hiệu quả hơn.

Các nhà lãnh đạo có thể sử dụng GapoWork - nền tảng giao tiếp nội bộ cho doanh nghiệp và tổ chức để cải thiện kết nối của đội ngũ thông qua các tính năng hỗ trợ giao tiếp và tương tác như Chat, nhắn tin và gọi điện miễn phí. Các thành viên có thể dễ dàng liên lạc, trao đổi với nhau một cách nhanh chóng và thuận tiện để làm việc và xử lý các vấn đề ngay lập tức

3. Thất bại trong quá trình làm việc theo nhóm

Khi làm việc từ xa, do đội ngũ không thể gặp mặt và làm việc trực tiếp với nhau dẫn đến không có sự kết nối, chia sẻ giữa các nhân sự. Điều này khiến cho khả năng hợp tác và phối hợp của đội nhóm kém hiệu quả . Các nhà lãnh đạo cần lắng nghe và tạo không gian kết nối, xây dựng môi trường làm việc thân thiện cho các thành viên. Các tổ chức nên tăng cường tương tác và giao tiếp bằng cách Chat, họp nhóm thông qua Zoom được tích hợp trên nền tảng GapoWork.

4. Không chịu trách nhiệm hoặc bắt người khác phải chịu trách nhiệm

Trách nhiệm với công việc không được đảm bảo dẫn đến kết quả làm việc không được tốt. Khi xảy ra vấn đề các thành viên đùn đẩy trách nhiệm cho nhau nhưng vì đang trong thời gian làm việc từ xa nên các nhà lãnh đạo khó giải quyết ngay lập tức được. Cần phải có một hệ thống giám sát, quản lý nhân viên trong quá trình làm việc để tránh những trường hợp khó giải quyết và nâng cao hiệu quả làm việc. Nhà lãnh đạo cần tạo môi trường làm việc tích cực, thường xuyên kiểm tra việc thực hiện công việc của nhân viên, truyền tải cho nhân viên rõ ràng về mong muốn của công việc để nhân viên thấy rõ được trách nhiệm mình phải làm ở công việc này.

5. Không sử dụng công cụ sắp xếp công việc

Các doanh nghiệp bị thất bại khi không có công cụ quản lý làm việc. Khi làm việc tại nhà các nhân viên thường sẽ trì hoãn hoặc không xây dựng lịch trình làm việc dẫn đến ảnh hưởng đến tiến độ làm việc chung của công việc. Việc xây dựng kế hoạch là điều cần thiết ở mỗi doanh nghiệp. Cần sắp xếp trình tự công việc, lập deadline cho từng cá nhân, từng đội nhóm, kiểm tra công việc và điều chỉnh để tạo hiệu quả hơn.

Để quản lý công việc hiệu quả và có kế hoạch, các nhà quản lý có thể sử dụng GapoWork với tính năng Minitask giúp giao việc thông minh và nâng cao hiệu suất công việc lên gấp 2 lần. Đồng thời dễ dàng kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc.

6. Không xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Doanh nghiệp gặp khó khăn khi không xây dựng nền văn hóa trong công ty. Các vấn đề sẽ liên tiếp xảy ra khi trong công ty các thành viên thiếu sự gắn kết, môi trường làm việc không lành mạnh. Để cải thiện vấn đề này, các nhà lãnh đạo cần tạo một nền văn hóa doanh nghiệp riêng cho tổ chức của mình. Nhà lãnh đạo nên có phóng thái niềm nở khi làm việc với nhân viên để tạo cho nhân viên sự thoải mái trong lúc làm việc tuy nhiên vẫn phải giữ khoảng cách nhất định. Các nhà quản lý có thể tạo động lực cho nhân viên chăm chỉ làm việc và cống hiến hết mình cho tổ chức bằng cách sử dụng tính năng Bài viết Ghi nhận trên nền tảng GapoWork. Động lực làm việc và tinh thần đội nhóm của mỗi thành viên được phát huy tối đa, hiệu quả hơn nhờ việc được ghi nhận đúng lúc, đúng thời điểm.

7. Không lắng nghe nhân viên

Việc không lắng nghe những khó khăn, bức bối của nhân viên, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc. Tinh thần làm việc của các thành viên bị giảm sút khi các nhà lãnh đạo không quan tâm và không đồng cảm với họ trong công việc. Nhà lãnh đạo cần phải quan tâm đến cấp dưới, tạo động lực và hỗ trợ họ khi gặp khó khăn trong công việc. Chú ý đến tình hình của từng cá nhân, từng nhóm đưa ra hướng giải quyết phù hợp tránh để xung đột gây mất đoàn kết.

GapoWork có thể dễ dàng lắng nghe thấu hiểu những vấn đề của nhân viên, giúp cho doanh nghiệp và tổ chức ngày càng phát triển hơn.