Cấu trúc nhóm & quy trình làm việc

Nhóm là phần cốt lõi của GapoWork, nơi quy tụ các đội ngũ để hoàn thành công việc.

Lý do yếu tố này có vai trò quan trọng

Khi thiết lập các nhóm cốt lõi và thêm thành viên trước ngày triển khai, bạn có thể đảm bảo rằng người dùng của mình có một cộng đồng GapoWork đã thiết lập và đang hoạt động để họ có thể khám phá khi đăng nhập lần đầu tiên. Điều này cho thấy giá trị tức thì và hướng dẫn cộng đồng của bạn về cách họ nên sử dụng các nhóm GapoWork cho công việc hàng ngày của riêng họ.

Chiến thuật thực hiện

Nhóm

Khi tạo nhóm GapoWork, bạn nên cân nhắc một số điểm quan trọng:

• Mục đích của nhóm
• Cài đặt quyền riêng tư
• Quyền đăng
• Tư cách thành viên nhóm

Mục đích của nhóm:

Nhóm thường được tạo cho mục đích:

• Phát hành thông báo cụ thể của công ty, khu vực và văn phòng
• Quy trình công việc thông thường và lặp lại, chẳng hạn như:

*Nhóm FAQ về lĩnh vực nhân sự hoặc Nhóm trợ giúp CNTT: Tạo điều kiện để nhân viên nhanh chóng tìm thấy câu trả lời cho các câu hỏi của họ.

*Nhóm cơ sở vật chất: Báo cáo vấn đề về trang thiết bị và cơ sở vật chất một cách nhanh chóng và hiệu quả.

• Giao tiếp xã hội để bạn có thể kết nối với đồng nghiệp thông qua sở thích và kinh nghiệm chung
• Hợp tác theo bộ phận, đội ngũ và dự án
• Đăng bản công bố của bộ phận như sự kiện ra mắt mới, chiến dịch marketing, chốt giao dịch bán hàng, v.v.
• Liên lạc riêng giữa người quản lý và cấp dưới trực tiếp

Xác định và tạo cấu trúc nhóm ngày triển khai của bạn từ sớm. Bạn nên thiết lập các nhóm thông báo, quy trình công việc thông thường & lặp lại và các nhóm đội ngũ/bộ phận lớn với các thành viên bổ sung vào ngày triển khai. Sử dụng mẫu cấu trúc nhóm này làm hướng dẫn.

Bí quyết của chuyên gia: Tạo quy ước đặt tên chuẩn hóa để tất cả các nhóm dễ dàng tìm thấy thông qua tính năng tìm kiếm.

Cài đặt quyền riêng tư:

Có 3 lựa chọn cài đặt quyền riêng tư khác nhau cho nhóm GapoWork:

• Mở: Bất kỳ ai cũng có thể tìm thấy nhóm bằng tính năng tìm kiếm và xem các bài viết. Nội dung từ các nhóm mở có thể xuất hiện trên Bảng tin của bất kỳ ai.
• Kín: Bất kỳ ai cũng có thể tìm thấy nhóm thông qua kết quả tìm kiếm trên Workplace, xem phần mô tả của nhóm và yêu cầu tham gia. Chỉ thành viên mới xem được bài viết.
• Bí mật: Chỉ khi được mời, bạn mới có thể tham gia nhóm bí mật. Chỉ các thành viên của nhóm mới có thể tìm thấy nhóm thông qua tính năng tìm kiếm và xem bài viết.

Quản trị viên hệ thống sẽ có thể xem tất cả các nhóm Workplace, kể cả nhóm bí mật, trong mục Nhóm của Bảng điều khiển quản trị.

Quyền đăng:

Khi tạo nhóm GapoWork, bạn sẽ tự động trở thành quản trị viên của nhóm đó. Là quản trị viên nhóm, bạn có thể kiểm soát chức năng chính cho nhóm đó, chẳng hạn như cập nhật cài đặt nhóm, quản lý yêu cầu làm thành viên, xem thông tin chi tiết về nhóm và hơn thế nữa.

Quản trị viên nhóm quản lý quyền đăng trong trang Cài đặt của Tùy chọn quản trị. Bạn có thể chọn từ các cài đặt quyền sau:

• Bất kỳ ai - Mọi người đều nhìn thấy ô công cụ tạo bài viết và bài viết của họ tự động chuyển vào nhóm
• Chỉ quản trị viên: Chỉ quản trị viên mới có thể đăng lên nhóm. Những người khác sẽ không nhìn thấy ô công cụ
• Phê duyệt bài viết: Mọi người đều nhìn thấy ô công cụ tạo bài viết và có thể gửi bài viết. Tuy nhiên, các bài viết này sẽ chỉ hiển thị trong nhóm nếu Quản trị viên/Người kiểm duyệt chấp thuận

Đội ngũ truyền thông nội bộ thường quản lý nhóm thông báo trong công ty. Để giảm nhiễu thông tin và đảm bảo chỉ đăng những thông điệp quan trọng nhất, quản trị viên nhóm thường đặt quyền đăng chỉ dành cho quản trị viên. Chọn quyền đăng dựa trên tầm quan trọng của bài viết và cách quản lý nhóm.

Tư cách thành viên nhóm:

Có nhiều cách để kiểm soát thành viên của nhóm:

• Mời từng người: Mời lần lượt từng đồng nghiệp. Lựa chọn này phù hợp nhất với nhóm đội ngũ nhỏ
• Nhóm mặc định: Bạn có thể đặt làm nhóm mặc định để tự động thêm mọi người trong tổ chức. Phần cài đặt này hiệu quả nhất đối với nhóm phù hợp cho tất cả mọi người, chẳng hạn như nhóm thông báo toàn công ty. Quản trị viên hệ thống có thể đặt một nhóm làm nhóm mặc định từ Bảng điều khiển quản trị.
• Nhóm nhân viên: Sử dụng Nhóm nhân viên để sắp xếp các thành viên trong tổ chức của bạn dựa trên các tiêu chí như vị trí, bộ phận, vai trò và hơn thế nữa.

Nội dung chính

• Xác định cấu trúc nhóm cho ngày triển khai rồi chuẩn bị nhóm sẵn sàng để triển khai.
• Phát triển lịch đăng nội dung và chiến lược cho các nhóm lớn
• Xác định cài đặt quyền riêng tư phù hợp cho các nhóm dựa trên những người có thể tham gia và xem bài viết.
• Chọn các nhóm cần kiểm duyệt để kiểm soát chất lượng nội dung.
• Thêm thành viên nhóm vào nhóm phù hợp trước ngày triển khai.