Cách thu hút nhân viên tham gia GapoWork

Phần khó khăn nhất khi triển khai công cụ mới cho công ty là làm cách nào để mọi người tham gia. Đó là do mọi người không dễ thay đổi thói quen làm việc, nhưng nếu thay đổi được thì lợi ích đạt được thường sẽ rất lớn. Với GapoWork, tỷ lệ sử dụng cũng như mức độ tương tác cao đồng nghĩa với khả năng cập nhật nhanh chóng hơn vào kho kiến thức và thông tin, vấn đề truyền thông nội bộ được mở rộng phạm vi tiếp cận, đồng thời thêm nhiều cơ hội để xây dựng mối quan hệ giữa đồng nghiệp, phòng ban và các cấp lãnh đạo. Nếu thấy tỷ lệ sử dụng GapoWork trong tổ chức của mình còn thấp, bạn đã có chúng tôi sẵn sàng trợ giúp. Bài hướng dẫn này tóm tắt 10 chiến lược chính mà bạn có thể sử dụng để tăng số người hoạt động và tương tác trên GapoWork.

1. Thêm GapoWork vào quy trình hướng dẫn nhân viên mới

Đưa GapoWork vào quy trình hướng dẫn nhân viên mới mà tổ chức bạn đang áp dụng bằng cách:

-  Chia sẻ hướng dẫn kích hoạt trang cá nhân với nhân viên mới vào ngay ngày đầu tiên. Để xem phần hướng dẫn kích hoạt trang cá nhân thông qua mã truy cập, hãy nhấp vào đây.

-  Tương tác với người mới trong nhóm hướng dẫn dành cho nhân viên mới trong GapoWork.

-  Lưu trữ tài liệu hướng dẫn nhân viên mới trong Thư viện kiến thức.

2. Thu hút cấp quản lý tham gia

Cấp quản lý có tầm ảnh hưởng rất lớn. Khi họ chuyển công việc hàng ngày vào GapoWork thì cấp dưới thường làm theo. Hãy giải thích cho cấp quản lý về giá trị mà GapoWork có thể mang lại cho đội ngũ của họ. Sau đây là một vài ý chính mà bạn có thể chia sẻ:

-  GapoWork đơn giản, quen thuộc và dễ sử dụng. Vì thế, mọi người trong đội ngũ đều có thể tham gia trò chuyện, cộng tác và cập nhật thông tin.

-  Thông qua GapoWork , nhân viên có thể tăng sự hiện diện của mình trong tổ chức. Nhờ các nhóm mở để thông báo cho đội ngũ về các hoạt động ví dụ như:  "Trung tâm kinh doanh", bạn có thể chia sẻ những hoạt động - kết quả kinh doanh,  khoảnh khắc chiến thắng và đáng tự hào với nhiều người hơn bao giờ hết.

-  GapoWork hỗ trợ cả hoạt động giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ. Với cuộc gọi video và chat, bạn có thể nhận câu trả lời nhanh chóng (đồng bộ). Bài viết là cách dùng tốt nhất cho những nội dung không cần sự phản hồi tức thì, đồng thời cần dễ tìm sau nhiều ngày, nhiều tuần và nhiều tháng sau này (không đồng bộ).

Có một cách rất hay để tăng số người quản lý tham gia, đó là tạo nhóm kín hoặc nhóm bí mật mang tên "Cấp quản lý ở [Tên công ty]". Hãy sử dụng nhóm này để chia sẻ những cách quản lý tốt nhất cũng như khuyến khích thành viên đăng bài nhằm chia sẻ sự hiểu biết và kiến thức của họ với nhau.

Hướng dẫn sử dụng GapoWork dành cho các cấp quản lý.

3. Gửi lời nhắc hàng tuần đến nhân viên có tài khoản chưa xác nhận Gửi lời nhắc đến những người được mời nhưng chưa kích hoạt tài khoản. Sau đây là cách thực hiện trong GapoWork:

- Đi đến mục Tất cả thành viên trên Thanh menu ở bên trái màn hình

- Ấn vào mục Chưa hoạt động

- Chọn thành viên cần gửi lại lời mời

- Ấn vào biểu tượng dấu 3 chấm ở phía bên phải

- Chọn Gửi lời mời Hoặc có thể gửi lại tất cả lời mời cho tất cả thành viên chưa hoạt động bằng cách chọn Thêm nhiều thành viên và tải phải exel theo mẫu Bạn cũng có thể gửi lời nhắc từ cấp lãnh đạo bằng cách gửi  mail. Lời nhắc xác nhận do cấp lãnh đạo tổ chức gửi thường có khả năng sẽ thu hút mọi người chú ý nhiều hơn so với lời mời thông thường trên GapoWork. Những lời nhắc này cũng mang đến tín hiệu cho mọi người biết rằng hoạt động liên lạc và tương tác trong GapoWork là ưu tiên của tổ chức.

4. Tổ chức những hoạt động phù hợp

Tổ chức các cuộc thi, hoạt động phù hợp của tổ chức tại GapoWork để tăng tương tác tại nền tảng cũng như kích lệ tinh thần gắn kết của nhân sự
Bạn có thể tổ chức các hoạt động như:
- Các cuộc thi nhỏ để lan tỏa văn hóa công ty
- Các cuộc thi nhân các ngày đặc biệt: kỷ niệm thành lập công ty, Ngày quốc tế phụ nữ, ....
- Các cuộc thi tài năng

5. Tập trung thông tin & nguồn lực của công ty vào Thư viện kiến thức

Biến GapoWork thành trung tâm lưu trữ thông tin & nguồn lực chính của công ty như:

- Chính sách ngày công, nghỉ phép, chi phí và phúc lợi

- Tài liệu hướng dẫn nhân viên mới và sổ tay nhân viên

- Sứ mệnh, giá trị và mục tiêu của công ty

- Thông tin về các hoạt động đoàn thể, CLB , sức khỏe thể chất và tinh thần

- Thông tin dành cho việc kết nối và phối hợp phòng ban: khi lưu trữ các thông tin & nguồn lực này ở cùng một nơi, bạn sẽ  tiết kiệm thời gian cho mọi người và hạn chế sự lan truyền thông tin sai lệch, và tạo điều kiện để có thêm nhiều người khám phá những tài liệu, thông tin, quy trình chuẩn chính của công ty từ trước đến nay

6. Tổ chức những minigame vui điểm danh những thành viên đã kích hoạt trang cá nhân

Tổ chức những minigame xác nhận kích hoạt tài khoản ở phạm vi đội ngũ, phòng ban hoặc khu vực để khích lệ mọi người kích hoạt trang cá nhân. Bạn có thể trao giải cho đơn vị có tỷ lệ xác nhận cao nhất. Phần thưởng có thể là bữa trưa phục vụ sẵn hoặc thẻ quà tặng.

- Đi đến nhóm chung toàn tổ chức

- Đăng tải thể lệ cuộc thi, thời hạn, giải thưởng kèm hình ảnh thu hút. Đừng quên nêu rõ tỷ lệ kích hoạt hiện tại của từng vị trí, đội ngũ hoặc phòng ban, kèm theo phần thưởng hấp dẫn khi đạt tỷ lệ xác nhận trên 80%.

- Tương tác với những người đứng đầu của các bộ phận, phòng ban để theo dõi mức độ thành công.

Các tổ chức cũng thường dùng những khoản quyên góp từ thiện để khích lệ mọi người kích hoạt trang cá nhân. Ví dụ: cứ mỗi trang cá nhân được kích hoạt, tổ chức sẽ quyên góp $1 cho một mục đích xã hội quan trọng.

7. Đưa quy trình làm việc thường ngày vào GapoWork

Tạo nhóm cho những quy trình lặp lại có thể diễn ra trong GapoWork. Sau đây là một vài ý tưởng:

- Nhóm hỗ trợ về thông tin nhân sự hoặc nhóm Hỗ trợ về CNTT: Tạo điều kiện để nhân viên nhanh chóng được hỗ trợ, giải đáp thắc mắc khi cần

- Nhóm cơ sở vật chất: Báo cáo vấn đề về trang thiết bị và cơ sở vật chất một cách nhanh chóng và hiệu quả.

- Nhóm làm thay ca: Tạo điều kiện cho nhân viên tuyến đầu tìm người làm thay ca hoặc chọn ca mình làm được.

8. Phát trực tiếp buổi nói chuyện với cấp lãnh đạo công ty

Những buổi nói chuyện mang đến cho nhân viên cơ hội có một không hai để đặt câu hỏi và tương tác trực tiếp với đội ngũ lãnh đạo. Do đó, đây là chiến lược rất phổ biến để thu hút nhân viên và đưa họ đến với GapoWork. Với video Trực tiếp, tất cả những gì bạn cần là chiếc điện thoại hoặc máy tính để phát trực tiếp đến mọi người trong toàn công ty. Bạn có thể tổ chức buổi nói chuyện nhanh gọn với Tổng Giám đốc hoặc tập hợp cả một hội thảo, bao gồm khách mời bên ngoài. Đây là một số cảm hứng từ 5 khách hàng của GapoWork đã sử dụng video Trực tiếp để thúc đẩy mức độ tương tác của nhân viên.

Bạn có thể tìm thấy mọi thứ mình cần biết về việc tổ chức sự kiện nội bộ bằng video Trực tiếp trên GapoWork trong Hướng dẫn dành cho đội ngũ điều hành về sự kiện video trực tiếp

9. Thêm lời nhắc bằng hình ảnh vào không gian làm việc

Hãy thiết kế thêm các áp phích, hình ảnh truyền thông về việc sử dụng GapoWork dán ở các địa điểm thông dụng ở công ty.

10.  Sử dụng các công cụ làm việc tại GapoWork

Bạn có thể hướng dẫn nhân sự toàn công ty các chức năng tuyệt vời được tích hợp tài nền tảng của GapoWork như:
- Tính năng ghi nhận
- Tính năng Quản lý công việc - Minitask
- Tính năng Lịch - Calendar
- Tính năng Khảo sát

Quá trình thúc đẩy việc sử dụng GapoWork cần có thời gian. Đồng thời, ngoài những chiến lược nêu tại đây thì còn có nhiều chiến lược khác có thể phù hợp với tổ chức của bạn từ đó khám phá những cách mới mà bạn và người dùng của mình có thể sử dụng nhằm khai thác tối đa GapoWork.