HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAI NHANH

Hướng dẫn triển khai nhanh

Hướng dẫn này sẽ đưa ra các bước quan trọng để bạn triển khai GapoWork thành công cho 100 người trở xuống.

Bạn có mặt ở đây vì đã quyết định thay đổi cách kết nối, giao tiếp và trao đổi công việc trong tổ chức của mình với GapoWork. Điều đó thật sự rất tuyệt vời và chúng tôi cực kỳ nóng lòng muốn thấy bạn bắt đầu.
Thay đổi cách làm việc của tổ chức thực sự là một dự án lớn, nhưng chúng tôi sẵn lòng trợ giúp. Hướng dẫn triển khai nhanh này dựa trên hàng nghìn trường hợp triển khai GapoWork thành công. Hãy sử dụng hướng dẫn để lập kế hoạch và nhanh chóng triển khai GapoWork.
Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách:
- Thực hiện các bước cần thiết trước khi bắt đầu
- Thiết lập kỹ thuật cho không gian làm việc
- Tuyển chọn và đào tạo những người tiên phong
- Xây dựng cấu trúc nhóm
- Khuyến khích đội ngũ điều hành và quản lý cùng tham gia
- Thông báo về việc triển khai GapoWork

Trước khi bắt đầu

Thuyết phục đội ngũ điều hành ủng hộ và tham gia

Thống nhất với đội ngũ điều hành về lý do nên sử dụng GapoWork để tổ chức dễ đạt được mục tiêu hơn. Căn cứ vào các mục tiêu, hãy khuyến khích họ làm mẫu cho hành vi mà bạn muốn thấy trên GapoWork. Ví dụ: nếu muốn nghe ý kiến đóng góp từ nhân viên tuyến đầu và nhân viên tiếp xúc với khách hàng, nhà lãnh đạo nên tương tác với họ ngay trên GapoWork thông qua cuộc thăm dò ý kiến và buổi "Hỏi đáp" trực tiếp.                                                                                                                                                                                                        
Để biết thêm hướng dẫn về cách xác định những yếu tố thúc đẩy kinh doanh và giá trị mà GapoWork sẽ mang lại cho tổ chức bạn, hãy xem Hội thảo đánh giá về giá trị.
Tạo đội ngũ dự án GapoWork
Bạn cần xây dựng một đội ngũ phụ trách dự án GapoWork để hỗ trợ lập kế hoạch và bắt đầu triển khai. Một đội ngũ dự án GapoWork thường bao gồm:
1. Đội ngũ điều hành ủng hộ dự án: thúc đẩy sự chấp nhận và định hướng từ cấp cao nhất của tổ chức.
2. Quản lý dự án: quản lý dự án và điều phối các nguồn lực trong quá trình triển khai.
3. Trưởng đội ngũ CNTT/Nhân sự:  đưa danh sách tất cả thành viên của tổ chức lên không gian làm việc.
4. Trưởng đội ngũ truyền thông nội bộ: lập kế hoạch và triển khai chiến lược truyền thông nội bộ.
5. Người tiên phong dùng GapoWork: xác định nội dung trên GapoWork dành cho việc triển khai và trở thành người tin dùng nền tảng này. Chúng tôi sẽ trình bày kỹ hơn về Người tiên phong dùng GapoWork sau.

I. Thiết lập kĩ thuật

Bạn có thể sẽ cần sự trợ giúp từ đội ngũ CNTT của công ty để thiết lập và sẵn sàng triển khai GapoWork. Hãy đề nghị họ làm theo các bước sau đây để cấu hình GapoWork cho tổ chức của bạn:
1. Quyết định tạo tài khoản cho tổ chức của bạn bằng email ( email chứa domain của doanh nghiệp hoặc gmail) hay bằng số điện thoại cá nhân.

2. Quyết định phương thức tạo người dùng trên GapoWork: thủ công, hàng loạt bằng cách tải file excel lên hoặc bằng cách gửi link mời vào tổ chức. ( Lưu ý: nếu tổ chức có danh sách thành viên thì nên ưu tiên thêm thành viên bằng cách tải file excel để đảm bảo tính bảo mật của không gian làm việc)

3. Tạo người dùng trên GapoWork nhưng đừng vội gửi lời mời. Bạn nên xây dựng nhóm và chuẩn bị cho tổ chức trước khi mời nhân viên tham gia. (Tìm hiểu thêm về cách tạo một Không gian làm việc của tổ chức trên GapoWork).

Theo mặc định, GapoWork sẽ yêu cầu người dùng tạo mật khẩu cho tài khoản của họ khi truy cập lần đầu.
Khi đã sẵn sàng triển khai, bạn có thể mời người dùng truy cập GapoWork. Người dùng có thể được mời vào GapoWork bằng SĐT/email hoặc gửi link mời

Bí quyết của chuyên gia: Trước khi triển khai, hãy tích hợp GapoWork với các công cụ làm việc khác mà tổ chức bạn sử dụng. Bạn nên bắt đầu từ các tiện ích tích hợp chia sẻ nội dung và file. Với những tiện ích này, mọi người có thể dễ dàng chia sẻ và cộng tác về file trong GapoWork.

II. Thành lập BDA và Team Tiên phong

Chọn một nhóm nhân viên nhỏ, đa dạng trong tổ chức rồi kêu gọi họ hỗ trợ xây dựng nhóm, hướng dẫn cho những người khác trong tổ chức về cách dùng GapoWork và thúc đẩy việc sử dụng công cụ này.
Chọn người tiên phong:
Cứ mỗi 100 nhân viên trong công ty thì tuyển chọn khoảng 5 người tiên phong. Bạn nên chọn những người tiên phong có sức ảnh hưởng và sẵn sàng làm người dùng thử đầu tiên. Các cấp quản lý rất thích hợp làm người tiên phong vì họ có thể tác động đến hành vi làm việc trong đội ngũ của mình.
Tổ chức nào có nhân viên tuyến đầu thì những người quản lý tuyến đầu nên tham gia với tư cách là người tiên phong đầu tiên trong quá trình triển khai. Họ là yếu tố then chốt trong việc thúc đẩy nhân viên cấp dưới và khuyến khích mọi người tham gia. Họ cũng đóng vai trò quan trọng đối với việc hỗ trợ những người cần trợ giúp để truy cập tài khoản của mình hoặc tìm hiểu cách sử dụng GapoWork.
Chuẩn bị cho người tiên phong:
Sử dụng mẫu email trong Kế hoạch truyền thông về việc triển khai nhanh (bước 4) để thông báo cho người tiên phong biết về vai trò của họ trong quá trình triển khai
Chuyển họ đến Khóa học cơ bản dành cho người dùng GapoWork để tìm hiểu về cách sử dụng GapoWork
Cấp quyền thử nghiệm sớm cho người tiên phong bằng cách mời họ tham gia GapoWork
Tạo nhóm bí mật trên GapoWork có tên là "Team Tiên Phong GapoWork" và thêm họ vào nhóm đó. Bạn có thể dùng nhóm này để giao tiếp với những người tiên phong trước, trong và sau khi triển khai.

III. Hướng dẫn tạo nhóm, cấu trúc nhóm

Trước khi mời tổ chức tham gia GapoWork, hãy tạo một tập hợp gồm các nhóm chính và chỉ định thành viên vào các nhóm đó. Bạn cần cân nhắc 2 điều khi tạo nhóm:
Quyền riêng tư: Cách mọi người tham gia nhóm và ai có thể xem bài viết
Quyền đăng: Ai có thể đăng trong nhóm này
Quyền riêng tư
Mở: Bất kỳ ai cũng có thể tham gia, nhìn thấy thành viên và xem bài viết
Kín: Bất kỳ ai cũng có thể yêu cầu tham gia nhưng chỉ thành viên mới xem được bài viết.
Bí mật: Mọi người phải được mời nếu muốn tham gia và xem bài viết. Nhóm bí mật không hiển thị trong kết quả tìm kiếm. Chỉ có thành viên và quản trị viên mới nhìn thấy nhóm đó.
Quyền đăng
Bất kỳ ai cũng có thể đăng
Bài viết cần được quản trị viên phê duyệt
Chỉ quản trị viên mới có thể đăng
Bạn nên sử dụng Nhóm nhân viên để chỉ định thành viên cho các nhóm dựa trên những tiêu chí như phòng ban, chức danh, vị trí, v.v. Tìm hiểu cách tạo Nhóm trong Trung tâm trợ giúp GapoWork.
Bạn có thể tạo cấu trúc cho nhóm cốt lõi theo 3 loại hoạt động giao tiếp:
1. Giao tiếp trong công ty
Thông qua các nhóm thông báo và thảo luận toàn công ty, bạn có thể tinh giản hoạt động giao tiếp cũng như xây dựng sự kết nối bền chặt hơn giữa trụ sở chính và nhân viên tuyến đầu.
*Tạo nhóm mở có tên là "Thông báo của [Tên công ty]".
         - Thêm quản trị viên khác để quản lý nhóm khi bạn vắng mặt
         - Đặt thành nhóm mặc định để hệ thống tự động thêm tất cả nhân vào nhóm này                    
         - Đặt quyền đăng là chỉ dành cho quản trị viên
         - Dùng nhóm này để chia sẻ thông tin và nội dung cập nhật quan trọng cho toàn công ty
*Tạo nhóm thông báo mở theo khu vực, chẳng hạn như "Thông báo của [Vị trí]"
         - Thêm quản trị viên khác để quản lý nhóm khi bạn vắng mặt
         - Đặt quyền đăng là chỉ dành cho quản trị viên
         - Thêm thành viên  vào các nhóm dựa trên vị trí hoặc phòng ban
        - Dùng nhóm này để chia sẻ tin tức và thông tin mới trong khu vực
*Tạo nhóm mở cho toàn công ty và khu vực để mọi người thảo luận, chẳng hạn như "Nhóm thảo luận của [Tên công ty]" và "Nhóm thảo luận của [Địa điểm văn phòng]"
          - Thêm quản trị viên khác để quản lý nhóm khi bạn vắng mặt
          - Đặt quyền đăng là bất kỳ ai cũng có thể đăng hoặc bài viết cần được quản trị viên phê duyệt
         - Đặt nhóm thảo luận của toàn công ty thành nhóm mặc định. Thêm thành viên vào các nhóm khu vực dựa trên vị trí

Bí quyết của chuyên gia: Tạo nhóm xã hội mở để ghi nhận những đóng góp và hiệu quả làm việc của mọi người. Nhóm này sẽ là không gian để bất kỳ ai trong công ty cũng có thể biểu dương đồng nghiệp.

         - Đặt quyền đăng thành dành cho mọi người.
         - Khuyến khích nhân viên chia sẻ câu hỏi và bắt đầu các cuộc thảo luận liên quan đến công việc trong nhóm này.
       
2. Quy trình làm việc phổ biến và lặp lại
Bạn hãy sử dụng các nhóm để tinh giản thủ tục và quy trình làm việc, chẳng hạn như:
- Nhóm FAQ về lĩnh vực Nhân sự hoặc nhóm Trợ giúp CNTT: Tạo điều kiện để mọi người tìm thấy lời giải đáp cho câu hỏi của mình.
- Nhóm cơ sở vật chất: Báo cáo vấn đề về thiết bị và cơ sở vật chất một cách nhanh chóng và hiệu quả.

3. Cộng tác trong đội ngũ
Đây là cách mọi người hoàn thành công việc hàng ngày. Họ có thể sử dụng nhóm của đội ngũ và phòng ban để chia sẻ thông tin cập nhật về công việc mình thực hiện, cộng tác về file, giao tiếp qua tin nhắn văn bản, cuộc gọi thoại, chat video và hơn thế nữa.
- Tạo nhóm kín cho các đội ngũ và phòng ban trong tổ chức của bạn và chỉ định người quản lý đội ngũ/phòng ban đó làm quản trị viên.
- Đặt quyền đăng là dành cho bất kỳ ai.
- Khuyến khích người tiên phong tạo nhóm kín cho mỗi dự án của họ cũng như nhóm bí mật để liên lạc với cấp quản lý hoặc nhân viên cấp dưới
Bí quyết của chuyên gia: Bạn hãy khuyến khích cấp quản lý và trưởng bộ phận tạo nhóm thông báo đến đội ngũ và bộ phận như "Thông báo marketing", "Ra mắt sản phẩm mới" và "Bán hàng thành công". Bạn có thể sử dụng các nhóm này để thông báo và cập nhật với mọi người về tất cả công việc được thực hiện trong tổ chức.
Đây là mẫu cấu trúc nhóm mà chúng tôi gợi ý cho bạn

IV. Khuyến khích sự tham gia của đội ngũ điều hành và cấp quản lí

Đội ngũ điều hành có thể sử dụng GapoWork để chia sẻ thông tin mới, thông báo cho nhân viên và giao tiếp trong toàn tổ chức. Hãy đảm bảo họ biết cách sử dụng GapoWork và hiểu rõ lợi ích mà công cụ này mang đến cho họ và công ty.
Sau đây là một số thông tin & nguồn lực mà bạn có thể chia sẻ với đội ngũ điều hành:
Hướng dẫn dành cho đội ngũ điều hành
Khả năng tiếp cận & sự hiện diện của đội ngũ điều hành
Hướng dẫn sự kiện video trực tiếp dành cho đội ngũ điều hành
Bạn hãy thu hút cấp quản lý tham gia vào việc triển khai GapoWork từ sớm. Họ biết càng nhiều về GapoWork thì đội ngũ của họ hưởng càng nhiều lợi ích khi sử dụng công cụ này. Sau đây là một số thông tin & nguồn lực mà bạn có thể chia sẻ với họ:
    - Hướng dẫn dành cho cấp quản lý: Hướng dẫn nhanh để hỗ trợ các cấp quản lý bắt đầu sử dụng GapoWork
    - Quản lý dự án trên GapoWork: Tìm hiểu cách sử dụng nhóm đội ngũ và nhóm dự án để quản lý công việc trên GapoWork
    - Trở thành người sếp tuyệt vời nhất: Tìm hiểu cách vận hành đội ngũ hoặc phòng ban của bạn thông qua GapoWork, từ các mối quan hệ 1 kèm 1 với cấp dưới cho đến cách quản lý mối quan hệ với bên liên quan bên ngoài.

V. Truyền thông về việc triển khai

Làm cho nhân viên hứng thú với sự kiện triển khai bằng những hoạt động truyền thông tập trung vào giá trị mà GapoWork sẽ mang đến cho công việc thường nhật của họ. Chiến lược truyền thông toàn diện là chìa khóa để thu hút nhiều thành viên trong tổ chức tham gia hơn. Để hỗ trợ bạn, chúng tôi đã tạo mẫu Kế hoạch truyền thông về việc triển khai với các thông điệp chính rất quan trọng đối với mỗi sự kiện triển khai GapoWork.

VI. Gửi lời mời vào tổ chức

Sau khi thiết lập nhóm và thông báo về việc triển khai cho đội ngũ, đã đến lúc bạn gửi lời mời rồi đấy. Hãy sử dụng cách thức truyền thông nêu trong Kế hoạch truyền thông về việc triển khai nhanh để chia sẻ thông tin kích hoạt trang cá nhân, đồng thời tiếp tục khuyến khích nhân viên tham gia và tương tác trên GapoWork sau ngày triển khai.

Đảm bảo nhân viên biết về các nguồn lực trợ giúp và hướng dẫn phong phú dành cho họ. Chia sẻ liên kết dẫn đến nội dung về cách bắt đầu sử dụng GapoWork để hỗ trợ nhân viên nhanh chóng nắm bắt mọi thông tin mới nhất về công cụ này:
    - Khóa học cơ bản dành cho người dùng mới: Khóa học tự điều chỉnh tiến độ này có mọi điều nhân viên cần biết để bắt đầu làm việc trên GapoWork
    - Hướng dẫn dành cho người dùng mới: Đây là hướng dẫn ngắn gọn gồm 7 bước để bắt đầu sử dụng GapoWork
    - Hướng dẫn dành cho quản trị viên nhóm: Bất kỳ ai tạo nhóm trên GapoWork đều sẽ trở thành quản trị viên nhóm. Tìm hiểu về vai trò quản trị viên nhóm và những tính năng cũng như chức năng mà bạn có thể sử dụng để quản lý nhóm GapoWork

VII. Thông tin và nguồn lực hữu ích

Sau khi triển khai GapoWork, hãy nhớ tham khảo các nguồn lực đa dạng khác để đo lường mức độ thành công của việc triển khai, hiểu rõ Bảng điều khiển quản trị trên GapoWork cũng như thúc đẩy việc sử dụng và tương tác sau khi triển khai.
Hướng dẫn dành cho quản trị viên hệ thống

Hướng dẫn cho quản trị viên hệ thống
Đo lường thành công của hoạt động triển khai
Triển khai GapoWork cho toàn tổ chức