Làm việc tại nhà với GapoWork

6 bước đơn giản để bắt đầu làm việc từ xa

Đơn giản hóa làm việc tại nhà
Hẳn bạn không hề muốn mất thời gian đào tạo công cụ mới cho nhân viên trong lúc tình hình khó khăn. Vậy nhưng, nhiều doanh nghiệp lại chưa chuẩn bị gì cho hoạt động làm việc từ xa. Bạn có thể tham khảo các gợi ý dưới đây của chúng tôi

6 bước đơn giản để bắt đầu làm việc từ xa
Bạn có thể phải chịu tốn kém cả về thời gian lẫn tiền bạc để bắt đầu làm việc từ xa. Tuy nhiên, bạn có thể tránh được điều đó. Hãy tham khảo hướng dẫn này để biết cách kết nối nhân viên từ xa của bạn với các công cụ đơn giản và quen thuộc trên GapoWork
- Kết nối nhân sự trong toàn công ty
- Tạo nhóm để cập nhật thông tin của công ty
- Thu hút sự chú ý của các nhân sự bằng các bài đăng video
- Sử dụng tính năng Phát trực tiếp để đưa mọi người trong công ty lại gần nhau hơn
- Sử dụng cuộc gọi video hoặc chức năng Zoom tại GapoWork để kết nối mọi người khi làm từ xa
- Phối hợp làm việc liên phòng ban với các nhóm tại GapoWork

4 cách để tương tác sâu hơn với nhân viên làm việc từ xa
Bạn đang sử dụng GapoWork để kết nối với các đội ngũ làm việc từ xa? Hãy tham khảo các gợi ý sau:
- Tổ chức cuộc họp ảo cho đội ngũ
- Nắm bắt cảm nhận của mọi người
- Đảm bảo ai cũng xem được thông tin bạn mới cập nhật
- Sử dụng công cụ chat video đơn giản

Cách tốt nhất để làm việc tại nhà

Văn hóa làm việc của chúng ta đang thay đổi trên quy mô toàn cầu. Tuy nhiên, làm việc tại nhà không có nghĩa là bị tách biệt.

Bí quyết ở đây là lập kế hoạch mới cho công việc hàng ngày để giao tiếp và cộng tác. Điều này không chỉ cần cấu trúc, khả năng dự đoán mà còn cả sự kiên nhẫn và tính linh hoạt. Nếu có cách thức đúng đắn, chúng ta có thể làm việc hiệu quả, đồng thời gắn kết các thành viên trong đội ngũ.

Hãy làm theo 7 cách làm tốt nhất sau đây để chuyển hoạt động làm việc "từ xa" thành môi trường "gắn kết".

1. Có công đoạn chuẩn bị hợp lý
Hãy chắc chắn rằng bạn có đầy đủ công cụ cần thiết để giao tiếp và cộng tác hiệu quả.
- Phần cứng (máy tính, micrô, camera) và phần mềm cần thiết
- Internet tốc độ cao
- Nơi làm việc yên tĩnh và bảo mật
- Dễ dàng truy cập nhóm cộng tác hoặc bộ nhớ dùng chung của đội ngũ
- Tạo cuộc trò chuyện riêng với quản lý của bạn
- Lưu lại và chia sẻ giờ làm việc mong muốn với đội ngũ và đối tác của bạn
- Lưu lại mục tiêu, giao phẩm và tiến độ

2. Thảo luận các ưu tiên công việc với người quản lý và đội ngũ của bạn
Bàn về lựa chọn hình thức giao tiếp (email, chat, gọi video), tần suất họp riêng, quy trình ra quyết định và cách thức/thời điểm báo cáo lên cấp cao hơn. Nếu bạn là người quản lý, đừng quên thường xuyên liên lạc với đội ngũ của mình. Mọi người có thể thấy bị cô lập khi làm việc tại nhà. Ngay cả vài câu chào hỏi ngắn cũng có ý nghĩa rất lớn.

3. Thường xuyên giao tiếp và chia sẻ ngữ cảnh
Khi đội ngũ phân tán ở khắp nơi, bạn sẽ khó biết được người nào đã nắm được thông tin và nội dung cập nhật mới về dự án. Do đó, bạn cần củng cố ngữ cảnh trong các tài liệu, cuộc họp riêng và họp đội ngũ. Trong các cuộc họp và tài liệu, luôn bắt đầu bằng cách nói về ngữ cảnh bao quát nhất để đảm bảo mọi người nắm được mục tiêu, giao phẩm và tình hình trước khi đi vào chi tiết. Nếu có băn khoăn, hãy thảo luận chi tiết để mọi người đều hiểu rõ.

4. Quản lý hiệu quả cuộc họp
Khi một số hoặc toàn bộ thành viên trong đội ngũ làm việc tại nhà, các cuộc họp có cấu trúc hợp lý và hoạt động tiếp sau đó sẽ góp phần quan trọng để mọi người luôn kết nối và đảm bảo năng suất.

- Lên lịch cuộc họp vào thời điểm phù hợp với càng nhiều người càng tốt. Đối với đội ngũ làm việc từ xa, đôi khi, bạn khó có thể tránh được việc tổ chức họp vào lúc quá sớm hoặc quá muộn. Trong trường hợp đó, hãy đảm bảo rằng không ai cảm thấy quá bất tiện.
- Đảm bảo cuộc họp có mục tiêu và nội dung chính rõ ràng, đồng thời gửi trước tài liệu cần đọc để chuẩn bị cho cuộc họp đó.
- Nếu bạn điều hành cuộc họp hoàn toàn từ xa, hãy chỉ định người kiểm duyệt và thiết lập quy tắc cơ bản để đảm bảo mọi người đều có thể phát biểu ý kiến.
- Dùng cuộc gọi video để họp hoặc tạo cuộc họp Zoom nhanh chóng tại GapoWork
- Bạn nên cân nhắc việc sử dụng tai nghe khi họp để đảm bảo nghe rõ tiếng và chặn những âm thanh gây mất tập trung khác.
- Khi không phát biểu trong lúc họp từ xa, bạn hãy nhớ tắt tiếng để mọi người có thể nghe được lời của người đang nói.
- Luôn hiện diện. Tập trung vào cuộc họp và gửi đi những tín hiệu phi ngôn ngữ cho thấy bạn đang chú ý theo dõi. Những cử chỉ nhỏ như gật đầu là đủ để người khác tin rằng bạn đang tham gia cuộc trò chuyện.
- Lưu ý đến những nhân viên làm việc tại nhà khi nhiều người trong cuộc họp đang ở các vị trí khác nhau, chẳng hạn như trong văn phòng hoặc trên thực địa.
- Chia sẻ ghi chú chi tiết sau cuộc họp. Tạo bài viết/tài liệu cộng tác cho mọi cuộc họp, đồng thời chỉ định một thành viên trong đội ngũ phụ trách việc theo dõi và chia sẻ ghi chú, ý kiến đóng góp, mẫu, quyết định, v.v.
5. Sử dụng điện thoại vào thời điểm thích hợp
Một cuộc gọi ngắn (trong giờ làm việc) thường là cách nhanh nhất để giải quyết vấn đề giữa hai người hoặc nhóm nhỏ. Đặt ra quy tắc sử dụng điện thoại trong đội ngũ để nhanh chóng giải quyết vấn đề hoặc nếu kết nối gặp sự cố.

6. Thận trọng trước những vấn đề khó nói
Bạn cần hiểu rằng có một số chủ đề sẽ khó bàn luận hơn khi mọi người làm việc từ xa (ví dụ như đóng góp ý kiến mang tính xây dựng). Nếu bạn cần thảo luận về nội dung nhạy cảm, hãy bắt đầu bằng cách hỏi về cảm nghĩ của người nói chuyện với bạn, rồi tiếp tục kiểm tra điều này sau khi kết thúc cuộc trò chuyện. Lên kế hoạch trò chuyện qua cuộc gọi video thay vì gọi thoại.

7. Tự chăm sóc tốt cho bản thân
Xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày phù hợp với bạn và đội ngũ. Xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày để bạn có thể hoàn thành mọi việc một cách hiệu quả. Đối với một số người, điều này nghĩa là dựng lại cấu trúc của môi trường văn phòng ngay trong nhà họ. Với người khác, đó lại là việc lập kế hoạch mới cho công việc hàng ngày.
Thiết lập ranh giới hợp lý. Khi thực hiện dự án từ xa, bạn có thể thấy mình lúc nào cũng không ngơi tay. Hãy ưu tiên những lúc nghỉ ngơi trong ngày và chú ý đến những dấu hiệu cho thấy bản thân và người khác có thể đã quá sức. Đây là điều đặc biệt quan trọng trong thời điểm khủng hoảng, khi các thành viên khác trong gia đình có thể không đến trường hoặc cũng làm việc tại nhà.
Giữ kết nối. Ngoài ra, bạn có thể tham gia các cuộc tán gẫu hay thậm chí là "đi uống cà phê" ảo để luôn gắn kết với đồng nghiệp và bạn bè, nếu điều này là hợp lý.

Đảm bảo cuộc họp có mục tiêu và nội dung chính rõ ràng, đồng thời thông báo trước về các tài liệu cần đọc để chuẩn bị cho cuộc họp đó.

Việc gắn kết cả công ty chưa bao giờ lại trở nên quan trọng đến vậy. Nếu có công cụ và kế hoạch hợp lý, bạn sẽ không cảm thấy bị tách biệt khi làm tại nhà. Hãy truy cập Trung tâm nguồn lực làm việc tại nhà của chúng tôi để biết thêm thông tin và nguồn lực về việc gắn kết từ xa.

Cuộc họp trực tiếp toàn công ty

Khi các công ty trên khắp thế giới áp dụng hình thức làm việc từ xa thì việc tìm cách đưa mọi người lại gần nhau hơn trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Chúng ta có thể duy trì các mối quan hệ và phân phối thông tin bằng công nghệ do các công cụ truyền thông và cộng tác mang đến. Tuy nhiên, việc giữ vững văn hóa công ty và sự tin tưởng vào ban lãnh đạo sẽ cần đến nhiều tương tác cá nhân, chân thực, khó có được trên quy mô lớn.

Đó là lý do chúng ta cần đến video Trực tiếp. Người xem video Trực tiếp cảm thấy có sự kết nối, gần gũi và phấn khích hơn so với những người xem video theo yêu cầu. Đó là lý do chúng tôi triển khai cuộc họp toàn công ty trên mạng bằng video Trực tiếp, dễ sử dụng, giàu tính tương tác và cuốn hút.

Việc phát trực tiếp cuộc họp toàn công ty là một cách hiệu quả để kết nối đội ngũ điều hành với toàn bộ nhân viên, cho dù họ làm việc ở tuyến đầu hay tại nhà. Đối với những sự kiện này, bạn phải lập kế hoạch, chuẩn bị và theo dõi kỹ lưỡng. Vì vậy, chúng tôi đã tổng hợp cẩm nang này để hỗ trợ bạn.

Nếu công ty có số lượng nhân sự ít hơn 300, bạn có thể sử dụng tính năng Zoom được tích hợp.