Hiệu quả hóa truyền thông nội bộ tại GapoWork

Giao tiếp tốt hơn trong doanh nghiệp của bạn
Bạn muốn học cách giao tiếp tốt hơn với các nhóm của mình? Từ việc có Thư viện tri thức, đến chia sẻ tin tức, cập nhật của công ty và hơn thế nữa - chúng tôi đã có tất cả các thông tin bạn cần để giúp bạn tăng cường giao tiếp kinh doanh của mình trên GapoWork. Bắt đầu ngay với một số hướng dẫn sau:

Hoạt động truyền thông hàng ngày

Chia sẻ nội dung định kỳ trên các kênh GapoWork để cung cấp thông tin kịp thời cho nhân viên và duy trì sự tương tác của họ.
Hãy chia sẻ nội dung thường xuyên, đều đặn về những hoạt động đang diễn ra trên toàn doanh nghiệp để thúc đẩy hiểu biết cũng như niềm tin về thương hiệu cho nhân viên, tôn vinh giá trị và văn hóa độc đáo của tổ chức.

1. Tạo nhóm tin tức chính thức
Tạo nhóm chung cho toàn công ty để đều đặn chia sẻ thông tin ngắn gọn về những gì đang diễn ra trong tổ chức. Cài đặt nhóm này thành nhóm mặc định để đảm bảo mọi người trong tổ chức của bạn cũng sẽ được tự động thêm vào nhóm này và bài đăng trong nhóm sẽ hiểu thị tại Bảng tin của các thành viên.
- Cách cài đặt nhóm mặc định: Tại trang chủ của tài khoản Quản trị viên (QTV), chọn Quản lý nhóm, chọn Nhóm tất cả thành viên

Vì toàn bộ tổ chức của bạn sẽ được thêm vào nhóm này, việc quản lý nhóm sao cho hiệu quả rất quan trọng và không nên chỉ do một người phụ trách. Chỉ định thành viên khác trong đội ngũ truyền thông nội bộ hoặc Nhân sự làm quản trị viên nhóm để họ có thể hỗ trợ bạn quản lý các cuộc thảo luận và chia sẻ bài viết.

2.  Kiểm soát quyền đăng
Nhóm chung toàn công ty sẽ là địa điểm chính để bạn chia sẻ những thông tin mới quan trọng với toàn công ty. Để đảm bảo chỉ những thông tin quan trọng nhất mới được đăng, bạn có thể kiểm soát quyền đăng theo cách: Cài đặt nhóm chọn chức năng Phê duyệt bài viết

Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách dùng với QTV tại đây

3. Đánh dấu các bài viết thiết yếu là quan trọng
Đối với những thông tin mới quan trọng nhất của công ty,  QTV hãy sử dụng tính năng Tạo bài thông báo. Khi chọn chức năng trên tại nhóm mặc định, tất cả thành viên nhóm sẽ nhận được thông báo trên GapoWork. Bài viết này sẽ hiển thị ở đầu Bảng tin để tối ưu hiệu quả truyền thông

4. Đại sứ truyền thông
Huy động mạng lưới các đại sứ của doanh nghiệp để khuyến khích nhân viên thường xuyên chia sẻ thông tin mới về những gì đang diễn ra trong toàn tổ chức. Khuyến khích họ tạo các nhóm thông báo cho các phòng ban như "Thông tin marketing", "Bán hàng thành công", "Ra mắt sản phẩm mới" và nhiều nhóm khác. Những nhóm này sẽ cập nhật thông tin cho nhân viên về công việc quan trọng đang được thực hiện tại các phòng ban, đồng thời hỗ trợ bạn tôn vinh những thành tích của một đội ngũ.
Hỗ trợ mạng lưới đại sứ bằng tài liệu truyền cảm hứng và cách làm tốt nhất về GapoWork để họ trở thành những người ủng hộ tự nhiên cho GapoWork trong tổ chức. Chia sẻ với họ Trung tâm hỗ trợ để tìm hiểu nhiều thông tin hơn.

5. Thu thập tin tức
Thu thập nội dung phù hợp nhất từ khắp các nhóm của công ty rồi đăng lại trong nhóm tin tức. Bạn nên làm cho đội ngũ của mình cảm thấy họ đang đóng góp cho một điều gì đó lớn hơn bản thân họ và họ chính là nhân tố tạo sự thay đổi - đây là những động lực mạnh mẽ cho mọi người.

6. Tạo nhóm tin tức trong ngành
Nhân viên chính là tai mắt của doanh nghiệp. Do đó, hãy tạo một nhóm cho toàn công ty để nhân viên chia sẻ với nhau tin tức, xu hướng thị trường, quan điểm và thông tin giới thiệu liên quan đến ngành.

Lợi ích
- Tăng cường mức độ nhận biết của nhân viên khi để họ luôn được kết nối và cập nhật thông tin về hoạt động của công ty.
- Tạo nội dung truyền thông chân thực, thu hút và giàu hình ảnh hơn để những hoạt động hàng ngày trở nên sinh động.
- Tinh giản các kênh để nhân viên nắm được tin tức nổi bật và mới nhất của toàn tổ chức.

Đối thoại 2 chiều với nhân viên

Khuyến khích đối thoại tích cực trong toàn tổ chức không chỉ nhằm mục đích để mọi người lên tiếng. Hoạt động này còn xây dựng mối quan hệ kết nối, hỗ trợ hợp tác tốt hơn, tạo cảm giác đoàn kết và thân thuộc, từ đó nâng cao mức độ hài lòng của nhân viên.
Cách thực hiện trong GapoWork
1. Khuyến khích mọi người theo dõi
Đảm bảo nhân viên nắm bắt kịp thời nội dung thảo luận bằng cách theo dõi đội ngũ điều hành và những người họ cộng tác nhiều nhất. Khi theo dõi đồng nghiệp, bạn sẽ nhìn thấy hoạt động của họ trong Bảng tin.
2. Chia sẻ kết quả khảo sát nhanh và thăm dò ý kiến về mức độ tương tác của nhân viên
Tạo nhóm mở để chia sẻ mọi thông tin về cuộc khảo sát nhanh và thăm dò ý kiến về mức độ tương tác của nhân viên. Hãy sử dụng nhóm này nhằm hướng dẫn nhân viên về các hạng mục và câu hỏi trong khảo sát, cũng như đề cập các bước tiếp theo để giải quyết vấn đề mà nhân viên gặp phải.
3. Tạo cơ hội để mọi người lên tiếng qua bài viết và cuộc thăm dò ý kiến hỏi đáp
Tạo điều kiện đối thoại trong toàn công ty thông qua cuộc thăm dò ý kiến hỏi đáp. Thành viên ban lãnh đạo có thể giải đáp trực tiếp câu hỏi của nhân viên trong buổi phát H&Đ hoặc trong một bài viết sau đó.
Bạn hãy thử tạo bài viết hỏi đáp trong nhóm toàn công ty nếu muốn tổ chức buổi hỏi đáp gọn nhẹ hơn. Mọi thành viên nhóm đều sẽ nhận được thông báo và có thể trực tiếp đặt câu hỏi trong bài viết này.
4. Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến
Thu thập ý kiến đóng góp quý giá trong toàn tổ chức. Tạo nhóm chỉ định để khuyến khích, hỗ trợ nhân viên chia sẻ ý tưởng sáng tạo và lời phê bình mang tính xây dựng.
5. Buổi hỏi đáp hàng tuần với Tổng Giám đốc
Đưa các đội ngũ phân tán lại gần nhau hơn và khuyến khích việc cộng tác nội bộ tốt hơn khi tổ chức buổi hỏi đáp hàng tuần cho toàn công ty do Tổng Giám đốc chủ trì. Thông qua cuộc thăm dò ý kiến, sự kiện và buổi phát Trực tiếp trên GapoWork, bạn có thể nắm bắt tâm tư của mọi người trong công ty và đảm bảo đội ngũ lãnh đạo luôn theo sát nhân viên tuyến đầu.
6. Gửi khảo sát thăm dò ý kiến nhanh định kỳ quy mô nhỏ
Vào thứ Sáu hàng tuần, hãy đặt 3 câu hỏi cho nhân viên bằng tính năng Khảo sát của GapoWork. Để tạo khảo sát, bạn chọn phần Khảo sát thành viên tại gia diện chính và khởi tạo khảo sát của mình.
Nhờ khảo sát nhanh, bạn có thể xác định cảm nghĩ của nhân viên trong tổ chức, thu thập thông tin chi tiết thiết thực để biết cần hỗ trợ và đầu tư thêm ở những lĩnh vực nào trong trải nghiệm của nhân viên. Khi bạn đầu tư chiến lược cho trải nghiệm của nhân viên, mức độ gắn bó của nhân viên sẽ tăng thêm và văn hóa công ty sẽ cải thiện theo.
Tuy nhiên, văn hóa công ty không phải là yếu tố duy nhất. Khi nhân viên làm việc đầy hứng khởi, năng suất của họ thực tế sẽ tăng thêm 12%. Lực lượng lao động gắn bó mật thiết có thể thúc đẩy sự đổi mới, tăng năng suất, cải thiện hiệu quả kinh doanh và giảm chi phí tuyển dụng.
Khảo sát là cách cực kỳ hữu hiệu để tìm hiểu về tâm tư và nguyện vọng của mọi người trong tổ chức. Tuy nhiên, phần lớn công cụ khảo sát đều có cách thiết lập phức tạp và làm nhân viên phân tâm khỏi công việc thường ngày vì phải chú ý đến ứng dụng khác. Nhờ tính năng Khảo sát trên GapoWork, bạn có thể gửi khảo sát và nhân sự sẽ nhận được thông báo khi có khảo sát.

Khảo sát nhanh trên GapoWork có thể hỗ trợ:
- Ban lãnh đạo xác định tâm tư của đội ngũ mình phụ trách.
- Trưởng phòng đo lường mức độ hiệu quả của chương trình, hoạt động thiết lập mục tiêu, làm việc nhóm và công tác lãnh đạo.
- Người quản lý nhân viên tuyến đầu thu thập thông tin nhằm đúc kết bài học về cách thu hút nhân viên và hỗ trợ để họ thành công.

Bạn cần lưu ý những yếu tố sau để việc Khảo sát đạt hiệu quả tốt nhất:
- Thiết lập và quản trị khảo sát
- Chuẩn bị những khía cạnh cần thăm dò ý kiến và câu hỏi khảo sát
- Đặt khoảng thời gian khảo sát
- Để cải thiện tỷ lệ tham gia, bạn nên kết hợp với các công tác truyền thông
- Đánh giá kết quả
Lợi ích:
- Cải thiện mức độ tương tác và hài lòng của nhân viên khi hỗ trợ để họ đặt câu hỏi, cộng tác và chia sẻ ý kiến.
- Cải thiện kết quả kinh doanh khi kết nối lực lượng nhân sự đa dạng.
- Cải thiện/duy trì khả năng giữ chân nhân viên khi tạo điều kiện và khuyến khích đối thoại 2 chiều trong toàn công ty.