Quản lý nhân viên tốt hơn: Cẩm nang dành cho các nhà lãnh đạo

‌‌‌‌

Khi bạn là một nhà quản lý, việc giao tiếp hiệu quả với các nhân viên cấp dưới là yếu tố then chốt hàng đầu quyết định sự thành công của một đội nhóm. Thông qua GapoWork, việc kết nối giữa lãnh đạo với nhân viên sẽ tăng tính hiệu quả gấp 2 tới 3 lần nếu bạn biết tận dụng nền tảng này. Mọi thông tin được trao đổi minh bạch, rõ ràng và đa chiều.

GapoWork không chỉ giúp nhà lãnh đạo giao tiếp tốt hơn với nhân viên của mình mà còn với cả những thành viên ngoài đội nhóm.

1. Tạo nhóm đội ngũ

Hãy chủ động tạo một nhóm kín hoặc nhóm bí mật cho đội ngũ của mình và thêm các nhân viên cấp dưới vào. Nhóm kín là nơi dành riêng cho mọi hoạt động giao tiếp của đội, vậy nên hãy sử dụng tích cực nhóm này để đăng tải các thông tin mới, chia sẻ file, đồng thời thu thập ý kiến đóng góp của các nhân viên khi có bất cứ vấn đề gì cần lên tiếng.

Mọi đội nhóm cũng có thể tạo các nhóm chat riêng. Với những câu hỏi cần được trả lời nhanh chóng, hãy sử dụng chat để tạo poll, vote hoặc trực tiếp đặt câu hỏi ngắn. Bạn cũng có thể tận dụng các nhóm chat này để đăng các thông tin mới phòng trường hợp các thành viên không kiểm tra thông tin trên nhóm lớn. Tuy nhiên, những thông tin quan trọng vẫn cần đăng trên nhóm chính, vì đoạn chat có thể rất dễ trôi và rất khó để tìm lại.

2. Ghim bài viết

Những bài viết được ghim ở đầu nhóm sẽ mặc định là những bài viết chứa thông tin quan trọng, đã được xác thực, kiểm chứng và mọi thành viên có thể dùng để làm tài liệu tham khảo. Thông qua những bài viết được ghim, nhà lãnh đạo tạo ra nội dung xoay quanh những thông tin chiến lược như phổ cấp văn hóa, phong cách làm việc hoặc các thông tin liên quan đến kế hoạch của dự án mà phong ban/tổ chức mình đang thực hiện.

Tại sao bạn cần ghim bài viết trong nhóm? Là một người quản lý, bạn sẽ luôn muốn nhắc nhở nhân viên của mình về những nội dung quan trọng. Việc ghim bài viết đảm bảo rằng nhân viên của bạn mỗi lần truy cập nhóm sẽ nắm bắt được thông tin bài viết quan trọng, tránh hoàn toàn việc bị trôi hay quên mất thông tin.

3. Tổ chức cuộc họp

GapoWork cung cấp các tính năng Gọi thoại hoặc Gọi video trong tất cả các nhóm chat. Vì vậy, bạn luôn có thể tổ chức cuộc họp trong phòng ban để giao việc hay cập nhật tiến độ công việc vào bất cứ thời điểm nào, cho dù đội ngũ của bạn có mặt tại văn phòng hay không.

Ngoài ra, bạn hãy sử dụng tính năng Livestream để phát những buổi training trực tiếp về kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn của mình cho mọi người trong tổ chức.

4. Thu thập ý kiến đóng góp bằng tính năng Khảo sát thành viên

Các cuộc khảo sát ý kiến luôn là giải pháp tuyệt vời cho việc ra quyết định trước bất cứ nguồn thông tin nào. Với những thông tin/vấn đề cần thu thập và tham khảo ý kiến của mọi thành viên trong đội nhóm, bạn hãy sử dụng tính năng Khảo sát thành viên để thu thập câu trả lời. Với tính năng này, các thành viên trong đội nhóm đều có thể đưa ra ý kiến của mình tới bạn thông qua bình chọn cho các mục hoặc thậm chí tự thêm ý kiến của mình.

Khảo sát thành viên là một tính năng nổi bật và hữu dụng với người lãnh đạo. Bởi lẽ, tính năng này giúp lãnh đạo lắng nghe ý kiến của nhân viên. Bạn sẽ không trở thành một nhà lãnh đạo “độc đoán” mà gắn kết hơn với nhân viên. Đôi khi, ý kiến của riêng người lãnh đạo không hoàn toàn chính xác hay đa chiều nếu không nhận được sự góp ý.

Với một số vấn đề cần tính riêng tư, tính năng Khảo sát thành viên cho phép nhà lãnh đạo thu thập ý kiến trong khi những thành viên trong đội nhóm sẽ không thể truy cập ý kiến/câu trả lời của người khác. Tính năng này đề cao sự thẳng thắn và khuyến khích nhân viên của bạn đóng góp nhiều hơn.