Chiến lược truyền thông về việc triển khai

Làm cho mọi người hào hứng và tham gia vào các hoạt động truyền thông nhấn mạnh vào giá trị mà GapoWork sẽ mang lại cho tổ chức.

Lý do chiến lược này có vai trò quan trọng

Việc giải thích cho đồng nghiệp biết lý do triển khai cũng như cách dùng GapoWork là yếu tố then chốt để nhân viên ở tất cả các cấp bậc chấp nhận và sử dụng nền tảng này lâu dài. Với một kế hoạch truyền thông rõ ràng trước, trong và sau khi triển khai, bạn sẽ ra mắt thành công cũng như thu hút nhân viên tham gia nhanh hơn.

Để hỗ trợ bạn phát triển chiến lược, chúng tôi tạo ra một kế hoạch theo mẫu bao gồm các hoạt động truyền thông chính cần được chia sẻ cho mỗi lần triển khai GapoWork ở quy mô lớn. Bạn có thể giữ nguyên Kế hoạch truyền thông về việc triển khai này để dùng, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu riêng của tổ chức mình. Tải kế hoạch xuống tại đây.

Chiến thuật thực hiện

Bạn nên tạo một kế hoạch bao gồm ba giai đoạn:

Trước khi triển khai

Vài tuần trước khi triển khai, các hoạt động truyền thông của bạn nên tập trung vào hai mục tiêu chính:

1. Đảm bảo sự liên kết từ người tiên phong, cấp quản lý và đội ngũ điều hành. Bạn sẽ cần sự hỗ trợ của họ để quảng cáo GapoWork cho những nhân viên khác trong tổ chức.
2. Thông báo hoạt động triển khai sắp diễn ra và giải thích lý do đây là một thay đổi quan trọng đối với tổ chức của bạn.

Giai đoạn trước khi triển khai bao gồm một loạt thông báo của các lãnh đạo cho biết chi tiết về thời gian và lý do triển khai GapoWork. Nhưng hoạt động quảng cáo trước khi triển khai của bạn không nên chỉ giới hạn ở email/tin nhắn. Hãy quảng bá sự kiện triển khai sắp diễn ra bằng cách sử dụng tất cả các kênh hiện có của bạn, bao gồm bản tin, áp phích, SMS, màn hình TV, mạng nội bộ và hơn thế nữa.

Triển khai

Cách tốt nhất để thu hút nhân viên là làm cho ngày triển khai diễn ra thật vui vẻ. Sau đây là một vài bí quyết để các hoạt động trong ngày triển khai thu hút nhân viên tham gia:

• Lên kế hoạch cho sự kiện ngày triển khai tại văn phòng của bạn. Chuẩn bị đồ ăn vặt và các ưu đãi khác để thu hút mọi người tham dự, biến việc kích hoạt trang cá nhân GapoWork thành vé tham dự sự kiện.
• Tổ chức các cuộc thi kích hoạt thân thiện, cũng như trao giải thưởng, chẳng hạn như bữa trưa phục vụ sẵn, cho các đội ngũ và phòng ban kích hoạt 100% trang cá nhân.
• Nếu có thể, bạn hãy xem xét việc sẽ quyên góp 10.000VNĐ cho tổ chức từ thiện với mỗi trang cá nhân đã kích hoạt.
• Lập kế hoạch săn kho báu trên GapoWork. Hướng dẫn nhân viên tìm 5 nội dung trong GapoWork, chẳng hạn như tính năng Ghi nhận, nhóm xã hội, thông tin về lợi ích của họ, trang cá nhân của Tổng Giám đốc và tính năng Sơ đồ tổ chức. Trao thưởng cho người đầu tiên đăng ảnh về cả 5 nội dung này.

Bên cạnh hoạt động chào mừng, hãy nhân dịp này để đảm bảo mọi người biết cách kích hoạt, thiết lập và bắt đầu sử dụng trang cá nhân của mình. Bạn có thể thực hiện bằng một vài cách:

• Chia sẻ hướng dẫn chi tiết về cách kích hoạt trang cá nhân thông qua các kênh hiện có
• Chia sẻ các nguồn lực như Hướng dẫn dành cho người dùng mới và
• Thiết nhóm hỗ trợ CNTT trong ngày triển khai để mọi người có thể nhận hỗ trợ về cách thiết lập trang cá nhân của mình.

Sau khi triển khai

Triển khai GapoWork mới chỉ là sự khởi đầu. Trong 4-6 tuần đầu tiên, bạn nên đều đặn chạy loạt thông tin truyền thông trên GapoWork để duy trì hoạt động và sự tương tác khi mọi người hình thành thói quen mới là đăng nhập thường xuyên.

Bạn nên kêu gọi các lãnh đạo tham gia vào những chiến dịch tương tác. Một số ý tưởng bao gồm việc nhấn mạnh sự kết nối thông qua GapoWork, mời mọi người đưa ra sáng kiến đổi mới và ý tưởng, tôn vinh văn hóa hoặc thống nhất lại với các đồng nghiệp để hướng đến nhiệm vụ chung duy nhất của công ty.

Bạn cũng nên đưa ra một loạt bí quyết hữu ích về cách sử dụng Workplace hiệu quả, đặc biệt khi liên quan đến thông báo, nhóm, trang cá nhân và loại bài viết.

1. Tạo nhóm GapoWork mở với tên gọi "Bí quyết và FAQ về GapoWork". Nhân viên có thể vào nhóm này để tìm câu trả lời cho câu hỏi của họ hoặc báo cáo vấn đề.
2. Kêu gọi sự hỗ trợ từ những người tiên phong và chỉ định họ làm quản trị viên nhóm,
3. Tạo thông báo một bài viết trong nhóm, mời nhân viên đăng câu hỏi lên GapoWork và khuyến khích mọi người trả lời câu hỏi của nhau khi có thể.
4. Nhờ những người tiên phong giám sát nhóm và hỗ trợ nếu cần.
5. Đề nghị đội ngũ CNTT giám sát nhóm này cũng như hỗ trợ khắc phục sự cố khi có yêu cầu.

Nội dung chính

• Sử dụng tất cả các kênh liên lạc hiện có của bạn, bao gồm các kênh kỹ thuật số (mạng nội bộ, SMS, màn hình TV, trang chủ thiết bị), truyền thông in ấn (áp phích, tờ rơi, gian hàng thực) và kênh gặp mặt trực tiếp (cuộc họp với nhà quản lý, người tiên phong ở mỗi địa điểm, cuộc họp của đội ngũ điều hành với toàn công ty).
• Tạo Kế hoạch truyền thông (trước, trong, sau khi triển khai) và chiến lược quảng cáo để dần dần tăng thêm sự hứng thú cho sự kiện triển khai cũng như duy trì sự tương tác sau ngày này.
• Việc các lãnh đạo công nhận vai trò của Workplace trong tổ chức bạn sẽ khuyến khích các đồng nghiệp tham gia, tương tác và đóng góp vào nền tảng này. Đội ngũ lãnh đạo rất bận rộn. Vì vậy, bạn nên sớm trao đổi để họ có thời gian chuẩn bị!