Đánh giá TOP 3 ứng dụng quản lý dự án nước ngoài MIỄN PHÍ dành cho doanh nghiệp 2023

Khi có sự hỗ trợ của phần mềm, các nhà quản lý sẽ dễ dàng hơn trong mỗi công đoạn, từ lập kế hoạch, phân bổ, điều phối, đến kiểm soát hoạt động triển khai dự án. 

Nếu đang phân vân với nhiều sự lựa chọn, hãy tham khảo ngay TOP 3 phần mềm quản lý dự án nước ngoài MIỄN PHÍ phổ biến nhất trong bài viết dưới đây của GapoWork.

1. Ưu điểm của việc triển khai ứng dụng quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án là công cụ được thiết kế nhằm mục đích tăng cường khả năng quản lý và kiểm soát dự án. Xuyên suốt quá trình triển khai, phần mềm sẽ hỗ trợ các nhà quản lý thông qua các công cụ lập kế hoạch, quản lý ngân sách và tài nguyên, phân công công việc, giám sát tiến độ, đánh giá hiệu quả. 

Với mục đích đơn giản hóa mức độ phức tạp của các dự án quy mô lớn nhờ quy trình chặt chẽ, triển khai ứng dụng quản lý dự án đưa đến nhiều lợi thế cho doanh nghiệp như:

• Kiểm soát diễn biến tiến độ làm việc của từng dự án thông qua một hệ thống, giảm thiểu tối đa tình trạng thiếu sót, nhầm lẫn thông tin. Đồng thời phát hiện và kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh.
• Nâng cao hiệu suất của nhân sự. Đặc biệt tính năng thiết lập thời gian và nhắc việc giúp nhân viên chủ động hoàn thành đúng tiến độ ở từng khâu làm việc.
• Giảm thiểu các chi phí do sai sót, tối ưu thời gian xử lý nhiệm vụ.
• Có cơ sở để đánh giá năng lực nhân viên chính xác, từ đó có các đề xuất thưởng, thăng chức.
• Chia sẻ và lưu trữ tài liệu trên thư viện chung.
• Thúc đẩy mỗi cá nhân chủ động trong công việc thông qua việc thiết lập KPI, Deadline, mục tiêu cụ thể.
• Hỗ trợ chức năng theo dõi từ xa, cập nhật liên tục thông tin của những cuộc họp, bình luận dự án mọi lúc mọi nơi.

2. Top 3 ứng dụng quản lý dự án miễn phí phổ biến nhất cho doanh nghiệp

2.1. Phần mềm quản lý tiến độ dự án Trello

Trello là trình giám sát tiến độ dự án được biết đến rộng rãi. Nhiều doanh nghiệp, công ty đa quốc gia hiện nay đang sử dụng Trello để làm việc. Công cụ có hỗ trợ các phiên bản dùng thử miễn phí. Điểm nổi bật của phần mềm là tính năng bàn giao và nhận công việc của Trello được tổ chức một cách khoa học, nhanh chóng. 

Một số ưu điểm nổi bật của phần mềm: 

• Dễ dàng thêm/bớt số lượng nhân sự cần tham gia dự án.
• Mỗi mục đều có phần nhận xét và đính kèm được nhiều tài liệu.
• Tag tên người dùng hoặc giao công việc để theo dõi nhanh chóng.
• Tích hợp trên nhiều thiết bị khác nhau: điện thoại, máy tính, laptop, tablet,... giúp truy cập và xử lý công việc mọi lúc mọi nơi.
• Có thể làm việc ngoại tuyến.

2.2. Phần mềm quản lý tiến độ dự án Asana

Asana là phần mềm quản lý công việc và dự án trực tuyến, hỗ trợ người dùng sắp xếp các công việc hiệu quả và quản lý các dự án thông minh. 

Ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý dự án Asana:

• Tạo dự án, nhiệm vụ, phân công và sắp xếp các công việc không giới hạn với deadline đi kèm.
• Tích hợp nhiều chế độ bộ lọc trạng thái và hình thức khác nhau để người dùng có thể thực hiện quản lý công việc của bạn theo dạng bảng hoặc danh sách.
• Ở phiên bản miễn phí, phần mềm cung cấp cho người dùng biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án (progress report) để nắm được nhiệm vụ nào đã hoàn thành và số nhiệm vụ còn lại là bao nhiêu.
• Giao diện thân thiện, các chức năng và danh mục được phân bổ, tổng hợp rõ ràng để người dùng có thể thao tác mượt mà, nhanh chóng và tiện lợi nhất.

2.3. Phần mềm quản lý tiến độ dự án Monday.com

Monday.com là phần mềm quản lý công việc giúp vận hành các dự án được dễ dàng, trơn tru hơn trong các khâu xử lý. Đặc biệt, phần mềm còn có sự đa dạng trong ứng dụng, hướng đến sự cộng tác, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và sự minh bạch về thông tin người dùng.

Ưu điểm của phần mềm quản lý dự án Monday.com:

• Tính năng lập kế hoạch nhiệm vụ và lịch trình dự án.
• Mời nhóm công tác và dễ dàng xem tiến trình của mỗi người.
• Theo dõi các dự án, thời gian và tiến độ nhanh chóng tại thời gian thực.
• Tích hợp bộ lọc mạnh mẽ dễ dàng quan sát được các nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
• Trình theo dõi thời gian trực quan giúp bạn dễ dàng đánh giá năng lực thành viên trong nhóm.
• Cho phép tạo bảng tính và biểu đồ, bao gồm biểu đồ hình tròn, biểu đồ Gantt và bảng Kanban.
• Truy cập công việc của bạn mọi lúc, mọi nơi.

3. Hạn chế khi triển khai phần mềm quản lý dự án nước ngoài

Miễn phí là một trong những ưu điểm nổi trội khi sử dụng các ứng dụng quản lý dự án nêu trên. Người dùng được phép sử dụng các tính năng cơ bản như lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, theo dõi dự án. 

Xem thêm : Ứng dụng quản lý dự án được nhiều người sử dụng

Tuy nhiên, cũng chính vì tính chất miễn phí nên các ứng dụng vẫn còn tồn tại nhiều điểm hạn chế, cụ thể như:

• Giá nâng cấp của phần mềm nước ngoài rất đắt đỏ, bao gồm nhiều chi phí liên quan đến tư vấn, triển khai phần mềm. Ví dụ chi phí nâng cấp của phần mềm quản lý dự án Trello là 5usd/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm) với gói Tiêu chuẩn (Standard).
• Nếu chỉ sử dụng bản miễn phí sẽ bị giới hạn tính năng, gây khó khăn đối với những dự án quy mô lớn, không thể quản lý chuyên sâu.
• Bộ tính năng được thiết kế không sát với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp Việt. Một số phần mềm không hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt, tạo nên rào cản trong quá trình sử dụng.
• Đối với bản miễn phí, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi cần hỗ trợ kỹ thuật và không cam kết an toàn bảo mật.

4. GapoWork - Giải pháp công nghệ hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp hỗ trợ quản lý tiến độ dự án và trao đổi công việc, giải pháp GapoWork chính là một trong những lựa chọn hàng đầu hiện nay. Với lợi thế là giải pháp “Make in Viet Nam”, bộ công cụ gồm 26+ tính năng của GapoWork được phát triển dựa trên quá trình đánh giá và khai thác những vấn đề mà doanh nghiệp Việt phải đối mặt.

Kiến tạo không gian làm việc số lý tưởng để quản trị và vận hành doanh nghiệp hiệu quả, nâng cao trải nghiệm nhân sự, giải pháp GapoWork sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật về tính năng như:

• Tối ưu quy trình giao việc và giám sát tiến độ chặt chẽ:

  Không chỉ dừng lại ở việc tạo danh sách các nhiệm vụ, GapoWork còn giúp người dùng sắp xếp hợp lý các công việc theo mức độ ưu tiên và thời hạn hoàn thành. Dựa vào các tầng công việc, mỗi thành viên dễ dàng nắm bắt tiến độ thực tế của dự án, biết được ai đang đảm nhận công việc gì, số lượng bao nhiêu, hiệu quả đạt được như thế nào,...

• Trao đổi công việc linh hoạt, đa phương thức:

Xóa bỏ mọi rào cản về khoảng cách vật lý, GapoWork thúc đẩy quá trình giao tiếp trong đội ngũ thông qua nhiều hình thức khác nhau như Chat, Gọi thoại, Gọi Video, Livestream; truy cập nhanh chóng trên các thiết bị điện tử thông minh. Không chỉ đảm bảo luồng thông tin được truyền tải xuyên suốt và liền mạch, ưu điểm này còn giúp nhân sự có thể ngay lập tức liên hệ với quản lý để giải quyết kịp thời những vướng mắc. 

• Báo cáo thống kê công việc trích xuất “real-time”:

Thông qua các chỉ số được thể hiện trên báo cáo, nhà quản lý có thể biết chính xác hiệu suất công việc của nhân sự và tiến độ dự án. Với ưu điểm lọc báo cáo trong bất cứ thời gian nào, nhà quản lý có thể phát hiện nhanh các điểm nóng để đưa ra quyết định kịp thời và có cơ sở để đánh giá năng lực đội ngũ.

• Đột phá với tính năng Nhóm cộng tác:

Trong không gian Nhóm Cộng Tác, nhân sự có thể quản lý tập trung lịch họp và các công việc quan trọng trong dự án. Bên cạnh đó, nhà quản lý vừa dễ dàng giao việc, vừa chat trao đổi công việc trực tiếp ngay trong môi trường giao tiếp.

5. Kết luận

Hi vọng rằng thông qua bài viết này, doanh nghiệp đã có hình dung rõ hơn về công cụ quản lý dự án cũng như nắm được ưu điểm của phần mềm miễn phí. Để lựa chọn phần mềm phù hợp, nhà lãnh đạo cần căn cứ vào nhu cầu và đánh giá các khía cạnh như tính năng, chi phí, chính sách từ nhà cung cấp... Càng mở rộng quy mô kinh doanh và số lượng nhân sự, doanh nghiệp càng cần triển khai công cụ tích hợp đủ tính năng cơ bản và nâng cao để tối ưu việc quản trị.

Tính đến nay, đã có 1.000+ doanh nghiệp tin tưởng triển khai GapoWork thành công, trong đó có những tên tuổi lớn như BIDV, Momo,, HSV Group, Yody,… 95% doanh nghiệp đều phản hồi rằng chỉ sau 2 tháng, doanh nghiệp đã có những thay đổi tích cực, x3 năng suất nhân sự, 100% dự án hoàn thành đúng tiến độ. 

Với mức giá hợp lý, giao diện trực quan và các tính năng dễ sử dụng, GapoWork là một trong những giải pháp hàng đầu tại Việt Nam hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dự án đạt hiệu quả nhất. Để có cơ hội trải nghiệm 7 ngày Miễn Phí giải pháp GapoWork, đăng ký tại đây!