Excel - Công cụ quản lý dự án truyền thống liệu có còn hiệu quả?

Tuy nhiên, đặt trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của công nghệ như hiện nay, liệu Excel có còn là sự lựa chọn tối ưu dành cho doanh nghiệp? Hãy cùng GapoWork đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!

1. Công cụ quản lý dự án là gì?

Công cụ quản lý dự án được hiểu là những phần mềm, ứng dụng hỗ trợ cá nhân/nhóm/doanh nghiệp quản lý công việc, theo dõi tiến độ và đánh giá công việc. Với hệ thống tính năng có sẵn, triển khai phần mềm giúp các nhà quản lý “nhẹ nhàng” hơn trong cách lập kế hoạch, phân bổ, điều phối và kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động trong suốt quá trình thực hiện dự án.

Lợi ích khi sử dụng các phần mềm quản lý tiến độ dự án:

• Quản lý tập trung thông tin dự án, sắp xếp theo một quy trình thống nhất.
• Tiết kiệm thời gian và tối ưu việc tìm kiếm, đẩy mạnh năng suất làm việc của nhân viên.
• Thuận tiện cho nhà quản lý theo dõi và giám sát chặt chẽ tiến độ chung, các thành viên tự kiểm soát nhiệm vụ cá nhân.
• Giúp ban lãnh đạo nắm bắt vấn đề kịp thời, phân bổ nguồn lực thích hợp, tránh đội chi phí và thời gian thực hiện dự án.
• Trích xuất báo cáo, cơ cơ sở dữ liệu trong việc đánh giá tiến độ công việc.

2. Ưu điểm của công cụ quản lý dự án miễn phí Excel

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn quản lý công việc bằng Excel bởi sự chính xác và tiện lợi. Công cụ này phù hợp cho nhu cầu của cá nhân với những ưu điểm dưới đây:

Xem thêm : Ứng dụng quản lý dự án tại Gapowork

2.1. Tiết kiệm chi phí

Miễn phí sử dụng là ưu điểm nổi trội khi sử dụng Excel, người dùng gần như không phải bỏ ra khoản chi phí triển khai và sử dụng.

2.2. Giao diện đơn giản, dễ thao tác

Hầu như mọi nhân viên đều có thể sử dụng thành thạo các tính năng cơ bản của Excel, một phần xuất phát từ việc được làm quen từ các cấp bậc trung học. Sử dụng quản lý dự án hoặc nhân sự bằng Excel cho phép người dùng nhập liệu dễ dàng, điều chỉnh thay đổi đơn giản, linh hoạt.

Ngoài ra, phiên bản Excel Online còn cho phép nhiều người dùng có thể truy cập cùng lúc, thực hiện thêm, bớt người vào dự án bằng cách mở quyền truy cập cho từng cá nhân sử dụng.

2.3. Kho dữ liệu trong bảng tính toàn diện

Với phần mềm Excel, người dùng có quyền tùy chọn lưu trữ dữ liệu dự án trực tiếp trong cơ sở dữ liệu. Bên cạnh đó, nhà quản lý có thể truy cập hoặc khôi phục dữ liệu dự án cụ thể từ một nơi trong khi quản lý các nhiệm vụ dự án.

Không chỉ vậy, việc tạo bảng tính toàn diện trong Excel để lưu trữ và phân tích hàng triệu dữ liệu cũng rất thuận tiện. Bạn có thể thao tác dữ liệu bằng một vài phím tắt và đánh dấu dữ liệu quan trọng được liên kết với phương pháp phát triển dự án.

2.4. Lập lịch làm việc bằng các mẫu đơn giản

Người dùng có thể dễ dàng theo dõi các thông tin sau trong các mẫu Excel cho lịch trình làm việc:

• Thời gian của các thành viên trong nhóm.
• Thời gian dành cho các nhiệm vụ của dự án.
• Khoảng thời gian còn lại để hoàn thành dự án.
• Đang tiếp cận thời hạn của dự án.

3. Hạn chế khi quản lý dự án bằng công cụ Excel

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, việc sử dụng Excel để quản lý dự án và công việc gây ra nhiều bất tiện cho nhân sự, cụ thể như:

• Thiếu tính tự động hoá trong thao tác, phải thực hiện thủ công khá nhiều nên dễ gây ra sai sót trong quá trình trích xuất dữ liệu.
• Chưa có công cụ hỗ trợ giao việc, nhắc nhở công việc.
• Tính năng quản trị các công việc, đánh giá hiệu suất của nhân viên chưa tương thích.
• Báo cáo tiến độ thủ công chủ yếu sử dụng biểu đồ Gantt.
• Mức độ bảo mật thông tin thấp.
• Gây khó khăn trong việc quản lý nếu doanh nghiệp mở rộng quy mô nhỏ.

4. Giải pháp GapoWork tích hợp 26+ tính năng - Hỗ trợ quản lý công việc và thúc đẩy giao tiếp hiệu quả

Mặc dù việc quản lý dự án bằng Excel mang đến nhiều ưu điểm tuy nhiên nếu xét trên tổng thể thì công cụ này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít số liệu và khối lượng công việc không nhiều. Khi quy mô doanh nghiệp tăng sẽ cần tới công cụ thông minh với bộ tính năng đa dạng, giúp quản lý các dự án đạt hiệu quả tốt hơn.

Tại Việt Nam hiện nay, GapoWork là một trong những giải pháp hỗ trợ quản lý dự án hàng đầu được 1000+ doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn triển khai, trong đó có nhiều tên tuổi lớn như BIDV, MoMo, 30Shine,...

Phát triển cùng lúc 26+ tính năng, GapoWork hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả, góp phần đẩy nhanh tiến độ và nâng cao năng suất đội ngũ với các điểm nổi bật như:

• Giao việc và giám sát tiến độ công việc theo các tầng: Dự án, danh sách công việc, công việc chi tiết. Nhân sự có quyền chủ động sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, trạng thái của từng nhiệm vụ, deadline hoàn thành.
• Báo cáo công việc thống kê tiến độ trích xuất “real-time” với các chỉ số cụ thể cùng bộ lọc theo thời gian, giúp nhà quản trị nắm bắt tình trạng chung của dự án, theo dõi hiệu quả của cấp dưới và phát hiện nhanh các điểm nóng để kịp thời đưa ra quyết định.
• Nhóm Cộng Tác tích hợp Chat, Lịch biểu giúp tối ưu luồng giao tiếp. Nhà quản lý có thể vừa giao việc vừa chat trực tiếp, theo dõi các công việc liên quan ngay trong môi trường giao tiếp.
• Thông tin được truyền tải đầy đủ và xuyên suốt thông qua hệ thống Bảng tin, Nhóm chung, Nhóm chat, đảm bảo tính liên tục và tức thời.
• Thư viện GapoWork hỗ trợ lưu trữ mọi loại tài liệu tập trung và vĩnh viễn. Tốc độ gửi file nhanh lên đến 4GB/lần cùng công cụ Tìm kiếm hỗ trợ truy xuất tài liệu dễ dàng.
• Truy cập và xử lý công việc nhanh chóng chỉ với một chiếc Smartphone hoặc máy tính bảng trong tay mà không có mặt tại văn phòng.

5. Tổng kết

Có thể thấy,  triển khai công cụ quản lý dự án là giải pháp tối ưu giúp các nhà quản theo dõi, nắm bắt tiến độ dự án nhanh chóng, đồng thời tối ưu thời gian và hiệu suất của đội ngũ. Tùy vào đặc thù, tính chất của dự án hoặc nhu cầu của doanh nghiệp mà nhà lãnh đạo có thể lựa chọn phần mềm miễn phí hoặc trả phí tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Được đánh giá là một trong những nền tảng quản lý tổng thể công việc và quy trình tốt nhất hiện nay, giải pháp GapoWork cung cấp những tính năng ưu việt, hỗ trợ các doanh nghiệp, tổ chức kiến tạo Không gian làm việc số hoàn thiện, hỗ trợ giao việc và quản lý dự án hiệu quả. 

ĐĂNG KÝ dùng thử 7 ngày miễn phí GapoWork ngay tại đây, giải pháp giúp doanh nghiệp triển khai và vận hành những kế hoạch kinh doanh thành công!