Hướng dẫn dành cho đội ngũ điều hành về sự kiện video trực tiếp

Khám phá bí quyết và cách làm tốt nhất để bạn có thể chuẩn bị sự kiện video Trực tiếp trên GapoWork.

Mặc dù nhiều giám đốc điều hành là những diễn giả có kỹ năng bẩm sinh, nhưng ngay cả những nhà lãnh đạo thành công nhất cũng có thể gặt hái thêm quả ngọt khi chuẩn bị tốt hơn cho một sự kiện trực tuyến. Bạn cần tập luyện để truyền cảm hứng, kết nối và động viên đối tượng, đặc biệt khi họ không có mặt trong phòng cùng với bạn.Sau đây là một vài bí quyết để bạn cảm thấy có thêm sức mạnh và ở tâm thế sẵn sàng hơn:

Chọn thiết bị

Phát trực tiếp từ điện thoại là cách dễ dàng để chia sẻ tin nhắn nhanh hoặc thông báo cho cả công ty. Đối với những sự kiện trực tuyến tận dụng các tính năng Video trực tiếp nâng cao, bạn nên phát trực tiếp từ máy tính.

Điều chỉnh phù hợp theo chương trình làm việc rõ ràng

Sự kiện nội bộ mở ra cơ hội tuyệt vời để bạn cập nhật cho nhân viên về những thành tựu mới và sự phát triển quan trọng của doanh nghiệp. Nhưng quan trọng hơn, đây cũng là dịp để bạn lắng nghe ý kiến, nắm bắt tâm tư thực sự của nhân viên trong tổ chức và trao đi thông điệp rằng tất cả các bạn đều kề vai sát cánh bên nhau.Dù có thể muốn đưa thêm nội dung vào danh sách thông báo trong sự kiện, nhưng bạn nên ưu tiên các chủ đề mà nhân viên muốn nghe nhiều hơn.

Hai tuần trước khi diễn ra sự kiện, hãy chia sẻ cuộc thăm dò ý kiến trong nhóm toàn tổ chức, đề nghị nhân viên thêm và bình chọn các chủ đề mà họ muốn được thảo luận tại buổi phát. Hãy sử dụng chủ đề đã xác định để tạo chương trình làm việc mà nhân viên muốn tương tác.Hợp tác với đội ngũ truyền thông để điều chỉnh chương trình làm việc chi tiết sao cho phù hợp với từng giai đoạn của sự kiện. Nhờ đó, mọi người có thể theo dõi nội dung gì vào thời điểm nào và đảm bảo sự kiện diễn ra đúng giờ.

Chia sẻ mọi sự kiện vui, buồn

Tất nhiên, bạn cần thông báo cho nhân viên về mọi vấn đề hệ trọng, nhưng cũng đừng quên tạo nên những khoảnh khắc để chia sẻ và chúc mừng thành công. Trong những tuần trước khi diễn ra sự kiện, hãy dùng cuộc thăm dò ý kiến trong nhóm sự kiện của bạn để đề nghị mọi người đưa ra ứng viên cho các giải thưởng dành cho nhân viên. Sau đó, hãy dành thời gian để chia sẻ với toàn công ty các giải thưởng và nêu bật những nhân viên có thành tích vượt trội.

Trình bày ngắn gọn

Dù sự kiện của bạn bao gồm một hay nhiều bài thuyết trình, hãy đảm bảo mỗi buổi kéo dài từ 30 đến 60 phút. Nếu vượt ngưỡng thời gian đó, bạn có nguy cơ đánh mất sự chú ý của đối tượng và họ có thể không nhớ các điểm chính. Hãy dành thời gian để tương tác và trả lời câu hỏi của đối tượng.

Kể chuyện

Bạn có thể muốn nhồi nhét nhiều chủ đề vào một bài thuyết trình - nhưng càng ít có khi lại càng tốt đấy. Cố gắng xác định 2 đến 3 chủ đề mà nhân viên quan tâm và tập trung vào các điểm chính. Khi đề cập đến các chủ đề tài chính, hãy bỏ qua các biểu đồ phức tạp và xác định những điều mà công ty cần tập trung xem xét.Quan trọng hơn hết, hãy kể chuyện. Cho dù bạn giải thích một sáng kiến chiến lược hay xem xét số liệu thống kê, hãy chia sẻ câu chuyện thú vị về cách nhân viên tham gia và thực hiện các bước để hoàn thành những mục tiêu này. Cân nhắc sử dụng nhiều loại ví dụ, nghiên cứu tình huống, video và nhân viên để góp phần chia sẻ câu chuyện.

Chuẩn bị kỹ càng để gặt hái thành công

Sau đây là một số cách làm tốt nhất để hỗ trợ bạn thiết lập và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ:

• Khi đối diện với cửa sổ, bạn sẽ có nguồn ánh sáng tự nhiên tuyệt đẹp. Nhờ đó, hình ảnh bạn sẽ xuất hiện rõ ràng trong khung video.
• Âm thanh cũng quan trọng như ánh sáng. Đừng quên đeo micrô, có thể kèm tai nghe đi cùng thiết bị hoặc micrô có dây.
• Tạo khung cho cảnh quay để người xem có thể nhìn thấy đầu và vai bạn.
• Đảm bảo kết nối mạng tốt.
• Khởi động lại thiết bị khoảng 30 phút trước khi phát trực tiếp để tránh bị lỗi hoặc buộc phải cập nhật gì đó trong quá trình phát.
• Hãy vô hiệu hóa tất cả thông báo và cảnh báo của GapoWork trên thiết bị bằng chế độ tắt thông báo để tránh bị gián đoạn trong khi phát.

Diễn tập toàn bộ sự kiện

Khi chạy thử toàn bộ sự kiện, bạn có thể lập kế hoạch về thời gian, khắc phục sự cố công nghệ và xác định mọi vấn đề tiềm ẩn chưa từng xảy ra. Diễn tập trước camera cũng khiến bạn cảm thấy thoải mái hơn vào ngày diễn ra sự kiện.Hãy phát trực tiếp với một nhóm bí mật nhỏ và nhờ họ theo dõi, bình luận hoặc đặt câu hỏi trong buổi phát. Qua đó, bạn biết được điều gì có thể xảy ra. Buổi diễn tập cũng là dịp tốt để bạn đảm bảo mình có đủ băng thông tải lên cần thiết cho sự kiện phát sóng này. Hãy liên hệ với người xem để chắc chắn video của bạn diễn ra ổn thỏa.

Thu hút đối tượng

Tương tác với đối tượng là điều then chốt để mang lại thành công cho mọi sự kiện. Trong khi bạn đang trình bày, hãy đảm bảo có những người thay bạn sẵn sàng trả lời bình luận của đối tượng. Người tạo Video trực tiếp cũng có trách nhiệm theo dõi các câu hỏi mà người xem gửi đến trong phần FAQ, đồng thời thu hút họ bằng cuộc thăm dò ý kiến.Dẫn dắt buổi phát của bạn qua các câu hỏi của đối tượng và khuyến khích nhân viên trả lời trong phần bình luận. Khi trả lời câu hỏi hoặc bình luận của nhân viên, bạn hãy gọi người xem bằng tên của họ để hoạt động tương tác trở nên thân mật hơn.

Luôn chân thực

Mặc dù bản tóm tắt là chìa khóa để sự kiện diễn ra theo đúng thời gian và trình bày được các điểm chính, điều quan trọng không kém là phần thể hiện đừng nên quá cứng nhắc dẫn đến thiếu tự nhiên. Bạn không nên để buổi phát trở thành màn độc thoại kéo dài 90 phút. Lý tưởng nhất, bạn chuẩn bị kỹ lưỡng và bám sát các điểm cần nói nhưng cần trình bày với giọng điệu tự nhiên, chân thật như đang trò chuyện với người xem.Điểm mạnh của Video trực tiếp là cho phép bạn chia sẻ trải nghiệm theo thời gian thực và tạo mối quan hệ kết nối mang tính con người hơn với đối tượng. Hãy dấn bước và đừng e ngại. Chia sẻ câu chuyện và cho đối tượng thấy khía cạnh riêng tư hơn trong con người bạn.