Nguyên nhân khiến đội ngũ của bạn chưa phát huy tối đa hiệu suất làm việc

Chúng ta đều biết, một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn đến hiệu suất làm việc là sự tập trung. Theo Brigid Schulte – phóng viên Washington Post, Giám đốc The Better Life Lab thuộc Trung tâm phi lợi nhuận New American đúc kết: "Không ai có thể hoàn thành đồng thời hai công việc với 100% khả năng tập trung".

Ở cấp độ nhân viên, tập trung hoàn toàn vào công việc là một thử thách lớn, đặc biệt hơn là trong quá trình hợp tác làm việc nhóm. Từ các cuộc họp trao đổi ngắn đến quá trình hợp tác làm việc, xử lý điểm nóng để đạt được các mục tiêu chung đã đặt ra, một bạn khi thiếu tập trung sẽ gây gián đoạn cho quy trình vận hành của đội nhóm. Đồng thời điều này gây ảnh hưởng đến các thành viên khác, hiệu quả làm việc giảm sút, kết quả chung của công việc không như mong đợi.

Do đó, nhà quản lý cần phải nhận ra nguyên nhân khiến đội ngũ nhân sự  bị phân tâm, từ đó tìm ra những giải pháp để không ngừng cải thiện khả năng tập trung của họ

Nguyên nhân khiến đội ngũ của bạn mất khả năng tập trung

• Làm quá nhiều việc cùng một lúc

Công nghệ đa nhiệm có thể khiến người lao động dễ lầm tưởng rằng mình có thể giải quyết nhiều việc trong một lúc, nhưng cuối cùng, điều này khiến cho mọi người mất nhiều thời gian hơn để thực hiện công việc với chất lượng thấp.

Để có thể giải quyết tình trạng ôm đồm quá nhiều việc cùng lúc của nhân sự, các nhà quản lý có thể triển khai sử dụng những công cụ làm việc giúp quản lý công việc hiệu quả hơn. Lên danh sách các công việc cần làm, mức độ quan trọng cùng thời gian phải hoàn thành là cách để thúc đẩy năng suất và tăng hiệu quả công việc cho đội ngũ của bạn.

Đội ngũ của bạn có thể hệ thống hoá đầu việc một cách khoa học dễ dàng hơn với tính năng Minitask trên nền tảng GapoWork. Đồng thời, người quản lý thuận tiện giao việc đến đúng người, đúng thời điểm; lãnh đạo phân chia được đầu việc cụ thể, kiểm soát tiến độ. Trong đội nhóm, người phụ trách đầu việc có thể biết được quá trình giao việc, từ đó hỗ trợ kịp thời các thành viên trong trường hợp khẩn cấp.

• Không nghỉ ngơi

Khi đi làm tại văn phòng, các nhân sự có thể tích cực tương tác với đồng nghiệp  bằng những câu chuyện ngoài lề hay nhâm nhi một tách cà phê để cân bằng tinh thần và cảm xúc. Tuy nhiên, trong thời gian làm việc tại nhà, điều này khó khăn hơn rất nhiều khiến cho nhân viên của bạn lúc nào cũng căng thẳng. Nếu tình trạng này diễn ra thường xuyên, nó khiến nhân sự mất tinh thần làm việc, gây ảnh hưởng khả năng phát huy năng lực của đội ngũ.

Một cuộc khảo sát về Chiến lược Doanh nghiệp của Staples năm 2016 với hơn 3.100 nhân viên cho thấy 52% người được hỏi nghĩ rằng được quản lý khuyến khích nghỉ ngơi một chút sau thời gian dài làm việc căng thẳng sẽ giúp họ không bị kiệt sức và thiếu tập trung trong công việc.

Vì vậy, các nhà quản lý nên tạo môi trường làm việc tích cực với những khoảng thời gian giải trí ngắn là một cách để nhân viên của bạn có thể lấy lại năng lượng cho công việc. Bạn có thể tổ chức một số hoạt động tập thể như minigame, trò chuyện, văn nghệ,... để giúp các thành viên trút bỏ được áp lực.

• Hứa hẹn quá nhiều

Việc hứa hẹn hay ôm đồm những công việc quá sức của nhân viên đến từ tâm lý sợ vuột mất cơ hội, lo lắng rằng sẽ không được giao việc lần nữa. Đảm nhận nhiều việc hơn khả năng khi thời gian không cho phép dẫn tới tình trạng nhân viên của bạn lúc nào cũng ở trạng thái căng thẳng. Bởi vì, nếu không hoàn thành tốt công việc sẽ kéo theo những người khác vào rắc rối.

• Mục tiêu thiếu thực tế

Một mục tiêu thiếu thực tế là khi nó nằm ngoài năng lực và sự phấn đấu của nhân viên, khiến họ không thể tập trung vào công việc. Để có được một mục tiêu thực tế, các nhà quản lý nên cân nhắc về việc: bạn có trong tay đội ngũ nhân viên trình độ như thế nào? Khả năng triển khai theo đúng tiến độ ra sao?. Nếu như trình độ của nhân sự chưa thể đáp ứng được những mục tiêu chung thì doanh nghiệp nên tổ chức những buổi đào tạo chuyên ngành, các kỹ năng liên quan nhằm nâng cao chất lượng người lao động để phục vụ cho sự bền vững và lâu dài.

• Không rõ mục tiêu cụ thể

Khi người quản lý giao việc mà không nói rõ yêu cầu cụ thể, mục tiêu mong muốn thì có thể dẫn tới việc nhân viên hiểu sai ý, triển khai công việc cũng không đem lại kết quả như mong đợi. Hãy cố gắng truyền đạt cho nhân viên một cách rõ ràng về mục tiêu then chốt và những việc họ cần làm trước khi bắt đầu công việc sẽ tránh được các hiểu nhầm và sai sót không đáng có.

Giải pháp giúp đội ngũ của bạn nâng cao hiệu suất công việc

Những nguyên nhân về mặt tâm lý kể trên hoàn toàn đều có giải pháp, hiệu suất làm việc của nhân viên nói riêng và doanh nghiệp nói chung có thể được cải thiện bằng cách đặt ra những kỳ vọng rõ ràng, phù hợp với từng người. Tạo động lực cho nhân sự luôn là thứ tiên quyết khi ban lãnh đạo muốn rằng họ thực sự tận tâm với tổ chức cũng như trong công việc.

GapoWork- nền tảng giao tiếp dành cho doanh nghiệp có tính năng “Ghi nhận” nhân viên như một sự khích lệ với mỗi cá nhân khiến họ cảm thấy mình đang đạt được hiệu quả công việc mong muốn. Từ đó họ sẽ càng cố gắng và sáng tạo hơn.

Tính năng Quản lý công việc trên nền tảng GapoWork, giúp mỗi cá nhân linh hoạt về các đầu mục công việc, có các trạng thái như: Việc cần làm, đang hoàn thành, đã hoàn thành. Tránh tình trạng nhân viên bỏ sót quá trình, tăng hiệu suất làm việc cũng như giúp người quản lý có thể kiểm soát được đang giao việc cho ai. Điều này giúp cho các nhân sự, phòng ban trong tổ chức phối hợp làm việc hiệu quả, đảm bảo duy trì tiến độ theo đúng với kế hoạch đã đưa ra.

Ngoài ra, trong việc truyền tải mục tiêu của tổ chức sao cho rõ ràng để thông tin không bị sai lệch, GapoWork tích hợp Zoom là một trong những lựa chọn tối ưu nhất dành cho doanh nghiệp khi có thể tổ chức cuộc họp online nhanh chóng chỉ với một chạm, lên lịch cuộc họp theo thời gian mong muốn.

Mong rằng qua bài viết trên, đã giúp bạn tìm ra lời giải đáp cho nguyên nhân khiến nhân sự của bạn chưa hoàn toàn tập trung cho công việc để cải thiện kết quả công việc và có một đội ngũ vững mạnh nhất.