Bí quyết tăng tính liên kết giữa các thành viên trong team khi làm việc tại nhà

Làm việc từ xa dường như đã quá quen thuộc với mọi người khi tình hình dịch bệnh đang diễn ra vô cùng phức tạp. Thậm chí, nhiều doanh nghiệp đã chuẩn bị kế hoạch dài hơi để nhân viên có thể linh động trong giai đoạn làm việc tại nhà. Thế nhưng, work from home vẫn khiến các tổ chức phải lo lắng về hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên và sự gắn kết của các phòng ban. Vậy các lãnh đạo, quản lý cần làm gì để tăng tính liên kết giữa các thành viên trong team khi làm việc tại nhà

Làm việc tại nhà có rất nhiều thuận lợi, đặc biệt là bạn có thể tự chủ trong thời gian, thế nhưng bên cạnh đó vẫn tồn tại những khó khăn nhất định. Hãy cùng tìm hiểu những khó khăn khi làm việc tại nhà mà ai cũng gặp phải.

1. Không gian làm việc

Không gian làm việc cũng là một lý do tác động đến hiệu suất làm việc và nó ảnh hưởng rất lớn đến sự tập trung của bạn. Có rất nhiều người thường đặt bàn làm việc ngay tại phòng ngủ gần giường. Điều này sẽ khiến cho tinh thần cần phải làm việc nghiêm túc của bạn bị tác động và dễ xao nhãng, mất tập trung. Làm việc tại nhà khiến nhiều người dễ bị ảnh hưởng bởi những người thân xung quanh, những công việc nhà chồng chất có thể khiến họ stress và giảm hiệu quả chất lượng công việc.

2. Khoảng cách

Thời gian dài làm việc tại nhà có thể khiến nhân viên trong cùng một công ty không có cơ hội kết nối và hiểu về nhau hơn, từ đó khi có một dự định,  nào đó cần sự phối hợp giữa mọi người thì công việc sẽ không thể đạt kết quả tốt nhất. Làm việc một mình tại nhà trong không gian kín mà không có ai trò chuyện cùng sẽ khiến bạn mệt mỏi và căng thẳng thậm chí là cô đơn vì chỉ trao đổi công việc qua Internet thay vì gặp mặt trực tiếp tại văn phòng.

3. Lịch làm việc xáo trộn

Giữ khung giờ thức dậy như thường ngày để có được sự tỉnh táo, nhiều người có xu hướng ngủ thêm và thức dậy quá sát thời gian bắt đầu làm việc. Bạn sẽ sẽ bị mệt mỏi hay uể oải và không muốn bắt đầu làm việc ngay.

Làm việc từ xa cũng đồng nghĩa với việc thực hiện các cuộc họp online. Nếu không có khả năng sắp xếp công việc hiệu quả, bạn rất dễ bị chồng chéo nhiều việc, quản lý thời gian kém hiệu quả sẽ không đảm bảo được hiệu suất công việc.

Điều này còn dẫn đến hệ quả rằng các quản lý sẽ khó có thể nắm bắt được tình trạng làm việc của nhân viên, dẫn đến việc không thể kiểm soát và điều chỉnh được thái độ làm việc của từng cá nhân.

Tips để tăng tính liên kết giữa các thành viên trong đội ngũ  

1. Giữ tương tác với mọi người

Một trong những khó khăn khi làm việc từ xa là khoảng cách khiến cho mọi thành viên khó giao tiếp, trao đổi trực tiếp với nhau như tại văn phòng. Điều đó trở thành rào cản làm cho sự tương tác giảm đi, dẫn tới công việc chung tiến hành kém hiệu quả. Vấn đề giao tiếp nơi công sở đóng vai trò quan trọng trong công việc giúp các cá nhân có thể trao đổi và giải quyết công việc một cách nhanh chóng và chính xác.

Trò chuyện mỗi ngày, tương tác với đồng nghiệp để gia tăng tinh thần đoàn kết chính là cách tốt nhất để bạn có thể vượt qua khoảng cách trong quá trình làm việc từ xa. Trao đổi sôi nổi hơn về dự án chung bằng các cuộc họp trực tuyến qua Zoom trên nền tảng giao tiếp miễn phí GapoWork thay vì chỉ nhắn tin thông thường. Các lãnh đạo, quản lý có thể khuyến khích nhân viên Call Audio/ Video HD để làm việc nhóm hiệu quả hơn.

Hơn nữa, nhiều trò chơi hoạt náo, vui vẻ trong các cuộc họp trực tuyến Zoom cũng giúp gia tăng tinh thần làm việc cho tất cả mọi người. Duy trì sự kết nối với các bộ phận, phòng ban trong công ty không những giúp bạn cảm thấy giảm bớt stress, áp lực về khoảng cách khi làm việc tại nhà mà còn có tinh thần vui vẻ, nhiều năng lượng để hoàn thành tốt công việc.

2. Kết nối thành viên qua nền tảng giao tiếp chung  

Để duy trì hiệu quả làm việc từ xa tốt nên lựa chọn một nền tảng công nghệ trở thành phương thức liên lạc được tối ưu hóa, phù hợp với cách tổ chức mô hình làm việc giúp đội ngũ kết nối, tương tác, doanh nghiệp được cải thiện về xây dựng văn hoá và truyền thông nội bộ.

GapoWork là nền tảng giao tiếp miễn phí cho doanh nghiệp sở hữu giao diện thân thiện, dễ sử dụng với các tính năng thông minh giúp doanh nghiệp kết nối toàn diện và xây dựng văn hoá doanh nghiệp như:

• Nhóm chung, Nhóm chat giúp nhân viên trao đổi thông tin nhanh chóng, dễ dàng.
• Kết nối và tương tác tức thì qua tính năng Call Audio/ Video HD.
• Tạo các hoạt động truyền thông nội bộ, chia sẻ về văn hoá công ty bằng tính năng Zoom không giới hạn hoặc Livestream.
• Thăm dò ý kiến để tổng hợp đóng góp, nhận xét của tất cả thành viên trong nhóm.
• Tổ chức, cổ vũ, khích lệ tinh thần làm việc của nhân sự qua tính năng Ghi nhận.
• Quản lý bộ máy công ty qua tính năng Sơ đồ tổ chức.
• Tăng sự gắn kết giữa các bộ phận với Bài viết và Bày tỏ cảm xúc.
• …

Sở hữu những ưu điểm vượt trội phù hợp với của nhiều doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam, GapoWork được đánh giá sẽ trở nên phổ biến, là công cụ giao tiếp và gắn kết đội ngũ hiệu quả và truyền thông nội bộ tiện lợi, nhất là khi  làm việc từ xa đang là xu hướng được lựa chọn giữa mùa dịch Covid này.

3. Chia sẻ thông tin nhiều hơn

Khi một thành viên trong team cảm thấy việc giao tiếp với những người còn lại dần trở nên mơ hồ hoặc họ không hiểu những điều bạn truyền đạt, họ sẽ không biết bạn đang đòi hỏi điều gì? Việc này dẫn đến tâm lý lo lắng và có khả năng làm giảm hiệu quả công việc chung.

Trong một nhóm, điều quan trọng của tất cả các thành viên là làm giảm sự không chắc chắn đó bằng cách chia sẻ với họ những điều họ nên biết về mọi vấn đề mà bạn có thể chia sẻ, ví dụ như mục tiêu của dự án, định hướng, chiến lược của nhóm để đạt được thành tích... Chia sẻ càng nhiều thông tin càng tốt để tạo ra sự liên kết giữa các thành viên giúp mọi người cảm thấy tin tưởng, tích cực và muốn cố gắng cho mục tiêu chung của nhóm.

4. Tin tưởng đồng đội và tôn trọng ý kiến riêng

Khi làm việc cùng nhiều thành viên trong một nhóm, mâu thuẫn hay xung đột ý kiến là chuyện không thể tránh khỏi. Nên khi tham gia các cuộc họp online để báo cáo công việc thì vị trí trưởng nhóm nên chia sẻ, thống nhất quan điểm để mỗi thành viên đều tôn trọng ý kiến của mọi người, tranh luận, trao đổi trong không khí vui vẻ, thoải mái. Đó là cách để mỗi thành viên biết được cần tôn trọng phản hồi của người khác và lắng nghe góp ý với thái độ tích cực nhất.

Bên cạnh đó, sự tin tưởng đồng đội quan trọng như cách bạn thuyết phục họ tin mình. Niềm tin sẽ giúp cả nhóm cùng làm việc tốt hơn vì một mục tiêu chung ban đầu. Vì môi trường làm việc nhóm hiệu quả là nơi mọi người thoải mái chấp nhận rủi ro hợp lý trong giao tiếp, ủng hộ các quan điểm và thực thi hành động. Các thành viên trong nhóm tin tưởng lẫn nhau và lắng nghe ý kiến của nhau.