Các sai lầm thường gặp trong quy trình quản lý dự án

Do đó, biết trước được những sai lầm thường gặp sẽ giúp các nhà quản trị tránh được các rủi ro, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý và đạt được kết quả tốt. Hãy cùng GapoWork tìm hiểu các lỗi thường gặp trong quy trình quản lý dự án nhé!  

1. Quy trình quản lý dự án là gì?

Quy trình quản lý dự án là quá trình mà các nhà quản trị sử dụng kỹ năng, kiến thức cùng công cụ và kinh nghiệm để lập kế hoạch, sắp xếp thời gian, nhân lực và giám sát việc thực hiện dự án. Mục tiêu của quy trình này là đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách cho phép và đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn.

Xem thêm : Tìm hiểu thêm về app quản lý dự án Gapowork

Bên cạnh đó, quy trình giúp cho việc quản lý dự án trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, khi sử dụng quy trình không đúng, các nhà quản trị có thể gặp phải một số sai lầm, gây ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng. 

2. Các sai lầm thường gặp trong quy trình quản lý dự án

2.1. Lên kế hoạch không đầy đủ và chi tiết

Trong quản lý dự án, sai lầm mà các nhà quản trị thường gặp là lên kế hoạch không đầy đủ và chi tiết. Nhiều quản lý chỉ lên kế hoạch tổng quát mà không đi cụ thể vào từng chi tiết, do đó thường khó khăn trong việc thực hiện và kiểm soát dự án. Kế hoạch càng đầy đủ sẽ giúp cho việc thực hiện dự án càng dễ dàng hơn, giúp xác định rõ các bước, tiến độ, công việc, người chịu trách nhiệm và thời hạn.

Để khắc phục sai lầm này, chúng ta cần lên kế hoạch tỉ mỉ, bao gồm các bước chi tiết để đảm bảo hiểu rõ về quy trình thực hiện, tiến độ, các công việc cần thiết và mốc thời gian. Những thông tin trên sẽ giúp cho việc theo dõi và kiểm soát dự án dễ dàng hơn và giảm thiểu các rủi ro không cần thiết.

Xem thêm: Các ứng dụng quản lý công việc hiên nay

2.2.  Không giao tiếp thường xuyên và hiệu quả với các thành viên trong dự án

Trong quá trình triển khai, đôi khi mọi người thường mắc phải lỗi cơ bản là không giao tiếp thường xuyên với thành viên trong dự án. Nếu lỗi này kéo dài, trong nhóm bắt đầu xuất hiện các hiểu nhầm cùng với sự gián đoạn khi truyền tải các thông tin quan trọng trong quá trình làm việc. Điều đó có thể gây ra các sự cố ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng của dự án, chẳng hạn như thành viên nhóm mâu thuẫn, bất hòa. 

Để tránh khỏi trường hợp trên, chúng ta cần thiết lập các kênh giao tiếp rõ ràng, đảm bảo thông tin được truyền tải xuyên suốt, đầy đủ, đến đúng người nhận để tránh hiểu nhầm. Nhà quản lý cũng nên tổ chức các buổi họp, trao đổi định kỳ để mọi người trong nhóm báo cáo tiến độ, chia sẻ công việc và những thông tin quan trọng khác. 

2.3. Chưa có công cụ hỗ trợ quản lý tài nguyên tốt

Thiếu hay chưa có công cụ hỗ trợ quản lý tài nguyên cũng là một trong những sai lầm các nhà quản trị thường gặp phải. Khi quản lý không tốt, triển khai dự án vượt quá ngân sách, trễ hạn là điều khó có thể tránh khỏi. Đồng nghĩa với việc, một vài xáo trộn trong công việc xuất hiện gây ảnh hưởng đến chất lượng làm việc của từng thành viên và tiến độ dự án. 

Nhà quản trị cần lập kế hoạch quản lý tài nguyên, bao gồm phân bổ ngân sách, sắp xếp thời gian và quản lý nhân sự hiệu quả. Nghĩa là bạn cần đảm bảo rằng các tài nguyên mà bạn có được phân chia đúng cách và đúng theo kế hoạch đã đề ra. Tìm kiếm các công cụ như giải pháp, nền tảng quản lý nhân sự, lịch biểu/thời gian làm việc giúp nhà quản trị nhanh chóng giảm thiểu các rủi ro không cần thiết và đảm bảo dự án được thực hiện đúng lộ trình, chất lượng. 

2.4. Phân công công việc thiếu khoa học

Một sai lầm khác thường xảy ra trong quy trình quản lý dự án là khi nhà quản trị phân chia công việc cho các thành viên trong nhóm thiếu khoa học, dẫn đến ảnh hưởng chung đến tiến độ của dự án. Sai lầm này bắt đầu từ việc thiếu các công cụ hỗ trợ quản lý công việc và dự án hay chưa khai thác triệt để công năng của nó.   

Tuy nhiên, để khắc phục sai lầm này, chúng ta có thể tìm hiểu và nghiên cứu các giải pháp công nghệ trợ quản lý, phân chia công việc đang thịnh hành hiện nay. Các giải pháp quản lý này sẽ giúp chúng ta quản trị nhiệm vụ của đội nhóm hiệu quả hơn, giao đúng người đúng việc. Đồng thời, nhà quản lý dễ giám sát tiến độ và đánh giá công việc của từng cá nhân hay cả dự án.  

2.5. Không kiểm soát được rủi ro

Khi quản lý dự án, chúng ta cần đưa ra một vài kế hoạch dự phòng bên cạnh kế hoạch chính. Việc này bao gồm việc tăng cường giám sát và theo dõi tiến độ dự án, xây dựng kế hoạch dự phòng và phân bổ nguồn lực để đảm bảo rằng dự án sẽ được triển khai một cách suôn sẻ và hiệu quả. Nếu không, các nhà quản trị dễ đối mặt với các trở ngại và rủi ro không mong muốn, đồng thời mọi thứ sẽ vượt ngoài tầm kiểm soát.  

Để khắc phục tình trạng này, chúng ta có thể thiết lập thêm danh sách các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình triển khai dự án và lên kế hoạch hành động để giảm thiểu tác động của chúng. Điều này có thể bao gồm việc đánh giá và ưu tiên các rủi ro theo mức độ ảnh hưởng và xác định các biện pháp phòng ngừa.

3. Hạn chế sai lầm trong quy trình quản lý dự án cùng GapoWork

Với những sai lầm mà chúng tôi đã liệt kê ở trên, để quản lý dự án hiệu quả, các doanh nghiệp nên ưu tiên ứng dụng giải pháp công nghệ hỗ trợ quản trị dự án và công việc. Trong số các giải pháp phổ biến hiện nay, GapoWork - không gian làm việc số với hơn 26 tính năng ưu việt được triển khai thành công bởi +1000 khách hàng, trong đó có những doanh nghiệp hàng đầu như BIDV, EVN, Momo… 

Giải pháp công nghệ GapoWork hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân có thể triển khai các công việc, dự án một cách hiệu quả và tiện lợi hơn, đồng thời giảm thiểu tối đa các sai lầm trong khi thực thi. 

GapoWork cung cấp cho người dùng nhiều tính năng và công cụ hữu ích để quản lý dự án, bao gồm lập danh sách công việc, phân công công việc cho từng nhân viên, quản lý tài nguyên. Bên cạnh đó, giải pháp còn cho phép người dùng tương tác và chia sẻ thông tin với các thành viên trong nhóm, giúp tăng tương tác và cải thiện hiệu quả của dự án.

Tính năng Báo cáo "real-time" là một tính năng quan trọng của GapoWork giúp cho nhà quản lý có thể giám sát chặt chẽ tiến độ của các công việc diễn ra trong dự án mọi lúc mọi nơi. Tính năng này cho phép nhà quản lý đánh giá chính xác hiệu quả làm việc của từng thành viên trong nhóm và căn cứ vào các chỉ số để phát hiện nhanh các điểm nóng trong dự án.

Với tính năng Báo cáo, nhà quản lý có thể đưa ra hướng giải quyết phù hợp để giải quyết các vấn đề nhanh chóng và hiệu quả. Điều này giúp cho dự án được triển khai một cách suôn sẻ và đạt được kết quả tốt nhất. 

Với GapoWork, người dùng sẽ không còn phải đối mặt với tình trạng phân tán dữ liệu trên nhiều ứng dụng khác nhau trong quá trình giao tiếp và trao đổi công việc. Tất cả thông tin chia sẻ sẽ được tự động lưu vào hệ thống, giúp cho mọi thành viên trong nhóm tiết kiệm tối đa thời gian tìm kiếm thông tin và đảm bảo tiến độ công việc được giao được thực hiện đúng hạn.

Điều này giúp cho quá trình quản lý dự án trở nên đơn giản và hiệu quả hơn, giúp cho các thành viên trong nhóm có thể tập trung vào công việc của mình mà không phải lo lắng về việc tìm kiếm thông tin và dữ liệu.

Ngoài ra, GapoWork vừa phát triển thêm Tính năng Nhóm cộng tác có tích hợp Chat, Giao việc và lịch biểu giúp tối ưu thời gian giao việc và trao đổi công việc. Nhà quản lý có thể giao việc nhanh chóng ngay trong cửa sổ Chat bằng một tin nhắn hoặc một tập tin.

Nói tóm lại, GapoWork là một sản phẩm tốt và phù hợp cho các tổ chức, doanh nghiệp trong việc quản lý và thực hiện các công việc, dự án một cách hiệu quả và tiện lợi hơn.

Kết luận

Trong quá trình quản lý dự án, việc gặp phải các sai lầm là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, những sai lầm này có thể được khắc phục thông quan việc ứng dụng giải pháp công nghệ vào quy trình quản lý dự án chuyên nghiệp. Nhờ đó, dự án được triển khai một cách trơn tru và hiệu quả hơn. Không chỉ giúp giảm thiểu các sai sóttrong quá trình tiến hành, mà còn giúp cho nhà quản lý có thể kiểm soát tốt hơn tiến độ dự án và đảm bảo các mục tiêu được đạt được đúng hạn.

Với sự hỗ trợ của các công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp như giải pháp số GapoWork, doanh nghiệp dễ dàng đi vào vận hành tốt hơn, đội nhóm làm việc hiệu suất cao, dự án đạt kết quả tốt. Để nhận tư vấn 1-1 và demo trải nghiệm giải pháp miễn phí 7 ngày, hãy đăng ký ngay tại đây.