Các ứng dụng quản lý công việc hiên nay

Các ứng dụng quản lý công việc đang dần trở thành công cụ đắc lực góp phần vào việc cải thiện hiệu suất cá nhân và nâng cao chất lượng hợp tác đội nhóm. Đối với doanh nghiệp, áp dụng các phần mềm trên vào quy trình vận hành là điều cực kỳ cần thiết để tối ưu nguồn lực.

Nếu còn đang cân nhắc việc có nên sử dụng ứng dụng quản lý công việc hay không, hoặc chưa biết các tiêu chí để đánh giá, lựa chọn phần mềm là gì, xem ngay bài viết dưới đây bài dưới đây của GapoWork để tìm câu trả lời nhé!

Ưu điểm của các ứng dụng quản lý công việc

Khi doanh nghiệp sở hữu giải pháp quản lý công việc hiệu quả, việc điều hành, phân công, theo dõi hay xử lý công việc trở nên dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn. 

Sắp xếp, theo dõi và báo công việc khoa học

Ứng dụng quản lý công việc sẽ giúp bạn sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên thời hạn phải hoàn thành, từ đó giải quyết nhanh chóng và lần lượt theo trình tự hợp lý nhất. Việc của bạn chỉ đơn giản là liệt kê ra đầy đủ và chi tiết từng đầu việc được giao. 

Trên giao diện trực quan của phần mềm, hệ thống sẽ cung cấp góc nhìn bao quát, toàn diện những công việc được phân chia theo từng trạng thái: đã làm, đang làm, chờ duyệt, đã hoàn thành. Đây cũng là điểm cộng khi làm việc theo nhóm, phòng ban. Trưởng nhóm và các thành viên khác có thể cùng theo dõi tiến độ dự án, kịp thời đưa ra những phương án điều chỉnh phù hợp để đảm bảo kết quả cuối cùng.

Ứng dụng quản lý giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc

Khi có sự hỗ trợ của ứng dụng quản lý công việc, từ khâu giao việc, xét duyệt, thực hiện đến khi hoàn thành sẽ đều được chuẩn hoá theo trình tự thống nhất. Không chỉ đội ngũ nhân viên thuận tiện trong việc quản lý thời gian hiệu quả mà các nhà quản lý cũng có thể sát sao trong việc đánh giá, theo dõi khối lượng làm việc của từng nhân viên, tránh tình trạng giao việc quá tải.

GapoWork gợi ý: Ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Tự động thông báo, nhắc nhở, đảm bảo tiến độ

Một tiện ích nổi bật không thể bỏ qua của các ứng dụng quản lý công việc chính là tự động nhắc nhở khi sắp đến deadline. Nếu từng gặp tình trạng quên mất hạn hoàn thành vì quá tải công việc thì giờ đây phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn giải quyết. Tính năng này còn giúp bạn lên kế hoạch một cách hợp lý, tránh sắp xếp trùng lặp các công việc trong cùng thời điểm.

​​ Chẳng hạn như khi doanh nghiệp sử dụng không gian làm việc số GapoWork, người dùng sẽ được trải nghiệm tính năng Calendar - Lịch biểu nhằm mục đích quản lý lịch và các deadline công việc theo ngày - tuần - tháng một cách hiệu quả. Đồng thời, Calendar còn được đồng bộ với Chat để tự động xuất hiện trên lịch biểu trong trường hợp bạn đặt lịch họp nhóm Zoom.

Thúc hiệu quả cộng tác, làm việc đội nhóm

Trên một không gian chung, việc trao đổi và xử lý thông tin giữa các thành viên trong cùng một nhóm hay dự án sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết. Tách bạch những trao đổi riêng tư, nhiều  ứng dụng quản lý công việc cho phép người dùng dễ dàng chia sẻ tài liệu dưới nhiều hình thức khác nhau như Text, hình ảnh, video, hyperlink,... Quản lý công việc nhóm thông qua Gapowork

Với GapoWork, đội ngũ có thể trao đổi công việc không giới hạn bằng cả hình thức họp nhóm Zoom hoặc Livestream, gọi Video. Tính năng này giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi, rút ngắn thời gian tiếp nhận thông tin và kịp thời xử lý vấn đề.

Lưu ý khi lựa chọn các ứng dụng quản lý công việc trong doanh nghiệp

Các tính năng của ứng dụng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp

Tuỳ thuộc vào mô hình kinh doanh, quy mô và tài chính của doanh nghiệp mà việc lựa chọn ứng dụng quản lý công việc hoàn toàn khác nhau. Đồng thời, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu sử dụng để tìm ra phần mềm phù hợp nhất. Các nhà cung cấp sẽ đưa cho doanh nghiệp bản dùng thử để trải nghiệm miễn phí. Nếu khách hàng cảm thấy hài lòng, doanh nghiệp có thể cân nhắc nâng cấp lên bản trả phí với những chức năng được  tối ưu hơn. 

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý công việc phải cung cấp những chỉ số khách quan về ưu điểm, nhược điểm dựa trên kết quả làm việc của nhân viên, giúp các trưởng nhóm đưa ra đánh giá khách quan về hiệu suất và kịp thời ghi nhận những đóng góp của họ trong sự phát triển của doanh nghiệp.

Sử dụng được trên các hệ điều hành, nền tảng khác nhau

Đây là yếu tố cần ưu tiên để cân nhắc và xem xét khi lựa chọn phần mềm. Với nhu cầu làm việc từ xa và di chuyển ngày một tăng cao, cũng như việc mở rộng ra nhiều quy mô, chi nhánh, những ứng dụng quản lý công việc nên được tối ưu trên cả giao diện điện thoại để người dùng có thể truy cập và xử lý mọi lúc mọi nơi. 

Lựa chọn đơn vị cung cấp ứng dụng quản lý công việc uy tín

Doanh nghiệp nên lựa chọn các ứng dụng quản lý công việc của các nhà cung cấp uy tín, hoặc những phần mềm “Make in Việt Nam” từ sản phẩm của các tập đoàn công nghệ Việt. Bởi điều này sẽ quyết định đến chất lượng của phần mềm, các tính năng được phát triển dựa trên quy mô và bám sát với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp Việt. 

Hơn nữa, các nhà cung cấp uy tín cũng sẽ có dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn. Trong trường hợp doanh nghiệp đang cần mở rộng quy mô, nhà cung cấp sẽ là đơn vị hỗ trợ bạn trong việc bổ sung thêm các tính năng quản lý phù hợp. 

Ra mắt vào tháng 05/2021, không gian làm việc số GapoWork vinh dự được đồng hành cùng hơn 600 tổ chức, kiến tạo "văn phòng số", trong đó có các doanh nghiệp lớn như BIDV, HSV Group, Karofi, Edufit… Với bộ công cụ gồm 21 chức năng, GapoWork hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết bài toán giao tiếp và trao đổi công việc, cải thiện hiệu suất làm việc của đội ngũ, hoàn thiện không gian lao động số “trên mây”.

Với những lợi ích mà ứng dụng quản lý công việc mang lại, không có lý do gì để doanh nghiệp từ chối một giải pháp hỗ trợ thúc đẩy năng suất, chuẩn hóa quy trình vận hành. Các tính năng của không gian làm việc số GapoWork được xây dựng nhằm mục đích tối ưu không gian làm việc và đẩy mạnh chuyển đổi số trong doanh nghiệp.