Cách để cải thiện khả năng giao tiếp nội bộ mùa "work from home"

Việc kết nối đội nhóm khi làm việc tại văn phòng vốn đã có nhiều khó khăn thì khi chuyển sang làm việc từ xa những giao tiếp trong công việc càng dễ bị gián đoạn, thiếu kết nối. Nếu doanh nghiệp không có một công cụ tương tác thống nhất chắc chắn khi làm việc từ xa, sự tương tác giữa các thành viên sẽ trở nên lỏng lẻo. Điều đó dẫn đến hiệu suất làm việc cũng bị giảm đi đáng kể. Vậy làm thế nào để cải thiện khả năng giao tiếp nội bộ mùa “work from home”? Hãy cùng tham khảo vài gợi ý dưới đây nhé!

1. Duy trì giao tiếp của nhân viên trong công việc hằng ngày

Trong giao tiếp thường nhật với đồng nghiệp khi làm việc từ xa các ứng dụng chat miễn phí như: Zalo, Facebook, Messenger,... dường như là công cụ giao tiếp được sử dụng nhiều nhất. Tuy nhiên, các ứng dụng chat kể trên vốn được sinh ra nhằm phục vụ cho việc giao tiếp không đồng bộ. Chính vì thế, doanh nghiệp nên có một không gian cộng tác làm việc hoàn toàn biệt lập so với các kênh giao tiếp quá nhiều người dùng và tiềm ẩn nguy cơ gây mất tập trung cao.

GapoWork - nền tảng giao tiếp miễn phí dành cho doanh nghiệp chính là một trong những công cụ tuyệt vời để mọi người cùng nhau thảo luận vấn đề, trao đổi tài liệu và giao tiếp hàng ngày. Những tính năng thân thiện với người dùng như: Chat, Chat nhóm, tạo cuộc họp online Zoom, Livestream, Gọi Audio/ Video HD... sẽ giúp nhân viên tương tác, chia sẻ thường xuyên mọi nơi mọi lúc dễ dàng hơn. Ngoài ra, việc sử dụng đồng nhất một nền tảng giao tiếp nội bộ chung giúp các cấp quản lý, lãnh đạo nắm bắt thông tin và tiến độ công việc hiệu quả hơn khi làm việc từ xa. Đây được xem là cách giao tiếp sát sườn nhất với tiêu chí quản lý công việc tốt, gắn kết đội ngũ, xây dựng văn hóa doanh nghiệp...

2.  Thiết lập cuộc họp trực tuyến định kỳ

Việc tạo lập cuộc họp trực tuyến định kỳ mỗi tuần không chỉ giúp nhân viên trong vấn đề bàn luận công việc, thảo luận ý kiến mà còn là phương pháp hiệu quả giúp nâng cao giao tiếp nội bộ. Họp online qua tính năng Zoom được tích hợp sẵn trên GapoWork sẽ giúp mọi thành viên của đội ngũ đều có thể thấy được hình ảnh của nhau ngay cả khi làm việc từ xa. Không chỉ vậy, toàn bộ nhân viên có thể trải nghiệm các tính năng mới trên nền tảng vừa giúp duy trì kết nối, thảo luận công việc, tổng hợp ý kiến, trao đổi, hỏi đáp, vừa có thể họp trực tuyến trên một nền tảng duy nhất.

3. Giao tiếp bằng hình ảnh

Hình ảnh cũng giúp cải thiện giao tiếp từ xa mà không làm mọi người choáng ngợp với quá nhiều thông tin. Chúng mang lại sự nhất quán trong giao tiếp, đảm bảo mọi người trong nhóm đều hiểu đúng và hạn chế sự nhầm lẫn.

Dưới đây là một số cách để sử dụng giao tiếp bằng hình ảnh ở nơi làm việc từ xa mà bạn có thể áp dụng:

• Sử dụng các biểu tượng và đồ họa để làm cho thông tin kỹ thuật dễ hiểu hơn.
• Truyền đạt các thay đổi trong quy trình của công ty bằng sơ đồ và bản đồ tư duy.
• Tạo các trang thuyết trình để tổng hợp điều cần làm sau các cuộc họp trực tuyến.
• Cung cấp danh sách kiểm tra (checklist) để giúp nhân viên theo dõi các nhiệm vụ của họ.

4. Tạo lập thời gian dành riêng cho việc giao tiếp

Thời gian dành riêng cho việc giao tiếp hiểu một cách đơn giản là thời gian nhân viên được phép trò chuyện những vấn đề ngoài công việc với đồng nghiệp. Việc các nhân viên có thể kết nối, tương tác và trao đổi với nhau về những vấn đề trong cuộc sống không chỉ giúp họ cảm thấy bớt căng thẳng, áp lực về công việc mà còn giúp họ gắn bó, thân thiết hơn, hiểu nhau hơn từ đó mà tạo ra những kết quả công việc nhóm xuất sắc hơn. Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng có thể tạo những hoạt động giao tiếp với nhân viên mà không liên quan đến công việc để thúc đẩy sự gắn kết. Điều này giúp mối quan hệ giữa nhân viên và lãnh đạo được cải thiện và nâng cao.

Để có kết quả công việc tốt cũng như nâng cao khả năng giao tiếp nội bộ cho doanh nghiệp thì cần sự cố gắng của cả lãnh đạo và nhân viên. Việc học cách thích nghi với  môi trường giao tiếp nội bộ khi làm việc từ xa của nhân viên là cần thiết để dù trong bất cứ hoàn cảnh nào cũng có thể gắn kết, hiểu nhau và thực hiện công việc đạt được hiệu quả tốt nhất.