Có nên tích hợp quản lý công việc cho phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ?

Nhưng liệu có nên tích hợp quản lý công việc vào phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ hay không? Đây là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp nhỏ đang rất băn khoăn. Hãy cùng GapoWork đi tìm câu trả lời về vấn đề này nhé! 

1. Tích hợp quản lý công việc vào phần mềm quản lý là gì?

Đây là việc kết hợp tính năng quản lý công việc vào phần mềm quản lý doanh nghiệp. Việc tích hợp này giúp cho nhân viên trong doanh nghiệp có thể quản lý công việc của mình một cách dễ dàng và hiệu quả hơn, đồng thời giúp cho quản lý có thể giám sát và đánh giá tiến độ công việc của nhân viên một cách hiệu quả.

Khi tích hợp quản lý công việc vào phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ, công việc của nhân viên sẽ được phân chia rõ ràng, có thể lên lịch và quản lý được tiến độ công việc. Nhân viên có thể dễ dàng biết được mình cần làm gì và trong thời gian nào, đồng thời cũng giúp cho quản lý có thể kiểm soát được việc làm của từng nhân viên một cách dễ dàng.

2. Ưu điểm khi tích hợp quản lý công việc vào phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ

2.1. Tiết kiệm thời gian

Thay vì phải sử dụng nhiều ứng dụng riêng biệt để quản lý các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp, tích hợp tất cả chúng vào một phần mềm quản lý duy nhất sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian. Chỉ cần sử dụng một phần mềm để quản lý tất cả các nhiệm vụ và quy trình sẽ giúp mọi người dễ theo dõi thông tin hơn trong quá trình làm việc mà không cần phải ghép nối thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. 

2.2. Giúp tăng hiệu quả công việc

Việc tích hợp giữa quản lý công việc và quản lý doanh nghiệp nhỏ giúp nhân viên chủ động sắp xếp nhiệm vụ một cách khoa học, hiệu quả hơn. Các tính năng quản lý công việc sẽ giúp bạn giao đúng người, đúng việc, giám sát tiến độ hiệu quả, tạo deadline và mức độ ưu tiên cho từng đầu việc.  

2.3. Đồng bộ hóa thông tin

Tích hợp quản lý công việc vào phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ giúp đồng bộ hóa thông tin giữa các bộ phận và nhân viên. Thông tin về các công việc, tiến độ, thời gian hoàn thành được cập nhật và chia sẻ trên nền tảng chung, giúp giảm thiểu tình trạng thông tin lặp lại và không chính xác.

2.4. Giảm thiểu các sai sót trong quá trình làm việc

Khi tích hợp quản lý công việc, các doanh nghiệp nhỏ có thể giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc. Các công việc được phân bổ và theo dõi một cách chính xác, giúp loại bỏ các sai sót do nhân viên làm việc không đúng quy trình hoặc quên một số công việc quan trọng.

3. Những lưu ý khi tích hợp quản lý công việc vào phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ

3.1. Lựa chọn phần mềm phù hợp

Việc tích hợp quản lý công việc vào phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ cần phải được thực hiện dựa trên nhu cầu và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp. Điều này giúp cho quá trình tích hợp được thực hiện một cách hiệu quả nhất, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp. Khi lựa chọn phần mềm để tích hợp, cần xem xét trên các khía cạnh như các tính năng, giao diện, hỗ trợ khách hàng, giá cả, tùy chỉnh, khả năng tích hợp với các phần mềm khác...

3.2. Đảm bảo tính ổn định và an toàn

Sau khi đã tích hợp quản lý công việc vào phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ, cần thường xuyên đánh giá và cải tiến để đảm bảo tính ổn định và an toàn của sản phẩm. Đồng thời công tác này có thể nâng cao hiệu quả và tính ứng dụng của quá trình tích hợp. Việc đánh giá và cải tiến sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất làm việc, tăng tính linh hoạt và hiệu quả của công việc quản lý.

3.3. Đào tạo nhân viên sử dụng

Tích hợp quản lý công việc vào phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi nhân viên phải thực hiện nhiều thao tác khác nhau. Vì vậy, cần đào tạo và hỗ trợ người dùng trong quá trình sử dụng để đảm bảo tính hiệu quả của quá trình tích hợp.

Một gợi ý dành cho doanh nghiệp là nên tổ chức đào tạo bằng nhiều hình thức khác nhau. Điều này sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý công việc. Bên cạnh các buổi đào tạo trực tiếp, bạn cũng có thể sử dụng các tài liệu, video hướng dẫn hoặc đào tạo trực tuyến.

4. Những phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ tích hợp tính năng quản lý công việc

Nếu doanh nghiệp cảm thấy việc tích hợp này quá phức tạp thì có thể tìm kiếm các phần mềm quản lý đã tích hợp sẵn tính năng quản lý công việc. Dưới đây là một số phần mềm doanh nghiệp có thể tham khảo và lựa chọn triển khai cho doanh nghiệp mình.

4.1. Monday.com

Monday.com là phần mềm quản lý nhóm cho phép bạn tạo và tự động hóa công việc và dự án. Phần mềm này cho phép người dùng theo dõi tiến độ công việc, phân bổ nguồn lực và tạo lịch trình. Monday.com cũng có tính năng tương tác, cho phép nhân viên trao đổi công việc và cập nhật tiến độ. Ngoài ra, phần mềm có giao diện đơn giản và trực quan với nhiều bảng và chế độ xem để quản lý nhiệm vụ, tin nhắn và lịch trình nhóm.

4.2. Wrike

Wrike là phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây cung cấp các giải pháp cho lập kế hoạch dự án, hợp tác nhiệm vụ và phối hợp nhóm. Phần mềm cung cấp biểu đồ Gantt, bảng Kanban và chế độ xem khối lượng để lập kế hoạch, theo dõi các dự án và nhiệm vụ. Wrike cũng có tính năng theo dõi thời gian, cho phép nhân viên ghi nhận thời gian làm việc và tiến độ công việc.

4.3. Jira Software

Jira Software là công cụ theo dõi vấn đề và dự án được phát triển bởi Atlassian. Đây là phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ có tính năng quản lý công việc, bao gồm giao việc, lịch biểu đồng bộ, bảng tin, nhóm chat, báo cáo công việc, công cụ nhắc nhở, đào tạo trau dồi kỹ năng, đánh giá liên tục qua Livestream, thư viện lưu trữ và các công cụ hỗ trợ lưu trữ. Phần mềm cho phép bạn lập kế hoạch và theo dõi các dự án với các bảng Kanban, Scrum, biểu đồ Gantt và báo cáo theo phương pháp linh hoạt. Bạn cũng có thể tùy biến Jira với hàng ngàn add-on để phù hợp với nhu cầu của nhóm bạn.

4.4. GapoWork

GapoWork là một nền tảng quản lý doanh nghiệp nhỏ có tích hợp quản lý công việc giúp bạn quản lý các dự án, nhiệm vụ một cách hiệu quả. Giải pháp cung cấp các tính năng như tạo công việc, phân chia nhiệm vụ, quản lý deadline, lưu trữ tài liệu, nhắc nhở và báo cáo thống kê tiến độ. Nhờ đó đội nhóm phối hợp trơn tru, tăng năng suất và giao tiếp hiệu quả nơi làm việc.

Xem thêm : Cách quản lý công việc hiệu quả với Gapowork

Các tính năng hỗ trợ quản lý công việc, quản lý dự án của GapoWork có thể kể đến:

• Giao việc cho từng nhân sự với deadline mức độ ưu tiên và kiểm soát tiến độ chặt chẽ.
• Đặc biệt cho phép trao đổi trực tiếp với nhân sự phụ trách ngay tại Task công việc được phân công.
• Trích xuất báo cáo thống kê tiến độ “real-time" với biểu đồ trực quan, là cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân sự, giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn.
• Tính năng Nhóm cộng tác tích hợp các tính năng Giao việc, Lịch biểu trong giao diện Chat giúp tối ưu luồng trao đổi công việc. Nhà quản lý giao việc nhanh chóng ngay trong giao diện Chat tại một tin nhắn hoặc một tập tin. Bên cạnh đó, có thể tạo lịch họp bất kỳ lúc nào, cho phép đặt lịch họp thường xuyên mỗi ngày. Thông báo công việc, nhắc lịch họp thường xuyên giúp mọi nhân sự dễ dàng theo dõi deadline và lịch họp của dự án, đội nhóm.
• Hệ thống tự động nhắc nhở công việc khi đến hạn, loại bỏ tình trạng quên việc, trễ deadline.
• Thư viện lưu trữ tài liệu vĩnh viễn, hỗ trợ tải file lên tới 4GB. Dữ liệu đảm bảo sao lưu trên cả thiết bị web và di động.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tiết kiệm thời gian đào tạo.\

Kết luận

Việc tích hợp quản lý công việc vào phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ là rất cần thiết. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có thể tối ưu hóa thời gian, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí và cải thiện hiệu suất công việc. Tuy nhiên, việc áp dụng phải được cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.  

Nếu các doanh nghiệp muốn sử dụng một giải pháp quản lý công việc có rất nhiều tính năng ưu việt, dễ sử dụng với giá cả hợp lý nhưng mang lại hiệu quả cao thì nền tảng GapoWork là một lựa chọn tốt dành cho bạn.  

Để có thể trải nghiệm và sở hữu miễn phí 7 ngày bộ giải pháp quản lý công việc với +26 tính năng hỗ trợ quản trị công việc, nâng cao hiệu suất đội ngũ, đăng ký sử dụng GapoWork ngay!