6 cách quản lý công việc hiệu quả trong doanh nghiệp

Tìm ra cách quản lý công việc hiệu quả trong các dự án cá nhân nói riêng và doanh nghiệp nói chung chính là ưu tiên hàng đầu. Để tối ưu thời gian và đem lại năng suất cao nhất. Bài viết dưới đây của GapoWork sẽ chỉ ra 7 cách quản lý công việc hiệu quả giúp cho bạn đạt kết quả cao nhất.

Liệt kê chi tiết danh sách công việc cần làm

Đây là bước đầu tiên và cất thiết nhất để chắc chắn rằng bạn không bỏ sót bất cứ đầu việc nào. Cách quản lý công việc hiệu quả này giúp bạn dễ dàng kiểm soát khối lượng công việc, từ đó sắp xếp một cách hợp lý. 

Ngoài ra, bạn cũng nên nắm rõ nguyên tắc phân loại công việc theo mức quan trọng, tính cấp thiết. Cụ thể:

• Công việc khẩn cấp và quan trọng đặt ưu tiên hàng đầu
• Công việc quan trọng nhưng chưa thực sự khẩn cấp
• Công việc mang tính khẩn cấp nhưng không quan trọng
• Cuối cùng, công việc không quan trọng cũng không khẩn cấp

Lập kế hoạch, thời gian biểu cho các công việc đã liệt kê

Sau khi đã xác định được khối lượng công việc cần giải quyết, bước tiếp theo bạn cần làm chính là lập thời gian biểu, deadline hoàn thành các hạng mục đó. Khung thời gian tối đa cho từng mục là bao nhiêu? Khi nào là hạn cuối cùng?

Trả lời được những câu hỏi trên sẽ giúp bạn tránh tình trạng trì hoãn, là động lực để bạn tập trung thực hiện, từ đó tìm ra cách quản lý công việc hiệu quả. Lời khuyên dành cho bạn là nên vạch ra chi tiết timeline vào đầu ngày hoặc đầu mỗi buổi làm việc, cuối tuần cũng là thời điểm lý tưởng để bạn bắt đầu kế hoạch cho tuần kế tiếp. Hoặc bạn có thể ứng dụng các phần mềm lịch làm việc để công việc được tự động tối ưu nhất.

Không ôm đồm quá nhiều hạng mục cùng lúc

 Điều “tối kỵ” mà người biết cách quản lý công việc hiệu quả luôn tránh chính là ôm đồm quá nhiều việc. Đây là việc làm không được khuyến khích bởi dễ gây nên tình trạng lúng túng, choáng ngợp, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất của cá nhân, quản lý công việc đội nhóm. 

Đánh giá hiệu quả sau khi kết thúc công việc

Đánh giá là bước cực kỳ quan trọng giúp bạn nhìn nhận lại xem hiệu quả đạt được ra sao, việc sắp xếp công việc đã thực sự hợp lý hay chưa. Trong quá trình đánh giá, bạn nên sử dụng sơ đồ hoặc hệ thống bảng biểu để có cái nhìn trực quan nhất về danh sách công việc đã hoàn thành.

Cách quản lý công việc hiệu quả sẽ hình thành khi bạn đúc rút được kinh nghiệm sau mỗi lần thực hiện. Đây còn là cơ sở để điều chỉnh kế hoạch cho các dự án trong tương lai. 

Phân chia hợp lý để có cách quản lý công việc hiệu quả theo nhóm

Tương tự như khi làm việc độc lập, phân chia công việc hợp lý cũng là yếu tố quan trọng nếu muốn hiệu suất nhóm đạt mức cao nhất. Tùy theo điểm mạnh, điểm yếu và năng lực của từng cá nhân mà các trưởng nhóm có thể phân bổ công việc sao cho phù hợp.

Đồng thời cần có sự quan sát, lắng nghe ý kiến của mọi thành viên để đưa ra thỏa thuận chung, nâng cao mức độ hài lòng và gắn kết trong công việc. 

Ứng dụng nền tảng công nghệ hiện đại vào quản lý công việc

Với mức độ đột phá của công nghệ trong bối cảnh như hiện nay, có rất nhiều ứng dụng thông minh hỗ trợ người dùng tạo ra cách quản lý công việc hiệu quả. Những phần mềm quản lý công việc này được phát triển trên các hệ điều hành khác nhau, tích hợp nhiều chức năng cho phép người dùng sắp xếp, phân bổ, và quản lý dự án một cách khoa học trên một giao diện trực quan. 

Đồng thời có thể nhận thấy rằng, việc tìm ra cách quản lý công việc hiệu quả cho đội ngũ nhân viên nói riêng và từng phòng ban, bộ phân nói chung cũng là trăn trở của các nhà quản trị. Hạn chế mà các doanh nghiệp hiện nay đang phải đối mặt chính là không thể tách bạch luồng giao tiếp công việc và cá nhân trong tổ chức, chưa có một nền tảng làm việc thống nhất để chuyên môn hóa quy trình vận hành.

Ra mắt vào tháng 05/2021, GapoWork - không gian làm việc số sẵn sàng cho mọi doanh nghiệp, tổ chức là một trong số những giải pháp công nghệ hàng đầu tại Việt Nam hiện nay hỗ trợ hơn 600 tổ chức kiến tạo “văn phòng số”, điển hình như BIDV, Edufit, F88, Beatvn...

Với bộ công cụ gồm 21 chức năng, GapoWork giúp các nhà quản trị giải quyết bài toán vận hành, thúc đẩy giao tiếp và trao đổi công việc, tăng cường gắn kết nội lực với những ưu điểm vượt trội như:

• Giao việc và báo cáo công việc ngay trên hệ thống với tính năng Minitask. Gapo gợi ý: 25+ phần mềm giao việc cho nhân viên tốt nhất
• Giao diện trực quan, cập nhật liên tục tiến độ để mọi thành viên cùng theo dõi
• Lịch biểu Calendar hỗ trợ từng nhân sự quản lý lịch công việc theo ngày - tuần - tháng, nhận thông báo khi sắp đến deadline
• Trao đổi, truyền đạt dữ liệu, thông tin nhanh chóng, dễ dàng bằng nhiều phương thức khác nhau như Chat, họp Zoom, gọi Video, Livestream
• Phân chia đội ngũ theo Nhóm, quản trị hiệu quả theo từng dự án
• Thuận tiện truy cập vào hệ thống mọi lúc mọi nơi, trên cả hai phiên bản PC và Mobile

Để trải nghiệm toàn bộ các tính năng của không gian làm việc số GapoWork, đăng ký ngay tại đây!

Có thể bạn chưa biết: Ma trận quản lý thời gian Eisenhower