Công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả trong dịp Tết Nguyên đán 2022

Với sự phát triển công nghệ, làm việc từ xa không còn là vấn đề của nhiều doanh nghiệp, cá nhân nữa của rất nhiều công cụ làm việc, đặc biệt trong thời điểm tết Âm lịch đang đến gần. Dù ở đâu bạn cũng có thể dễ dàng kết nối với các thành viên trong đội nhóm và sắp xếp công việc chủ động và hiệu quả.

Trong 2 năm trở lại đây, khái niệm “Làm việc từ xa” không còn xa lạ với nhiều doanh nghiệp, tổ chức. Chỉ với một chiếc điện thoại/máy tính có kết nối Internet bạn có thể làm việc mọi lúc mọi nơi mà không ảnh hưởng đến chất lượng công việc.

Với diễn biến phức tạp của dịch bệnh như hiện nay và dịp Tết Nguyên đán đang đến gần, việc hạn chế đi lại cần thiết để đảm bảo sức khỏe cho nhân viên của mình. Có nhiều doanh nghiệp cho phép nhân viên của mình về quê sớm và làm việc từ xa để vừa đảm bảo an toàn sức khoẻ vừa tạo điều kiện các nhân sự có thể đón Tết trọn vẹn nếu phải cách ly.

Để đảm bảo hiệu suất và tiến độ của nhân viên nhưng vẫn tối ưu chi phí, doanh nghiệp có thể tận dụng sử dụng hỗ trợ của các công cụ làm việc. Có 3 nhóm công cụ chính: Giao tiếp và họp nhóm, Lưu trữ, Trao đổi tài liệu và Quản lý công việc.

Giao tiếp và họp nhóm

Các công cụ giao tiếp và họp nhóm là thực quan trọng khi làm việc từ xa. Trong giai đoạn trước Tết là thời điểm có nhiều việc cần chuẩn bị nên cần sự tập trung tối đa để không bị những việc cá nhân làm gián đoạn hiệu quả làm việc. Thay vì sử dụng những nền tảng mạng xã hội hàng ngày doanh nghiệp nên ưu tiên cho những nền tảng giao tiếp được tối ưu cho doanh nghiệp như: Slack, GapoWork…

Slack

Slack là một công cụ giao tiếp từ xa được nhiều đội nhóm sử dụng. Mọi thông tin liên lạc của các thành viên trong nhóm đều được hiển thị rõ ràng và có thể tìm kiếm bất cứ khi nào bạn cần. Bên cạnh đó còn có một số tính năng như #hashtag hay phân tầng công việc vô cùng tiện lợi để bạn có thể chủ động quản lý công việc của mình hơn.

GapoWork

GapoWork là nền tảng giao tiếp và làm việc nhóm dành riêng cho doanh nghiệp với rất nhiều tính năng hữu ích như: Chat, Gọi video, Bảng tin, Nhóm… Đặc biệt còn tích hợp cùng công cụ họp nhóm Zoom không giới hạn cho phép bạn tổ chức những cuộc họp online mọi lúc mọi nơi mà không có bất cứ gián đoạn nào.

Với sự kết hợp của tính năng gọi video nhóm, các nhóm có thể dễ dàng tương tác, trao đổi trực tiếp như đang ở chính văn phòng làm việc.

Lưu trữ & Trao đổi tài liệu

Hiện nay việc lưu trữ và trao đổi tài liệu trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến với mức độ tiện lợi, tốc độ truy cập nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo được an toàn và bảo mật. Chỉ cần một thiết bị có kết nối Internet, người dùng có thể sử dụng thông tin tài liệu mọi lúc mọi nơi. Không chỉ trong dịp Tết Nguyên đán mà những nền tảng này còn hữu ích cho công việc sau này: Google Drive, DropBox, OneDrive…

OneDrive và Google Drive

Đầy là hai công cụ làm việc được sử dụng để lưu trữ tài liệu phổ biến nhất hiện nay: OneDrive được phát triển bởi MicroSoft và Google Drive là sản phẩm của Google với rất nhiều điểm tương đồng:

• Kho lưu trữ miễn phí lên đến 15 GB.
• Dễ dàng sử dụng, quản lý và tìm kiếm dữ liệu.
• Đồng bộ trên nhiều thiết bị

Bạn có thể sử dụng để lập báo cáo hàng ngày, theo dõi tiến độ công việc cũng như cập nhật những thông tin, tài liệu quan trọng. Trong khi Google Drive chỉ có thể trao đổi trực tuyến thì OneDrive có thể truy cập ngoại tuyến vào những tệp quan trọng.

DropBox

DropBox có thể được tích hợp vào máy tính và điện thoại của bạn như một ổ cứng ngoài với không gian lưu trữ lớn và đặc biệt không có kết nối Internet. Với diện đơn giản và tính năng tự động sao lưu thông tin khi cài đặt, DropBox là một trong những công cụ lưu trữ đáng dùng nhất hiện nay. Dễ dàng gửi các tệp lớn chỉ với một đường liên kết.

Quản lý công việc

Để làm việc từ xa diễn ra hiệu quả yêu cầu khả năng chủ động và quản lý công việc cực kỳ tốt. Để đảm bảo khối lượng công việc và giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên, nhiều công ty đã tận dụng triệt để các công cụ quản lý công việc như SlimCRM, Hub Staff…

SlimCRM

Phần mềm quản lý dự án trực tuyến với 4 tính năng hữu ích mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần: Liên kết thành viên, Chăm sóc khách hàng, Cập nhật nhanh chóng và đặc biệt là Theo dõi số liệu tài chính với giao diện đơn giản nhưng chi phí cực kỳ tối ưu.

SlimCRM hỗ trợ bạn giao việc cho nhân viên và tự động báo cáo kết quả công việc trong ngày. Nhân viên còn có thể phản hồi các yêu cầu từ khách hàng, tự động cập nhật thông tin thu chi, các khoản thanh toán của doanh nghiệp.

Hub Staff

Đây là công cụ hàng đầu để cùng bạn thúc đẩy và cải thiện khả năng làm việc nhóm bằng cách theo dõi tiến trình làm việc của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. Hub Staff còn có bảng chấm công trực tuyến, thời gian biểu cho nhân viên, tính lương, theo dõi GPS hay lập ngân sách cho một dự án…

Tuy nhiên hiện tại Hub Staff chưa có bản tiếng Việt và cũng chưa được phát triển ở thị trường Việt Nam.

Lời kết

Bên cạnh các công cụ chính kể trên, cũng có nhiều tính năng hỗ trợ làm việc từ xa được nhiều doanh nghiệp quan tâm khác như ghi chú công việc, ghi nhận và khen thưởng, đặc biệt trong kỳ nghỉ Tết Âm lịch kéo dài gần 10 ngày.

Các công cụ kể trên đóng vai trò quan trọng trong quá trình hỗ trợ vận hành doanh nghiệp diễn ra được hiệu quả và trơn tru nhất trong bất cứ thời điểm nào. Tuy nhiên cần được kết hợp sử dụng một cách phù hợp để cho nhân viên và tổ chức có thể sử dụng thuận tiện, không phải sử dụng quá nhiều các công cụ làm việc không cần thiết và gây lãng phí.

Hiện nay có rất nhiều nền tảng đã tích hợp những tính năng cần thiết mà một doanh nghiệp cần có như quản lý công việc, giao tiếp đội nhóm hay lưu trữ tài liệu đều trở nên dễ dàng mà không cần quá thao tác phức tạp như GapoWork.

Không chỉ là công cụ làm việc, GapoWork còn giúp các thành viên trong doanh nghiệp giữ kết nối với mọi người 24/7:

• Thông báo lịch nghỉ tết và thời gian quay lại làm việc đến toàn bộ thành viên trong tổ chức.
• Khen thưởng những cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong một năm vừa qua khi mà không thể tổ chức Year End Party.
• Lãnh đạo có thể gửi lời chúc Tết đến đội ngũ một cách nhanh chóng và dễ dàng.
• Cập nhật, chia sẻ những hình ảnh, khoảnh khắc đón Tết, lan tỏa giá trị tinh thần đến mọi người.
• Đặc biệt hỗ trợ xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh, cần xử lý gấp trong dịp Tết để hạn chế các rủi ro lớn ảnh hưởng đến tổ chức.

GapoWork là nền tảng tiên phong trên thị trường hiện nay cung cấp miễn phí công cụ hỗ trợ toàn diện từ giao tiếp, kết nối và quản lý công việc. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng GapoWork để xây dựng văn hóa doanh nghiệp và truyền thông nội bộ bằng các hoạt động giao lưu, chia sẻ và tăng tương tác đa chiều giữa các cấp bậc.