Doanh nghiệp phải làm gì để tổ chức được các cuộc họp trực tuyến chất lượng nhất?

Thời kỳ dịch bệnh phức tạp cùng sự phát triển vượt bậc của công nghệ 4.0 đã thay đổi cách thức và mô hình hoạt động của nhiều doanh nghiệp trong nước cũng như quốc tế. Một trong những sự dịch chuyển nổi bật nhất là việc nhân viên chuyển từ hình thức gặp mặt trực tiếp sang các cuộc họp từ xa được thực hiện trên các nền tảng họp trực tuyến như Zoom, Cisco...Vậy, làm thế nào để các nhà lãnh đạo vẫn đảm bảo được chất lượng cuộc họp khi sự tương tác của con người bị giảm đi đáng kể? Hãy cùng GapoWork tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây:

1. Làm thế nào để các cuộc họp trực tuyến không rơi vào trạng thái căng thẳng?

Theo báo cáo của Harvard  Business Review, các nhà lãnh đạo quyết định 65% thời gian cuộc họp dành cho việc cập nhật, báo cáo tiến độ công việc của các thành viên, đồng thời bàn bạc về đầu việc mới sắp tới. Việc các thành viên phải ngồi nghe báo cáo của từng thành viên khác đôi khi dẫn đến sự mệt mỏi và chán nản vì thời gian dường như bị lãng phí. Một số thành viên sẽ làm việc riêng, thiếu sự tập trung và do đó, chất lượng buổi họp nhìn chung bị giảm sút. Sau đây là một số cách để xoa dịu sự căng thẳng, tăng khả năng tập trung cho mỗi cá nhân trong các cuộc họp:

- Bắt đầu cuộc họp bằng việc cập nhật hoạt động thường ngày của tất cả các thành viên trong nhóm

Trong khoảng thời gian giãn cách hiện tại, chắc chắn các thành viên trong cùng đội nhóm sẽ không khỏi tò mò về các hoạt động thường ngày của nhau. Việc tổ chức một hoạt động nhỏ đầu cuộc họp như hỏi thăm tình hình của mọi người có lẽ là ý tưởng hay để thúc đẩy tinh thần của toàn bộ đội nhóm. Làm việc từ xa không phải hình thức quá thích hợp đối với tất cả mọi người, nên sự quan tâm, chia sẻ đến từ đội nhóm chắc chắn là động lực lớn để mỗi thành viên cảm thấy được hỗ trợ và truyền năng lượng tích hơn.  

- Tổ chức các trò chơi nhỏ trong khoảng thời gian nghỉ  giữa giờ

Nghỉ giữa giờ là khoảng thời gian không thể tuyệt vời hơn để các thành viên có cơ hội giao lưu, gắn kết nhau, đồng thời thúc đẩy sự tỉnh táo và không khí chung của cuộc họp. Một số trò chơi dễ và được tổ chức trong khoảng thời gian ngắn như “Đoán chữ”, “Đố vui”... đôi khi là lựa chọn hay cho những người giữ trách nhiệm khuấy động không khí cuộc họp. Hơn thế, những trò chơi giải trí trong thời gian nghỉ còn giúp mọi người kết nối, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm tốt hơn.

2. Điều tiên quyết cho một cuộc họp thành công: Phải có bản thông tin chi tiết và rõ ràng về nội dung cuộc họp

Một cuộc họp với những nội dung mơ hồ và việc phân bổ thời gian cho các hoạt động không rõ ràng sẽ dẫn tới tình trạng quá giờ dẫn đến mục đích ban đầu đề ra của việc tổ chức buổi họp đó không thể đạt được. Bên cạnh đó,  tổ chức một cuộc họp vượt quá thời gian dự kiến  sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch cá nhân của các thành viên trong đội nhóm, gián tiếp giảm năng suất làm việc trong toàn bộ ngày hôm đó. Để dễ dàng hơn cho mỗi thành viên khi tham gia cuộc họp, người quản lý đội nhóm hãy dành thời gian trước cuộc họp soạn ra bản kế hoạch bao gồm những hoạt động và nội dung chi tiết trong buổi họp sắp diễn ra  để mọi người nắm được ý chính.. Có như vậy, việc chuẩn bị sẽ  chu đáo và cầu toàn hơn, tất nhiên rằng một sự chuẩn bị tốt  bao giờ cũng đem lại một kết quả  hoàn hảo phải không?

3. Chỉ định một thành viên làm thư ký cho buổi họp

Việc kết thúc buổi họp mà quên đi một số thông tin quan trọng đã được bàn bạc là điều thường xảy ra với các cuộc họp không có người chủ động ghi chép lại nội dung. Điều này  dễ dẫn tới việc mọi người phải trò chuyện riêng với nhau để hỏi  lại các thông tin đã bị bỏ lỡ, kéo theo sự lãng phí thời gian và công sức của tất cả những người tham dự cuộc họp. Trước khi bắt đầu buổi họp, quản lý nhóm hãy chọn ra một người có khả năng nắm bắt thông tin và ghi chép tốt nhất. Nội dung cuộc họp sẽ được tóm gọn trong một Biên bản cụ thể và được gửi lại cho các thành viên sau khi kết thúc.

4. Thu lại toàn bộ cuộc họp

Một lợi thế của việc họp trực tuyến so với việc gặp mặt trực tiếp là toàn bộ cuộc họp sẽ có thể được ghi lại nguyên vẹn. Tất cả những trao đổi bàn bạc, ý tưởng, hoạt động trong buổi họp đó sẽ vẫn được lưu giữ, đề phòng trường hợp có ai đó muốn mở lại để  tìm hiểu  thêm các thông tin chi tiết. Ngoài ra, đây cũng là một hình thức tiện lợi để mọi người không phải diễn đạt, tóm tắt lại buổi họp cho những người không tham gia: họ có thể tự chủ động xem lại buổi họp mà không bị bỏ sót bất cứ thông tin nào.

Sự hỗ trợ tối đa của các nền tảng họp mặt trực tuyến đã giúp cho nhiều doanh nghiệp khắc phục được yếu tố khó khăn về mặt thời gian và không gian. Đặc biệt là trong thời kỳ dịch bệnh ngày một căng thẳng. GapoWork là một trong những nền tảng giao tiếp nội bộ cho doanh nghiệp sở hữu tính năng Tạo cuộc họp online, Call Audio/ Video HD… với chất lượng hình ảnh, âm thanh rõ nét giúp tổ chức tối ưu được công việc hiệu quả, tăng hiệu suất, cải thiện chất lượng khi công ty phải làm việc từ xa.