Tại sao 80/20 được coi là nguyên tắc vàng giúp nhân viên cải thiện hiệu suất làm việc?

Quy tắc 80/20 hay còn được gọi là nguyên tắc Pareto thường được các chủ doanh nghiệp áp dụng vào quá trình thúc đẩy hiệu suất làm việc của đội ngũ bằng cách quản lý quỹ thời gian cá nhân và quản trị năng suất chung. Được coi là một trong những phương pháp mang lại thành công hàng đầu cho nhiều lãnh đạo và nhân viên, công cụ tối ưu năng suất hiệu quả - quy tắc 80/20 áp dụng trong doanh nghiệp như thế nào?  

Năm 1987, Vilfredo Pareto là nhà kinh tế học người Italia, trong khi đang học về sự phân bố của cải và thu nhập tại nước Anh thế kỷ XIX đã phát hiện ra, phần lớn diện tích đất đai và thu nhập bị kiểm soát bởi một lượng nhỏ số người trong xã hội. Trên thực tế, 20% dân số kiểm soát đến 80% của cải và thu nhập.

Cảm thấy thú vị với phát hiện này, ông tiếp tục đi sâu vào phân tích, nghiên cứu và đã phát hiện ra rằng, nguyên tắc này không chỉ đúng với nhiều quốc gia trong các giai đoạn lịch sử khác nhau, mà còn đúng với những gì đã xảy ra ngay trong khu vườn của ông. Tại đây, Pareto thấy được 20% cây đậu Hà Lan được ông trồng đã cho ra đến 80% hạt đậu mà ông thu hoạch được.

Sau nhiều nghiên cứu, ông đưa ra nguyên tắc Pareto, hay còn được gọi là quy tắc 80/20 mang ý nghĩa rằng đại đa số mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đều nhau và khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra.

Tổng quát hơn, nguyên tắc này bao hàm tất cả các nhận định:

• 20% công nhận tạo ra 80% kết quả.
• 20% khách hàng đóng góp vào 80% doanh thu.
• 20% khiếm khuyết gây ra 80% sự cố.
• 20% tính năng tạo ra 80% nhu cầu sử dụng.
• …

Lưu ý rằng các con số phân phối không phải lúc nào cũng chính xác là 20% và 80%. Điểm mấu chốt mà nguyên tắc Pareto muốn đề cập đó là hầu hết mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đồng đều, đôi khi đóng góp sẽ nhiều những thứ khác. Tỷ lệ này có thể thay đổi, dao động xung quanh các tỷ lệ như: 80/20, 90/10 hay 90/20… Nhưng chắc chắn mọi thứ sẽ không phải là 1:1.

Tìm hiểu thêm về văn hóa doanh nghiệp cùng Gapowork!

Trong cuốn sách “Nguyên tắc 80/20 trong marketing và kinh doanh”, tác giả Perry Mashall cho rằng: “80% lợi nhuận của các công ty chỉ đến từ 20% khách hàng lớn. Tuy nhiên, hầu hết dân sales cũng như chủ doanh nghiệp hiện nay đều bỏ quên mất nguyên tắc này. Chúng ta dành toàn bộ thời gian và công sức để cố gắng làm hài lòng mọi vị khách, mà quên đi tập trung vào những khách hàng mang đến lợi nhuận lớn nhất cho công ty”.

• Áp dụng quy tắc 80/20 vào doanh nghiệp như thế nào?

Nguyên tắc Pareto có mặt trong phần lớn khía cạnh, hoạt động của doanh nghiệp nên nhân viên khi nắm được quy tắc này sẽ biết cách phân bổ thời gian, nguồn lực và nỗ lực tối ưu nhất cho các nhiệm vụ của mình.

• Cách áp dụng Pareto trong quản lý quỹ thời gian cá nhân

Để tận dụng tối đa thời gian mà một nhân viên có, hãy hướng cho họ thử áp dụng nguyên tắc 80/20 bằng cách giải quyết gọn ghẽ 20% nhiệm vụ quan trọng nhất sau đó mới xử lý tiếp 80% nhiệm vụ được ưu tiên còn lại.

Ví dụ, thay vì dành một giờ đồng hồ để loay hoay lập một bản kế hoạch nội dung tháng cho website mà bạn chưa hề có kinh nghiệm, hãy bỏ ra 10 phút để tìm hiểu sâu sắc một bản mẫu kế hoạch chỉn chu, chuyên nghiệp. Sau đó hãy dùng 50 phút còn lại để xây dựng nội dung cụ thể cho nó.

Pareto chỉ ra rằng, nhiều nhân sự thường bận rộn suốt cả ngày với những công việc chất thành núi, loay hoay giải quyết nhưng lại hoàn thành được rất ít việc. Điều này luôn xảy ra trong thực tế tại nhiều tổ chức khi nhân viên thiếu kỹ năng sắp xếp và quản lý quỹ thời gian hạn hẹp mình có. Họ thường tập trung dàn trải vào các hoạt động mang lại ít giá trị trong khi lại trì hoãn những công việc chính có thể dẫn tới sự thay đổi quan trọng hơn cho nhiệm vụ.

• Áp dụng Pareto trong quản trị năng suất chung của doanh nghiệp

Quy tắc Pareto khẳng định: 20% khách hàng lớn đóng góp vào 80% doanh thu của công ty. Điều này chỉ ra rằng, thay vì áp dụng chính sách đãi ngộ như nhau với tất cả khách hàng, doanh nghiệp có thể điều chỉnh để tách 20% khách hàng lớn thành một tệp riêng và có chế độ chăm sóc chuyên sâu hơn.

Trong cung cấp sản phẩm, 20% sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp cần được coi là cốt lõi và nên được đầu tư 80% công sức lao động hoặc thời gian. Thay vì tung ra một loạt các sản phẩm theo cùng một cách, hãy tập trung nhiều nỗ lực hơn cho một số sản phẩm chính nhất định, số còn lại có thể được bán dưới dạng đính kèm hoặc ưu đãi.

Thậm chí trong cùng một sản phẩm, 20% các tính năng được coi là quan trọng nhất cũng nắm giữ 80% giá trị của nó. Bộ phận sản xuất, marketing và cả đội ngũ kinh doanh đều có thể tập trung vào giới thiệu nhóm tính năng này tới khách hàng.