Tại sao giao tiếp qua video lại quan trọng khi làm việc từ xa?

Kể từ khi  đại dịch Covid-19 xảy ra, đa số các công ty, doanh nghiệp đều tiến hành chuyển đổi hình thức làm việc: từ làm việc tại trụ sở sang làm việc từ xa. Sự chuyển đổi bất ngờ này đã gây ra không ít khó khăn cho nhân viên và các nhà lãnh đạo. Một trong những yếu tố quan trọng góp phần xóa tan rào cản, khắc phục thách thức khi làm việc từ xa đó là tăng cường giao tiếp qua video. Vậy câu hỏi đặt ra là tại sao việc giao tiếp qua video lại quan trọng khi làm việc từ xa? Hãy tham khảo bài viết dưới đây để tìm ra câu trả lời nhé!

Video là một trong những công cụ giao tiếp mạnh mẽ và đạt hiệu quả nhất hiện nay. Một nghiên cứu chỉ ra rằng có đến 92% các công ty, doanh nghiệp lựa chọn sử dụng giao tiếp qua video bởi tính hiệu quả trong việc thúc đẩy năng suất mà nó đem lại.

Bên cạnh đó, video đem lại trải nghiệm làm việc tốt cho nhân viên, việc giao tiếp và làm việc qua video giúp họ cải thiện tương tác và tránh tình trạng mất kết nối khi làm việc từ xa.

1. Giao tiếp qua Video là gì?

Giao tiếp qua video là một phương thức có hiệu quả tương đương với việc gặp mặt trực tiếp thông qua Internet. Giao tiếp qua video được sử dụng phổ biến và trở nên ưa chuộng bởi nó được xem là một công cụ làm việc "đa-zi-năng" khi có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau như:

• Cuộc gọi cá nhân/nhóm
• Phỏng vấn công việc
• Hỗ trợ khách hàng
• Cuộc họp đội nhóm
• Webinars
• Buổi đào tạo

Hàng chục năm về trước, để có một cuộc họp video đòi hỏi rất nhiều những yếu tố và chi phí nhất định nhưng đến nay với sự phát triển của công nghệ, nó trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Trong tháng 8 vừa qua, GapoWork đã hợp tác chiến lược với ứng dụng họp trực tuyến Zoom, lần  bắt tay này đã mang đến cho người dùng những trải nghiệm sử dụng tuyệt vời khi vừa có thể có một không gian làm việc nội bộ thống nhất vừa có thể dễ dàng khởi tạo cuộc họp Video chỉ bằng một lần chạm.

2. Các cách thức tốt nhất khi giao tiếp qua Video

• Trò chuyện qua video: Khi làm việc từ xa, dường như việc đưa ra ý kiến lại trở nên khó khăn hơn bao giờ hết khi mà bạn không thấy được tín hiệu ngôn ngữ cơ thể của người khác. Chính vì thế, cửa sổ trò chuyện trong các cuộc họp  là vô cùng quan trọng khi bạn có thể nêu ra ý kiến, quan điểm của mình mà không làm gián đoạn, ảnh hưởng đến phần trình bày của người khác.

• Chia sẻ màn hình: tính năng chia sẻ màn hình của Zoom đã phát huy tối đa được công dụng khi có thể dễ dàng nhìn thấy được nội dung trình chiếu trong các cuộc họp trực tuyến. Người tham dự không cần phải sử dụng một công cụ khác để xem tài liệu.
• Ghi màn hình: Làm việc từ xa sẽ gặp phải những khó khăn như đường truyền mạng không ổn định trong các cuộc họp. Những người dùng không thể tham dự cuộc họp có thể xem lại bản record nhờ tính năng ghi màn hình của Zoom, giảm thiểu việc bỏ lỡ những thông tin quan trọng của cuộc họp.

3. Giao tiếp qua Video có giúp cải thiện truyền thông và văn hóa nội bộ không?

5 lý do được cho rằng giao tiếp qua Video có khả năng cải thiện văn hóa và truyền thông nội bộ hiệu quả:

• Kết nối nhân viên làm việc từ xa tốt hơn: Kể từ khi làm việc từ xa, chúng ta đã mất đi rất nhiều tương tác xã hội trước đây. Để loại bỏ những rào cản về khoảng cách, hãy trò chuyện với đồng nghiệp qua các nền tảng như GapoWork. Bạn có thể dễ dàng tạo một cuộc họp Zoom để trao đổi về công việc và trò chuyện về cuộc sống hằng ngày với nhau.
• Khiến nhân viên hạnh phúc hơn: Giao tiếp qua Video khiến nhân viên cảm thấy hạnh phúc và vui vẻ hơn trong công việc của mình. Bên cạnh đó, 89% nhân viên cho rằng, các cuộc gọi Video giúp họ nâng cao năng suất, lợi ích công việc khi có thể giảm bớt thời gian cho các tác vụ không cần thiết và tăng khả năng thực hiện đa nhiệm khi họp mặt qua video.

• Thúc đẩy các mối quan hệ: có đến 98% nhân viên cho rằng việc giao tiếp qua video giúp xây dựng các mối quan hệ trong và ngoài công ty. Việc nhìn thấy sự hiện diện của đồng nghiệp trong mỗi cuộc họp không chỉ tăng tương tác kết nối mà còn là sợi dây gắn kết mối quan hệ sau khoảng thời gian dài xa cách vì dịch bệnh.
• Chất lượng cuộc gọi: cuộc gọi qua Video cho phép bạn nhìn thấy  được ngôn ngữ cơ thể và cảm xúc của người còn lại Bên cạnh đó, các  tác vụ như chia sẻ màn hình, cửa sổ trò chuyện,  đưa ra ý kiến sẽ mang đến sự linh hoạt và thuận tiện  cho các cuộc họp nhóm để làm việc từ xa hiệu quả hơn.
• Tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí: Nếu như trước đây việc gặp mặt đối tác đòi hỏi các chi phí di chuyển, hay địa điểm thì chỉ với một cuộc hẹn online qua Video sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và tiền bạc hơn rất nhiều. Với những công cụ phù hợp mà Zoom đem lại, bạn hoàn toàn có thể khởi tạo một cuộc họp với đối tác ở bất cứ đâu, trong bất cứ hoàn cảnh nào.