Top những công cụ hỗ trợ quản trị đội ngũ hiệu quả khi làm việc từ xa

Với sự bùng phát của đại dịch Covid-19, sự an toàn và sức khỏe của mỗi người luôn là hai yếu tố được đặt lên hàng đầu. Giải pháp cho phép nhân viên làm việc từ xa để giảm thiểu những sự tiếp xúc không cần thiết là lựa chọn tối ưu của hầu hết các doanh nghiệp trong thời điểm này. Vậy các lãnh đạo, quản lý thường sử dụng những công cụ hỗ trợ nào để quản trị đội ngũ hiệu quả khi làm việc từ xa?

Làm việc tại nhà đã không còn là khái niệm quá xa lạ với phần đông các doanh nghiệp tại Việt Nam cũng như trên toàn thế giới sau khoảng thời gian dài chống chọi với đại dịch Covid-19. Ngay tại thời điểm này, nhiều doanh nghiệp còn đang chuẩn bị kế hoạch dài hơi để nhân viên linh động trong quá trình làm việc khi dịch bệnh chưa chắc chắn sẽ qua đi trong thời gian tới.

Có thể nói rằng làn sóng Covid-19 đã giúp nhiều doanh nghiệp hiểu được tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong vận hành mọi hoạt động. Theo một số báo cáo kinh tế cho biết, tại Mỹ có đến 83% doanh nghiệp bắt buộc làm việc từ xa kể từ khi dịch bệnh xuất hiện thông qua sự hỗ trợ của các nền tảng công nghệ, tại Việt Nam 38% số doanh nghiệp trên cả nước ứng dụng mô hình nửa văn phòng nửa làm việc tại nhà, 27% giảm số lượng nhân viên làm việc trong văn phòng. Theo đó hầu hết các lãnh đạo, quản lý đều cho rằng, để duy trì hiệu quả làm việc từ xa tốt nên lựa chọn một nền tảng công nghệ trở thành phương thức liên lạc được tối ưu hóa, phù hợp với cách tổ chức mô hình làm việc giúp đội ngũ kết nối, tương tác, doanh nghiệp được cải thiện về xây dựng văn hoá và truyền thông nội bộ.

Một số nền tảng giúp doanh nghiệp hỗ trợ quản trị đội ngũ hiệu quả khi làm việc từ xa

1. Workplace

Workplace được biết đến là một mạng xã hội dành riêng cho các công ty hoặc doanh nghiệp kinh doanh. Nền tảng này giúp tăng khả năng truyền thông nội bộ, tự động thực hiện phân bổ mọi người trong công ty vào một nhóm và quản lý thành viên tham gia một cách dễ dàng hơn.

Với những mục đích thiết thực như vậy, Workplace cũng mang đến nhiều tính năng nổi bật hỗ trợ quản trị đội ngũ hiệu quả như:

• Tạo nhóm riêng cho từng bộ phận của công ty.
• Đăng tải tài liệu, thông tin vấn đề của doanh nghiệp.
• Tổ chức các events cho công ty bằng tính năng livestream, bài viết.
• Nhân viên dễ dàng thảo luận với nhau qua tính năng chat hoặc gọi video.

Ngoài ra Workplace còn các tính năng khác được thừa hưởng từ ông lớn Facebook như Facebook Groups, Messenger, tạo lập những cuộc họp nhỏ, phát trực tuyến video và ghi lại để bất kì ai cũng có thể xem.

Một số ưu điểm của Workplace được người dùng phản hồi tích cực như:

• Chi phí chi trả cho nền tảng này thấp hơn so với các mạng xã hội doanh nghiệp khác như: Slack, Yammer…
• Không chứa quảng cáo gây gián đoạn quá trình làm việc.
• Các nhóm chỉ bao gồm thành viên của công ty, tổ chức nên người dùng dễ dàng nắm bắt được công việc và thông tin.
• Thông báo nội bộ được xác nhận và đưa ra kết quả nhanh chóng, chính xác.
• Ứng dụng hiện tại chỉ dành cho các tổ chức như công ty, doanh nghiệp, trường học.

2. GapoWork

GapoWork là nền tảng giao tiếp miễn phí cho doanh nghiệp được Công ty Cổ phần Công nghệ Gapo cho ra mắt vào tháng 5/2021. GapoWork sở hữu giao diện thân thiện, dễ sử dụng với các tính năng thông minh giúp doanh nghiệp kết nối toàn diện và xây dựng văn hoá doanh nghiệp như:

• Nhóm chung, Nhóm chat giúp nhân viên trao đổi thông tin nhanh chóng, dễ dàng.
• Kết nối và tương tác tức thì qua tính năng Call Audio/ Video HD.
• Tạo các hoạt động truyền thông nội bộ, chia sẻ về văn hoá công ty bằng Livestream.
• Thăm dò ý kiến để tổng hợp đóng góp, nhận xét của tất cả thành viên trong nhóm.
• Tổ chức, cổ vũ, khích lệ tinh thần làm việc của nhân sự qua tính năng Ghi nhận.
• Quản lý bộ máy công ty qua tính năng Sơ đồ tổ chức.
• Tăng sự gắn kết giữa các bộ phận với Bài viết và Bày tỏ cảm xúc.
• …

Màn bắt tay của GapoWork với ông lớn nền tảng họp nhóm toàn cầu Zoom trước đó đã thu hút sự chú ý của truyền thông cùng các doanh nghiệp. Với sự hợp tác cùng Zoom, GapoWork giúp các doanh nghiệp tạo cuộc họp online không giới hạn, tổ chức đào tạo trực tuyến khi làm việc từ xa một cách thuận tiện, nhanh chóng. Khi sử dụng GapoWork, doanh nghiệp được sử dụng miễn phí zoom Business tích hợp sẵn trên GapoWork (không giới hạn thời gian cuộc họp). Đặc biệt là Nền tảng GapoWork được cung cấp cho doanh nghiệp hoàn toàn miễn phí.

Mới đây nhất, GapoWork còn hợp tác chiến lược với OOS Software - là đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm nhân sự, được xây dựng chuyên sâu cho doanh nghiệp nhằm mang đến cho doanh nghiệp bộ giải pháp toàn diện về lộ trình xây dựng hệ thống quản trị nhân sự gồm 4 step:1 - Quản trị dữ liệu, 2 - Phát triển nguồn lực (thu hút nhân tài, phát triển và đánh giá hiệu quả), 3 - Công cụ hỗ trợ (kết nối, gắn kết nhân viên), 4 - Xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Không chỉ vậy, GapoWork còn được sử dụng một cách dễ dàng trên cả máy tính và thiết bị di động thông minh với tốc độ xử lý cao, thuận tiện cho mọi hình thức làm việc đặc biệt là làm việc nhóm trong thời điểm work from home. Sở hữu những ưu điểm vượt trội phù hợp với của nhiều doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam, GapoWork được đánh giá sẽ trở nên vô cùng phổ biến, là công cụ quản trị đội ngũ hiệu quả và truyền thông nội bộ tiện lợi, nhất là khi  làm việc từ xa đang là xu hướng được lựa chọn giữa mùa dịch Covid này.

3. Base.vn

Base.vn là nền tảng quản trị doanh nghiệp khá quen thuộc tại Việt Nam, đang được tin dùng bởi các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như: ACB bank, Sacombank, Decathlon… Đây được xem là một trong những công cụ hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả về công tác truyền thông nội bộ và quản lý công việc.

Một số ưu điểm và tính năng nổi bật của Base.vn như:

• Lập kế hoạch thông minh: Khởi tạo danh sách công việc nhanh chóng dễ dàng, theo dõi tiến độ dưới nhiều góc nhìn, biểu đồ, phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn nhờ số liệu chính xác.
• Cộng tác toàn diện: Giao tiếp và trao đổi nội bộ trên từng công việc hoặc dự án, thoải mái cộng tác với khách hàng mà vẫn đảm bảo tính bảo mật, chia sẻ và quản lý tài liệu chung thuận lợi và hiệu quả hơn.
• Báo cáo tự động: theo dõi tình hình mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị, biểu đồ dữ liệu chính xác, trực quan, kiểm soát mức độ thành công của các dự án..
• Quản lý linh hoạt: Linh hoạt xây dựng các trường dữ liệu bổ sung như ngân sách, trọng số, phân quyền sử dụng trên từng chức năng đến từng đối tượng ở mỗi dự án...

Ngoài ra Base.vn cũng ứng dụng những mô hình quản lý nổi tiếng thế giới trong nền tảng E-management giúp quản lý công việc và dự án trở nên dễ dàng hơn. Điều này hứa hẹn sẽ đem đến những hiệu quả bất ngờ cho doanh nghiệp và đội ngũ khi làm việc từ xa.

4. 1Office

1Office là phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể theo mô hình SMAC (Social Mobility Analytics Cloud). Với đầy đủ tính năng của phần mềm quản lý tổng thể, 1Office giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt những thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Ưu điểm của 1Office được người dùng phản hồi tích cực vì sở hữu giao diện đẹp và cuốn hút ngay khi đăng nhập, các tính năng được thiết kế gọn gàng và trực quan.

1Office được coi là nơi để mọi người chia sẻ, tương tác hướng đến xây dựng văn hóa doanh nghiệp nhiều hơn.

Một số tính năng nổi bật của 1Office như:

• Đăng bài viết, chia sẻ thông tin.
• Khả năng tương tác cao.
• Tổng hợp thông tin quan trọng.
• Quản lý nhân viên.
• Nhắc nhở công việc cần thực hiện cho nhân viên.
• Quản lý nhóm, tuyển dụng, hồ sơ ứng viên.
• Báo cáo thống kê, quản lý tài liệu và công việc..