Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp mùa work from home sao cho hiệu quả?

Trong bối cảnh dịch bệnh có nhiều diễn biến phức tạp như hiện nay, quản lý nhân viên từ xa là vấn đề khiến các lãnh đạo và quản lý của doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn. Mối liên kết giữa nhân viên với tổ chức và giữa các thành viên trong đội ngũ với nhau vì thế mà cũng bị ảnh hưởng ít nhiều. Lúc này, truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng cải thiện tâm lý nhân viên và thúc đẩy kết quả làm việc. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể hoạt động nhịp nhàng, nhân viên cộng tác hiệu quả hơn khi làm việc từ xa?

Những thách thức trong truyền thông nội bộ mà doanh nghiệp đang gặp phải?

Trong thời điểm có nhiều biến động và không có gì là chắc chắn như hiện nay, người lao động có thể phải làm việc tại nhà ở bất cứ lúc nào để phòng chống Covid-19. Chính vì thế, một số thách thức đặt ra cho doanh nghiệp có thể kể đến như:

• Tập thể thiếu gắn kết, văn hóa doanh nghiệp giảm sút.
• Không thể truyền tải thông điệp và tầm nhìn chiến lược của lãnh đạo tới nhân viên.
• Hiệu suất nhân viên ở mức thấp.
• Tinh thần làm việc uể oải, thường xuyên xảy ra áp lực, stress…
• Mối quan hệ giữa các thành viên trong công ty bị gián đoạn...

Những thách thức nêu trên cho thấy rõ hơn nhu cầu cập nhật thông tin từ kênh nội bộ trong thời buổi dịch Covid-19 sẽ tăng cao, nên việc đẩy mạnh hoạt động này là điều vô cùng cần thiết.

Cách triển khai truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp hiệu quả

1. Tận dụng tối đa công cụ truyền tải

Mỗi doanh nghiệp cần duy trì thông tin liên lạc giữa các chi nhánh, cấp lãnh đạo, nhà quản lý và giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Khi đó, công cụ hữu hiệu nhất giúp tăng khả năng kết nối đó chính là các công cụ truyền tải có sẵn trên GapoWork - nền tảng giao tiếp dành cho doanh nghiệp và tổ chức.

Thông qua các cuộc họp Zoom được tích hợp tính năng trên GapoWork, bộ phận truyền thông nội bộ có thể dành ra một khoảng thời gian nhất định trong tuần để tổ chức các sự kiện, mini game online cho nhân viên có những phút giây thư giãn, thoải mái và được tương tác cùng với đồng nghiệp khi work from home.

Khi làm việc tại văn phòng, bạn dễ dàng trò chuyện, tương tác với đồng nghiệp mọi lúc, mọi nơi. Nhưng khi work from home, bạn sẽ gặp phải những khó khăn trong giao tiếp khi muốn truyền tải thông tin. Vì vậy, bạn cần phải thường xuyên giao tiếp, kết nối với mọi người thông qua tính năng Livestream, Chat nhóm, Video HD, phòng họp Nhóm hay Audio Call để tăng tương tác đồng thời giảm stress khi làm việc liên tục mà không giao tiếp với bất kỳ ai.

2. Duy trì sự có mặt của lãnh đạo

Khi làm việc từ xa, một đội ngũ lãnh đạo bình tâm và hữu hình là rất quan trọng. Sự hiện diện và lời nói của họ có thể tạo ra sự an tâm giúp ngăn chặn những hoảng loạn không cần thiết trong môi trường làm việc. Nên tổ chức những buổi họp trực tuyến qua Zoom để trò chuyện sau giờ làm, cập nhật tình hình nội bộ toàn công ty. Bộ phận truyền thông nội bộ có thể tạo các buổi chia sẻ về sứ mệnh, tầm nhìn của công ty qua tính năng Livestream, tạo cuộc gọi trực tuyến qua Zoom trên GapoWork.

3. Khuyến khích nhân viên chia sẻ, đóng góp ý kiến

Để truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp tốt thì đội ngũ cần tạo được khả năng giao tiếp hai chiều. Doanh nghiệp nên tạo thói quen cho nhân viên đưa ra phản hồi trên những thông tin mà họ nhận được, khuyến khích đối thoại mở. Sự trao đổi hai chiều thường khó thực hiện trong hoàn cảnh doanh nghiệp làm việc từ xa, vì vậy một nền tảng giao tiếp nội bộ là phương thức kết nối tối ưu nhất.

GapoWork không chỉ là không gian kết nối đội ngũ hiệu quả khi làm việc từ xa thông qua những tính năng thông minh như: Chat, Nhóm chung, Zoom, Livestream...mà còn là nền tảng giao tiếp miễn phí giúp giảm thiểu tối đa thời gian tương tác theo cách truyền thống trong doanh nghiệp.

Khi làm việc từ xa, các phòng ban khó có thể kết nối được với nhau để tổng hợp ý kiến về các hoạt động truyền thông nội bộ, lựa chọn chủ đề cho chương trình hay các vấn đề cần lấy ý kiến số đông cho một dự án… Thay vì phải in ấn tài liệu và thông báo đến từng thành viên một cách truyền thống, tính năng Thăm dò ý kiến trên GapoWork sẽ giúp người dùng dễ dàng lấy được phản hồi một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm thời gian thông báo kết quả, cuộc thăm dò ý kiến trực quan, sinh động hơn.

4. Đảm bảo khả năng quản lý nhân viên làm việc từ xa

Một số nhân viên phản ánh rằng họ cảm thấy bị cô lập hoặc mắc kẹt trong vòng lặp khi cố gắng giao tiếp với mọi người thông qua màn hình máy tính. Điều này có thể tác động đến sức khỏe, tinh thần cũng như hiệu suất làm việc của họ. Vì vậy, bộ phận nhân sự cần kiểm tra thường xuyên để đảm bảo các thành viên không gặp bất cứ khó khăn gì khi làm việc từ xa, đồng thời đưa ra những biện pháp hỗ trợ cần thiết trong việc cân bằng giữa môi trường văn phòng và gia đình. Quan tâm đến đời sống của nhân viên khi work from home là một trong những yếu tố thể hiện tinh thần hỗ trợ, gắn kết của doanh nghiệp trong truyền thông nội bộ.