5 bước xây dựng mục tiêu làm việc nhóm hiệu quả từ chủ tịch của Fulcrum Connection LLC

“Một tập thể chỉ làm việc hiệu quả khi từng cá nhân trong đó cảm thấy lạc quan về mọi thứ xung quanh và thoải mái đóng góp hết mình vì mục tiêu chung. Ngược lại, một cá nhân chỉ có thể tỏa sáng, thể hiện hết mình khi được là một phần của một tập thể sẵn sàng ủng hộ và mở đường cho các phần tử vươn lên”. Đó là khẳng định của Jeff Bezos khi chia sẻ về bài học làm sao để phát triển đội nhóm và xác định mục tiêu làm việc nhóm hiệu quả cho các doanh nghiệp trên thế giới.

Tầm quan trọng của việc xác định mục tiêu chung trong làm việc nhóm là vô cùng cần thiết nhưng nhiều lãnh đạo lại cảm thấy vấn đề này không nên quá đáng để tâm. Điều đó dẫn tới nhiều lỗ hổng trong quá trình vận hành và phát triển quy trình làm việc nhóm thật hiệu quả, năng suất. Vậy tại sao xác định mục tiêu làm việc nhóm lại có tầm ảnh hưởng đến chất lượng phát triển tập thể đến như vậy? Cùng GapoWork tìm hiểu 5 bước phát triển mục tiêu làm việc nhóm hiệu quả đến từ Valerie Patrick - chủ tịch của Fulcrum Connection LLC trong bài viết dưới đây nhé.      

Tầm quan trọng của việc xác định mục tiêu làm việc cho đội nhóm

Theo Stephen Robbins (2005) cho rằng: “Hiệu quả làm việc của một nhóm phụ thuộc vào các yếu tố bên trong và bên ngoài. Có bốn nhóm yếu tố như sau:

• Bối cảnh: nguồn lực, môi trường tạo dựng niềm tin, đánh giá kết quả và hệ thống lương thưởng.
• Yếu tố cấu thành nhóm: năng lực của thành viên, phẩm chất cá nhân, quy mô, phân bổ vai trò, sự đa dạng, sự linh hoạt và mối quan tâm của thành viên đối với tinh thần đồng đội.
• Thiết kế công việc: tự chủ, đa dạng về kỹ năng, bản chất nhiệm vụ, tầm quan trọng của nhiệm vụ.
• Quá trình: mục đích chung, mục tiêu, năng lực nhóm, mức độ xung đột trong tập thể.

Trong đó, xác định mục tiêu làm việc để định hướng sự phát triển của nhóm là yếu tố quan trọng cần được ưu tiên trước khi xét đến các yếu tố khác”.

Bên cạnh đó, Robbins cũng chia sẻ rằng: “Không có mục tiêu chung thì làm việc nhóm thường sẽ mất đi lời cam kết, thiếu mục tiêu nhóm sẽ hoạt động như các cá nhân đơn lẻ. Mục tiêu giống như lời cam kết chung này đòi hỏi các thành viên trong nhóm đề cao mục đích được xác định về: giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh của công ty, các quy trình làm việc nên tuân thủ, kế hoạch mà nhóm cần đạt được… Căn cứ trên mục đích chung, nhóm sẽ xác định các mục tiêu hoạt động cụ thể. Ví dụ như: bí quyết chăm sóc khách hàng sẽ được nhóm xác định thành các mục tiêu hoạt động nhỏ, tăng tỷ lệ phản hồi tích cực của khách hàng từ 60 lên 80% hay giảm thời gian xử lý đơn hàng bằng 80% mức hiện thời…”.

5 Bước phát triển mục tiêu làm việc nhóm hiệu của chủ tịch Fulcrum Connection LLC

Bước 1 - kiểm tra chất lượng của mục tiêu

Bước đầu tiên trong số năm bước để phát triển mục tiêu làm việc nhóm hiệu quả là xác định rõ các mục tiêu quan trọng gắn với hoạch định của doanh nghiệp, dự án đang triển khai hoặc kế hoạch mà nhóm phụ trách... Tiếp đó các thành viên có thể ngồi lại, cùng họp nhóm để thống nhất các tiêu chí khác nhau và xác định mục tiêu cần ưu tiên tiếp theo. Quản lý, trưởng nhóm là những người nên cân nhắc về chất lượng của mục tiêu hoạt động nhóm.

Valerie Patrick cho biết: “Một chiến thuật mà tôi đã sử dụng để kiểm tra chất lượng trong từng mục tiêu khi nhóm đề ra chính là xem xét phương án giải quyết hoặc cách thức mục tiêu đó tác động đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Sau nhiều lần phân tích kết quả đạt được từ các mục tiêu đề ra của đội nhóm tôi nhận thấy việc các nhóm xác định mục tiêu thấp, sai lệch với tầm nhìn chung của công ty hay không có giá trị với tình hình doanh nghiệp có ảnh hưởng nghiêm trọng đến định hướng phát triển của tổ chức. Đó là lý do vì sao cần kiểm tra mục tiêu mà các thành viên trong đội nhóm đề ra có thực sự chất lượng hay không?”.    

Bước 2 - Xác định mục tiêu với các tiêu chí cụ thể

Bước thứ hai là xác định các mục tiêu quan trọng thỏa mãn ba tiêu chí:

• Mục tiêu đó có thể đo lường được kết quả chung hoặc tác động của những yếu tố khách ảnh hưởng tới chất lượng làm việc nhóm chứ không chỉ là một hoạt động thông thường.
• Mục tiêu đó nên tuân thủ tiêu chuẩn SMART - viết tắt của những yếu tố như: cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn.
• Mục tiêu đó phải dành cho tất cả thành viên trong nhóm và được hoàn thành bởi mỗi cá nhân của tập thể lớn.  

Ví dụ như, mục tiêu ưu tiên thứ nhất của nhóm là tối đa hóa nhận thức về thương hiệu để thúc đẩy kết quả kinh doanh trong quý hai năm 2021. Mục tiêu này đo lường hiệu quả của các kênh phân phối khác nhau trong việc triển khai hoạt động bán hàng của công ty trong một thời gian nhất định. Mục tiêu rõ ràng, có thời hạn và đủ cụ thể để có thể đo lường được.

Bước 3 - Đánh giá hiệu quả và mức độ quan trọng của từng mục tiêu

Bước thứ ba chính là suy nghĩ về các yếu tố thành công cho các mục tiêu vừa xác định. Yếu tố thành công được tạo nên bởi nhiều vấn đề và phụ thuộc vào các hoạt động sẽ triển khai của nhóm. Người phụ trách nhóm cần điều tiết, xem xét và đánh giá hiệu quả, mức độ quan trọng của từng mục tiêu. Việc phân cấp các mức độ quan trọng của mục tiêu giống như lập kế hoạch chiến lược để từng bước hoàn thành các mục tiêu từ nhỏ đến lớn, từ ngắn hạn đến dài hạn.

Nhiều đội nhóm tại các tổ chức thường đặt ra rất nhiều mục tiêu nhưng không biết cái nào quan trọng và cần được ưu tiên. Lãnh đạo hoặc trưởng nhóm thiếu nhận định, đánh giá khách quan về mục tiêu dẫn tới việc các thành viên cũng trở nên rối loạn, khó khăn khi thực hiện các hoạt động mà không biết kết quả và mục tiêu của hoạt động đó là gì? Các mục tiêu đối với một nhóm có tầm quan trọng nhất định nhưng có những mục tiêu phù hợp với hoàn cảnh, môi trường, điều kiện làm việc thì cần ưu tiên thực hiện trước. 

• Bạn có thể tham khảo thêm: Top 10+ giải pháp làm việc nhóm hiệu quả

Bước 4 - Phân tích thách thức của mục tiêu

Bước thứ tư là xác định các rào cản, thách thức cho những mục tiêu đã đề ra. nói rằng, thường trả lời các câu hỏi sau để phân tích thách thức của mục tiêu được hiệu quả: “Tại sao nhóm chúng ta vẫn chưa hoàn thành được mục tiêu đó? Điều gì đang cản trở mục tiêu đó? Lỗ hổng nào cần phải khắc phục để đạt được mục tiêu?...”. Valerie Patrick chia sẻ: “Thực tế nhiều lãnh đạo, đặc biệt là các vị trí trưởng nhóm, trưởng bộ phận chưa có kỹ năng phân tích thách thức của mục tiêu. Bởi đa số các mục tiêu chung được xác định chủ yếu dựa trên các tiêu chí từ mục tiêu cũ, tiến hành tương tự như những cuộc họp của đội nhóm trước đó. Nhưng một khi rủi ro xảy đến hoặc rào cản bất ngờ ập tới, các thành viên trong nhóm sẽ khó giải quyết vấn đề để khắc phục chúng. Khi đó, rất có thể mục tiêu chung sẽ đổ bể”.  

Bước 5 - Xây dựng chiến lược chinh phục mục tiêu

Xây dựng chiến lược chinh phục mục tiêu là bước cuối cùng để nâng cao hiệu suất làm việc nhóm. Kế hoạch chiến lược cho những mục tiêu quan trọng đóng vai trò như kim chỉ nam cho mọi hoạt động của nhóm. Với kế hoạch này, toàn bộ thành viên sẽ cùng dốc sức, phát huy hết khả năng đi theo một định hướng chung nhằm đạt được kết quả tốt nhất để hoàn thành mục tiêu đó.

Theo một số thống kê cho biết, những đội nhóm của các tập đoàn lớn thường sử dụng sơ đồ SWOT hay các hình thức chiến lược đặc trưng để xây dựng chiến lược cho mục tiêu của nhóm. Từ đó nhóm sẽ có kế hoạch bài bản, trực quan để dễ dàng chinh phục mục tiêu chung.

Qua bài học về 5 bước phát triển mục tiêu làm việc nhóm hiệu quả của chủ tịch, tiến sĩ Valerie Patrick cho thấy việc xác định mục tiêu chung để thúc đẩy năng suất làm việc nhóm hiệu quả là vô cùng quan trọng. Bên cạnh đó, việc đào tạo, nâng cao kỹ năng quản lý, quản trị nhân sự của các vị trí như trưởng nhóm, trưởng bộ phận hay lãnh đạo cũng là một trong những yếu tố cần thiết đối với tổ chức.

Hãy để GapoWork - Công cụ giao tiếp đội nhóm và quản lý công việc toàn diện giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo tài năng!

GapoWork mang đến giải pháp cho các nhà lãnh đạo với công cụ all in one giúp thúc đẩy hiệu suất làm việc nhóm, nâng cao kỹ năng làm việc nhóm, quản lý công việc toàn diện lên tới 89%.

- Giao việc thông minh, giúp nâng cao hiệu suất công việc.

• Giao việc đúng người, đúng thời điểm bằng MiniTask. Dễ dàng kiểm soát deadline và quản lý tiến độ công việc.
• Tính năng Sơ đồ tổ chức hỗ trợ quản lý tổng quát các bộ phận và chuyên sâu tới tận từng nhân viên.
• Khảo sát, Thăm dò ý kiến của các thành viên trong đội ngũ về kế hoạch của dự án.
• Công cụ Ghi nhận, khen thưởng thành tích giúp đội ngũ có thêm động lực làm việc.

- Giao tiếp và kết nối tổ chức hiệu quả.

• Họp trực tuyến hiệu suất cao với tính năng Zoom không giới hạn được tích hợp sẵn trên nền tảng.
• Cung cấp bộ công cụ hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả: Hệ thống group/chat; lưu trữ gửi file tài liệu lên tới 2GB; gọi điện và nhắn tin miễn phí.
• Hỗ trợ làm việc và quản lý hiệu quả dù ở bất cứ nơi đâu: các chi nhánh cửa hàng, làm việc từ xa.

Ngoài ra, sau cú bắt tay ấn tượng với ông lớn ứng dụng họp nhóm số một thế giới - Zoom, GapoWork đã tích hợp Zoom thành một tính năng có sẵn trên hệ thống. Hiện nay, GapoWork đang triển khai chương trình: Tài trợ 100% tài khoản GapoWork đã tích hợp tính năng Zoom không giới hạn cho 1000 doanh nghiệp và tổ chức:

GapoWork là sản phẩm của công ty Cổ phần Công nghệ Gapo, trực thuộc tập đoàn Công nghệ G-Group. GapoWork đã được hơn 100 doanh nghiệp, tập đoàn lớn tin tưởng sử dụng như: F88, Yody, Beatvn, HSV Group, TechZones, Vitto, ...