10+ kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả giúp tăng năng suất công việc

Làm việc nhóm đóng vai trò quan trọng đối với hiệu quả công việc chung và có tác động trực tiếp đến sự phát triển của một tập thể, tổ chức. Thông qua hình thức làm việc nhóm, mỗi cá nhân sẽ nhận ra được những ưu, nhược điểm của bản thân để sửa đổi và phát huy. Ở bài viết dưới đây, hãy cùng GapoWork khám phá về các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả và các lưu ý quan trọng khi làm việc nhóm.

I- Kỹ năng làm việc nhóm là gì?

1. Khái niệm

Kỹ năng làm việc nhóm (hay teamwork skills) là quá trình hợp tác, làm việc chung với một nhóm người cụ thể, có thể là đồng nghiệp, bạn bè…nhằm đạt được mục tiêu chung và hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Phương pháp làm việc nhóm giúp tăng khả năng kết nối, học hỏi và chia sẻ giữa các thành viên.

Có thể thấy, kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng không thể thiếu trong bất cứ môi trường làm việc nào, giúp mỗi cá nhân cùng nhau vạch ra mục tiêu chung và cùng nhau thực hiện để đạt được kết quả chung.

2. Lợi ích của làm việc nhóm đúng cách?

Làm việc nhóm là một trong những giải pháp làm việc hiệu quả mà nhiều doanh nghiệp đang ứng dụng để dễ dàng quản lý con người, công việc. Dưới đây là một số lợi ích to lớn của giải pháp làm việc nhóm hiệu quả:

• Cải thiện năng suất làm việc

Các nhóm làm việc cùng nhau có năng suất cao hơn và có động lực hướng tới các mục tiêu của công ty. Làm việc theo nhóm giúp mọi người giao tiếp tốt hơn và thường xuyên hơn trong thời gian thực, do đó giảm thiểu xích mích và chậm trễ. Tất cả điều này lại dẫn đến đầu ra chất lượng cao hơn.

• Xây dựng tinh thần tập thể

Làm việc cùng nhau tạo ra mối liên kết , điều này sau đó dẫn đến việc tạo ra cảm giác thân thuộc và nâng cao tinh thần tổng thể. Nếu tất cả đều làm việc với sự nhiệt tình, sẵn sàng giúp đỡ người khác và vượt ra ngoài nhiệm vụ thông thường thì điều đó sẽ đảm bảo thành công chung.

• Nâng cao trách nhiệm của từng cá nhân

Trong khi làm việc cùng nhau như một nhóm, tất cả đều nhận thức được vai trò / trách nhiệm của nhau và sẵn sàng tham gia nếu một người không thể hoàn thành một nhiệm vụ nào đó. Điều này mang lại sự linh hoạt trong nhóm và tạo ra một nhóm thích ứng có thể dễ dàng vượt qua những thử thách mới.

• Tăng khả năng sáng tạo

Bằng cách khuyến khích các thành viên trong nhóm giao tiếp thường xuyên và cởi mở, bạn đang nuôi dưỡng cảm giác tin cậy và tình bạn thân thiết, nơi các ý tưởng có thể được chia sẻ mà không bị giám sát kỹ lưỡng, điều này có thể dẫn đến khả năng sáng tạo lớn hơn.

II- 10+ kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

1. Giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp tốt là trọng tâm của tinh thần đồng đội tuyệt vời. Các nhóm tuyệt vời giao tiếp tốt và thường xuyên, các thành viên của họ vui vẻ chia sẻ ý tưởng, cùng nhau động não, yêu cầu phản hồi và không có mâu thuẫn.

Điều này không có nghĩa là các thành viên trong nhóm luôn đồng ý, nhưng họ có thể giao tiếp thông qua sự khác biệt của mình để đưa ra giải pháp hợp lý và tiếp tục tiến lên với tư cách là một nhóm

2. Lắng nghe tích cực

Lắng nghe tích cực là một kỹ thuật giao tiếp quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc của một nhóm. Khi các thành viên trong nhóm tích cực lắng nghe ý kiến, đóng góp của các thành viên trong nhóm sẽ giúp nhìn nhận, đánh giá vấn đề để đưa ra góp ý chính xác nhất.

3. Sự hợp tác giữa các thành viên

Sự hợp tác giữa các thành viên thể hiện ở khả năng cộng tác, cùng nhau làm việc và thực hiện một dự án cụ thể. Khả năng hợp tác cho phép chúng ta thấu hiểu, chấp nhận những điểm mạnh, điểm yếu của mỗi thành viên để tạo nên mối quan hệ tích cực giữa các thành viên trong nhóm.

4. Thiết lập mục tiêu chung

Để làm việc theo nhóm thành công, mỗi thành viên cần chia sẻ các mục tiêu rõ ràng để từ đó xác định được các mục tiêu chung của nhóm. Điều này sẽ giúp mỗi thành viên trong nhóm nhận thức được vai trò, mục tiêu của nhóm và tạo động lực giúp các thành viên làm việc chăm chỉ, hiệu quả hơn. Bạn nên nhớ, mục tiêu càng được xác định rõ ràng thì kết quả làm việc của nhóm càng chính xác, rút ngắn thời gian hoàn thành công việc.

5. Phân chia công việc hợp lý

Một trong những phương pháp làm việc nhóm hiệu quả là cần phải phân chia công việc một cách hợp lý, rõ ràng. Do đó, người trưởng nhóm cần nắm được điểm mạnh của từng người để phân công nhiệm vụ phù hợp với năng lực của từng thành viên trong nhóm. Bạn có thể phân thành nhiều nhóm, giao cho từng thành viên phụ trách chính để quản lý dễ dàng hơn.

6. Giải quyết xung đột và công bằng

Trong quá trình làm việc nhóm không tránh khỏi những xung đột, bất đồng về ý kiến giữa các thành viên. Có thể thấy, xung đột cũng là một cách giúp các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn để cùng nhau đưa ra một giải pháp chung để thực hiện. Tuy nhiên, xung đột cần phải giải quyết ngay lập tức để tránh xảy ra những cuộc tranh cãi, bất đồng ngay sau đó.

7. Chỉ định người lãnh đạo

Người lãnh đạo hay trưởng nhóm có vai trò dẫn dắt, định hướng cho các thành viên trong nhóm đi đúng hướng, mục tiêu đã đề ra. Nếu không có một nhà lãnh đạo, rất có thể nhóm đó có khả năng tan rã hoặc làm việc không hiệu quả. Đó là lý do tại sao một người lãnh đạo nhóm là một yếu tố quan trọng để truyền cảm hứng, tạo động lực và kiểm soát công việc chung của nhóm.

8. Xây dựng mối quan hệ giữa các thành viên

Xây dựng mối quan hệ giữa các cá nhân là chìa khóa quyết định sự thành công của nhóm. Điều này đòi hỏi mỗi thành viên cần có các kỹ năng làm việc nhóm như dành thời gian quan sát, lắng nghe và giao tiếp trong công việc cũng như trong cuộc sống. Khi mỗi thành viên hiểu nhau hơn sẽ hạn chế tối đa các cuộc tranh luận, xung đột giữa các thành viên.

9. Cùng nhau đưa ra quyết định

Khi nói đến các quyết định quan trọng, lớn, hãy đảm bảo rằng sẽ bao gồm toàn bộ nhóm của mình. Điều này thể hiện mỗi thành viên đều được trao quyền và có thể đưa ra những ý kiến, đóng góp để đưa ra quyết định chính xác nhất. Từ đó giúp mỗi thành viên sẽ nhận thức được vai trò, giá trị của mình trong một tập thể.

10. Ăn mừng những chiến thắng

Là một nhà lãnh đạo, điều quan trọng là không được bỏ lỡ những chiến thắng (dù nhỏ đến mức nào) của đội bạn. Nó sẽ truyền cảm hứng cho nhóm của bạn đến những thành công lớn hơn nữa và cũng sẽ củng cố khả năng lãnh đạo của bạn. Chính vì thế, đừng ngần ngại khen ngợi các thành viên trong nhóm của bạn và ăn mừng những thành tựu mà họ đạt được, dù lớn hay nhỏ.

Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm:

• Cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm
• Cách đặt mục tiêu làm việc nhóm

III- GapoWork - Giải pháp làm việc nhóm hiệu quả giúp X3 năng suất làm việc

Với sự gia tăng nhanh chóng của các công việc làm việc từ xa, hoặc làm việc một nửa văn phòng, một nửa tại nhà như ngày nay, điều cần thiết là phải trang bị cho các nhóm của bạn những công cụ phù hợp để thúc đẩy tinh thần đồng đội và duy trì tính cạnh tranh.

GapoWork - giải pháp làm việc nhóm hiệu quả giúp các nhóm điều phối và quản lý công việc, nhiệm vụ và dự án của họ. Nó giúp các tổ chức phát triển nhanh hơn bằng cách tạo nền tảng giúp các nhóm duy trì kết nối liên tục và đảm bảo tương tác hiệu quả hơn.

GapoWork mang đến giải pháp cho các nhà lãnh đạo với công cụ giao tiếp trong đội ngũ một cách đồng nhất, tích hợp tính năng họp video Zoom không giới hạn, giúp thúc đẩy hiệu suất làm việc nhóm, nâng cao kỹ năng, quản lý công việc toàn diện lên tới 89%.

Giao việc thông minh, giúp nâng cao hiệu suất công việc.

• Giao việc đúng người, đúng thời điểm bằng MiniTask. Dễ dàng kiểm soát deadline và quản lý tiến độ công việc.
• Tính năng Sơ đồ tổ chức hỗ trợ quản lý tổng quát các bộ phận và chuyên sâu tới tận từng nhân viên.
• Khảo sát, Thăm dò ý kiến của các thành viên trong đội ngũ về kế hoạch của dự án.
• Công cụ Ghi nhận, khen thưởng thành tích giúp đội ngũ có thêm động lực làm việc.

Giao tiếp và kết nối tổ chức hiệu quả.

• Họp trực tuyến hiệu suất cao với tính năng Zoom không giới hạn được tích hợp sẵn trên nền tảng.
• Cung cấp bộ công cụ hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả: Hệ thống group/chat; lưu trữ gửi file tài liệu lên tới 2GB; gọi điện và nhắn tin miễn phí.
• Hỗ trợ làm việc và quản lý hiệu quả dù ở bất cứ nơi đâu: các chi nhánh cửa hàng, làm việc từ xa.

Trên đây là bài chia sẻ của GapoWork về kỹ năng làm việc nhóm cũng như phương pháp và cách làm việc nhóm hiệu quả. Tựu chung lại, để làm việc nhóm hiệu quả thì mỗi thành viên cần phải có cùng một mục tiêu và cùng nhau làm việc để đạt được kết quả tốt nhất, và một nền tảng số như GapoWork sẽ thúc đẩy việc làm việc nhóm hiệu quả, xóa nhòa khoảng cách trong thời đại 4.0 hiện nay.

Xem thêm:

• Cách cải thiện tinh thần đội nhóm mỗi ngày
• Top 5 bước xây dựng mục tiêu cho đội nhóm