Các bước chuẩn bị để sẵn sàng triển khai nhanh GapoWork

Sử dụng GapoWork không chỉ đơn thuần là chuyển sang sử dụng một nền tảng hỗ trợ công việc mới. Bạn sẽ thay đổi tất cả cách mà đồng nghiệp trong tổ chức của mình kết nối, trao đổi và làm việc. Trước khi tiến hành triển khai nhanh, hãy lưu ý thực hiện các bước dưới đây để đảm bảo hiệu quả khi sử dụng GapoWork.

1. Cân nhắc hiệu quả của GapoWork đối với tổ chức

Cần xác định rõ GapoWork sẽ làm thay đổi thói quen trong công việc của công ty bạn như thế nào. Sử dụng GapoWork không chỉ đơn giản là sử dụng “một nền tảng khác” mà còn liên quan tới việc thay đổi cách thức và tiến độ triển khai công việc của nhân viên. Việc chuyển đổi sang một công cụ giao tiếp mới không hề dễ dàng và bất cứ công ty nào khi sử dụng đều cần quá trình để nhân viên dần làm quen. Nếu bạn không chắc chắn về việc tổ chức của bạn có thể dễ dàng làm quen với GapoWork hay không cũng như tầm ảnh hưởng của việc thay đổi này, hãy tổ chức một buổi thảo luận và đánh giá tổng thể về giá trị của GapoWork.

2. Thử nghiệm GapoWork

Hãy để đội ngũ lãnh đạo, phòng IT và những người có tầm ảnh hưởng của công ty bạn tham gia sử dụng GapoWork từ sớm để đảm bảo việc triển khai trong tổ chức diễn ra thành công.

Trước khi GapoWork được sử dụng trong toàn bộ doanh nghiệp, hãy tập hợp những người đứng đầu của các bộ phận để hỗ trợ bạn quy trình chuyển đổi dần mô hình làm việc hiện tại sang GapoWork:

• Quản lý cấp cao: Hãy để những người quản lý đứng đầu tổ chức sử dụng GapoWork để đồng bộ phương thức làm việc.
• Các quản lý dự án: Những người quản lý triển khai các dự án bằng GapoWork sẽ dễ dàng điều phối và hướng dẫn các nhân viên cấp dưới hơn khi sử dụng nền tảng mới này.
• Trưởng phòng truyền thông nội bộ: Lên kế hoạch và thực hiện các chiến dịch truyền thông nội bộ với những nội dung hấp dẫn nhằm thu hút toàn thể nhân viên trong công ty khi sử dụng một nền tảng làm việc mới.
• Những người có tầm ảnh hưởng: Hãy tận dụng những người có tầm ảnh hưởng như Ban lãnh đạo, quản lý các bộ phận, nhân viên có thâm niên làm việc lâu năm…để có thể dễ dàng lan tỏa định hướng cũng như truyền cảm hứng cho nhân viên.

3. Đánh giá hiệu quả trước khi triển khai

Sau một thời gian thử nghiệm GapoWork, hãy đánh giá hiệu quả mà nền tảng này mang lại thông qua phản hồi của những người dùng thử đầu tiên. Khả năng làm quen của nhân viên, hiệu quả làm việc sau khi sử dụng và sự đồng nhất với hệ thống quản lý công việc hiện tại của công ty.

4. Truyền thông nội bộ về GapoWork

Khi đã đánh giá được hiệu quả mà GapoWork mang lại, hãy chuẩn bị sẵn các nội dung hướng dẫn. Tổ chức một cuộc họp, buổi thảo luận toàn công ty nhằm phổ biến quy trình thay đổi cách thức làm việc sang nền tảng mới. Khi toàn thể nhân viên đã nắm rõ về GapoWork, đã đến lúc tổ chức của bạn sẵn sàng sử dụng nền tảng mới này.