Người tiên phong & chương trình đào tạo

Nhờ những người tiên phong dùng GapoWork, bạn có thể xây dựng cộng đồng và quảng cáo GapoWork cho đồng nghiệp.

Lý do người tiên phong có vai trò quan trọng

Người tiên phong là nhân tố quan trọng trong quá trình triển khai GapoWork. Họ là những người sử dụng đầu tiên, góp phần định hình cộng đồng GapoWork và hành vi bạn muốn mọi người thực hiện trong cộng đồng này. Bạn có thể xem Người tiên phong là đại sứ GapoWork trong công ty. Họ sẽ làm cho trải nghiệm triển khai của bạn trở nên phong phú và dễ dàng hơn.

Trước khi triển khai, những người tiên phong sẽ hỗ trợ bạn xây dựng cộng đồng bằng cách tạo nhóm và thêm nội dung trước khi mời những người còn lại trong tổ chức. Trong suốt giai đoạn trước, trong và sau khi triển khai, mạng lưới người tiên phong sẽ quảng cáo GapoWork với đồng nghiệp của mình, đồng thời chuyển các hoạt động liên lạc chính của đội ngũ và dự án sang nền tảng này để thúc đẩy mọi người sử dụng cũng như tương tác.

Khi kích hoạt mạng lưới người tiên phong, bạn có thể tập trung vào các phần chiến lược của quá trình triển khai, chẳng hạn như kế hoạch truyền thông nội bộ, phát triển thông điệp và thu thập những trường hợp sử dụng phù hợp.

Chiến thuật thực hiện

Chọn người tiên phong

Bạn nên đặt mục tiêu chọn từ 10-20% nhân viên trong tổ chức làm người tiên phong để tạo ra một GapoWork có ý nghĩa và thân thiện khi triển khai toàn diện. Những người tiên phong này nên là hình mẫu điển hình cho tổ chức của bạn, với tất cả các phòng ban, vị trí, thế hệ và cấp độ quản lý đại diện.

Bạn cũng phải chọn người tiên phong dựa trên mức độ ảnh hưởng của họ trong tổ chức và hành vi của người sử dụng đầu tiên (người am hiểu về mạng, người nhìn xa trông rộng, nhân tố thúc đẩy). Việc mời các nhà quản lý có khả năng ảnh hưởng trực tiếp đến hành vi làm việc trong đội ngũ của họ có thể sẽ tạo ra tác động đặc biệt lớn.

Trước khi triển khai

• Tổ chức một buổi đào tạo với người tiên phong để hướng dẫn về vai trò của họ trong hoạt động triển khai, về các tính năng chính mà GapoWork cung cấp và thông điệp của việc triển khai GapoWork.

• Tạo nhóm bí mật trên GapoWork cho tất cả người tiên phong - nơi bạn có thể chia sẻ các hành động quan trọng của chiến dịch và trường hợp sử dụng mới để họ dùng trong đội ngũ của mình.
• Sử dụng nhóm này và kênh liên lạc khác của bạn để chia sẻ nguồn lực, chẳng hạn như Hướng dẫn dành cho người dùng mới, Hướng dẫn dành cho quản trị viên nhóm, ... .
• Bạn nên cấp cho người tiên phong quyền truy cập sớm (nên trước 7-10 ngày) để chuẩn bị cộng đồng cho ngày triển khai. Biết được mục tiêu của bạn và nội dung các nhân viên trong nhóm sẽ thấy hữu ích, người tiên phong có thể tạo nhóm và đăng nội dung nhằm đảm bảo mang đến trải nghiệm thú vị cho tất cả các đồng nghiệp của bạn. Họ cũng có thể chia sẻ thông tin quan trọng về sự ra đời của GapoWork và tạo sự hứng thú cho các đồng nghiệp của mình.

Triển khai

• Người tiên phong là yếu tố then chốt để thúc đẩy tất cả đồng nghiệp kích hoạt trang cá nhân của họ. Là những chuyên gia sử dụng sớm, họ có thể chia sẻ kiến thức và nâng cao mức độ nhận biết về các tính năng của GapoWork.
• Kêu gọi những người tiên phong tham gia vào hoạt động lập kế hoạch và thực hiện sự kiện ngày triển khai của bạn. Họ có thể cung cấp thông tin quý báu từ đội ngũ của mình để ngày triển khai trở nên thú vị với tất cả mọi người.
• Khuyến khích người tiên phong có những cuộc trò chuyện gặp mặt trực tiếp với đồng nghiệp về GapoWork, đồng thời đưa hoạt động liên lạc của đội ngũ và dự án mà họ thực hiện sang GapoWork nhằm thúc đẩy mức độ sử dụng.

Sau khi triển khai

• Người tiên phong tiếp tục đóng vai trò tích cực trong các chiến dịch tương tác trên GapoWork sau khi triển khai. Họ hỗ trợ bạn tiếp cận và truyền cảm hứng cho tất cả đồng nghiệp, đặc biệt là những người ít tương tác. Theo quan sát của chúng tôi, nhờ có sự tham gia của người tiên phong mà nhiều tổ chức đã tăng đáng kể số lượt xác nhận thông qua cuộc thi thân thiện theo khu vực hoặc bộ phận.
• Tiếp tục để người tiên phong tham gia vào các chiến dịch và sáng kiến trên Workplace sau khi triển khai, đồng thời để họ thay bạn tìm kiếm ví dụ về các trường hợp sử dụng trên GapoWork. Người tiên phong cần được tạo điều kiện để chia sẻ những trường hợp sử dụng này trong nhóm người tiên phong của bạn, sau đó bạn có thể chia sẻ lại trong toàn bộ tổ chức.

Nội dung chính

• Những người tiên phong tin tưởng vào lý do bạn triển khai GapoWork sẽ truyền tải sự hào hứng và sứ mệnh một cách hiệu quả hơn. Hãy trao cho họ phần thưởng khích lệ và quyền sở hữu một số nhóm nhất định, từ đó họ có thể thúc đẩy cộng đồng cũng như tăng cường tương tác với đồng nghiệp của mình.
• Việc xây dựng cộng đồng đòi hỏi nhiều công sức. Bạn càng có nhiều người nhiệt huyết sớm tham gia sử dụng càng tốt. Bạn có thể chia sẻ trách nhiệm tạo nhóm và thêm nội dung với toàn bộ đội ngũ tiên phong trong thời gian cận kề ngày triển khai.
• Hoạt động triển khai mới chỉ là khởi đầu và người tiên phong cần trợ giúp đồng nghiệp vào ngày triển khai. Tuy nhiên, bạn nên khuyến khích họ duy trì tương tác cũng như báo cáo lại ý tưởng và đề xuất cho đội ngũ dự án để tiếp tục hoàn thiện cách tổ chức bạn sử dụng GapoWork.