Các chuyên gia toàn cầu dự đoán gì cho xu hướng “Truyền thông nội bộ” năm 2022?

Sau một năm chịu sự chi phối và ảnh hưởng tiêu cực từ đại dịch Covid-19, các doanh nghiệp đều phải gồng mình đối mặt với những khó khăn trong công tác gắn kết và thúc đẩy tinh thần làm việc của đội ngũ. Hãy cùng GapoWork tìm hiểu những xu hướng và thách thức mới của Truyền thông nội bộ trong năm 2022 được đề xuất bởi đội ngũ chuyên gia truyền thông xuất sắc trên toàn cầu.

1. Abhinav Kumar - Giám đốc Tiếp thị & Truyền thông, Dịch vụ Tư vấn Tata

Liên lạc nội bộ, hỗ trợ phúc lợi của nhân viên, thúc đẩy sự gắn kết và tham gia hoạt động của đội ngũ chính là những khó khăn mà đại dịch gây ra cho toàn bộ các doanh nghiệp trên toàn cầu. Một cuộc khảo sát tại Microsoft với 30.000 nhân viên trên 31 quốc gia chỉ ra rằng, 41% người tham gia đang cân nhắc nghỉ việc và rời bỏ tổ chức sau một thời gian chung sống với đại dịch. Điều này cho thấy những nỗ lực trong việc thúc đẩy truyền thông nội bộ ở các công ty đã không tạo ra được kết quả tích cực như dự định.

“Sự mất mát và tiêu hao về nhân sự hay việc phải đóng cửa các chi nhánh mà một số doanh nghiệp đã trải qua trong giai đoạn cuối năm 2021 chính là minh chứng rõ ràng khác.” - Ông Kumar nói.

Đồng thời, vị giám đốc này khẳng định, không có gì chắc chắn cho năm 2022, vì vậy các doanh nghiệp cần phải suy nghĩ lại về phương pháp lãnh đạo, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và cách thực hiện truyền thông nội bộ sao cho thật rõ ràng, minh bạch. Điều này không có nghĩa là cá c tổ chức cần tạo ra nhiều kênh hay công cụ truyền thông khiến nhân viên cảm thấy quá tải hơn, mà hãy thật sự thấu hiểu và đồng cảm với đội ngũ của mình trong từng thời điểm nhất định.

Với sự phân tán đội ngũ khi kết hợp phương thức làm việc kết hợp từ xa và tại văn phòng  (hybrid working), lựa chọn một công cụ hay nền tảng để thực hiện công tác truyền thông nội bộ online là phương án thực sự đáng cân nhắc.

2. Shel Holtz, Giám đốc Truyền thông nội bộ tại Webcor

Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc có lẽ sẽ không có dấu hiệu thuyên giảm trong năm 2022 nếu các nhà lãnh đạo không chú trọng thúc đẩy truyền thông nội bộ nhằm nỗ lực giữ chân nhân viên, đặc biệt là những lao động có hiệu suất cao.

Dưới đây là một số xu hướng cho năm 2022 xuất phát từ nhu cầu cấp bách giữ chân người lao động, giảm tỷ lệ nghỉ việc, bao gồm nâng cao trải nghiệm và gia tăng sự ghi nhận nhân viên được đề xuất bởi Shel Holtz.  

• Truyền thông với mô hình làm việc Hybrid (mô hình kết hợp)

Đối với mô hình làm việc kết hợp, bộ phận truyền thông nội bộ cần phải có chiến lược và xây dựng kế hoạch truyền thông cụ thể để triển khai các hoạt động nội bộ. Từ trước đến giờ các nguyên tắc của truyền thông đều dựa trên việc toàn bộ đội ngũ đều làm việc tại văn phòng. Do vậy kể từ khi dịch bệnh nổ nha, các nhà truyền thông đã phải vất vả để ứng biến linh hoạt hơn.

Khi mô hình làm việc kết hợp - hybrid working trở thành xu hướng, có lẽ bộ phận truyền thông nội bộ sẽ phải cân nhắc về cách thức truyền thông thông tin, tổ chức các hoạt động tập thể dành cho nhân sự làm việc tại nhà và tại công ty.

“Điều này đòi hỏi nhiều hơn việc giao tiếp của quản lý với đội ngũ nhân viên để hỗ trợ họ tương tác và tham gia vào các hoạt động của tổ chức”.

• Tạo sự hạnh phúc và hài lòng trong trải nghiệm nhân viên

Xây dựng các chế độ phúc lợi cho nhân viên, tập trung vào cả sức khỏe thể chất và tinh thần của họ. Đặc biệt, khi các doanh nghiệp có thể tạo được sự tâm lý an toàn trong dịch bệnh cũng là một cách để tăng sự hài lòng cho nhân viên của mình.

Thiết lập mạng lưới giúp đỡ khi nhân viên không may trở thành F0 bằng cách hỗ trợ thuốc và đồ ăn, thường xuyên quan tâm hỏi han tình hình. Đồng thời

• Lắng nghe và thấu hiểu

Hầu hết các công ty quên mất việc lắng nghe nhu cầu và mong muốn của nhân viên trước khi đưa ra công bố về việc quay trở lại làm việc tại văn phòng hay về một quyết định mang tính tập thể để mọi người cùng đồng thuận. Lắng nghe và thấu hiểu là phương pháp đóng vai trò quan trọng trong việc giữ chân nhân viên. Đặc biệt trong bối cảnh kết hợp phương thức làm việc từ xa, điều này trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

“Nếu nó là một chiều thì đó không phải là giao tiếp, nó chỉ là tin nhắn. Đặc biệt đối với đội ngũ làm việc từ xa, điều quan trọng nhất chính là các nhà lãnh đạo cần phải lắng nghe, thấu hiểu và quan sát nhân viên của mình”

3. Victoria Dew, Nhà sáng lập và Giám đốc điều hành - Dewpoint Communications

Dewpoint Communications đã xuất bản Các quy tắc về trải nghiệm và truyền thông của nhân viên vào năm 2022 về các xu hướng mới nhất, thực tiễn và cách tiếp cận sáng tạo mà các công ty trên thế giới đang thực hiện.

Hàng chục cuộc phỏng vấn với lãnh đạo doanh nghiệp với quy mô, giai đoạn phát triển đa dạng từ các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau. Số lượng nhân sự của các doanh nghiệp dao động từ 10 đến 175.000 người.

• Lắng nghe là phương thức trò chuyện mới

Đa số các quản lý đều tập trung giao tiếp với cấp dưới bằng cách chỉ “nói” với họ chứ chưa thật sự lắng nghe những gì nhân viên nói. Tăng cường lắng nghe giúp đảm bảo duy trì cuộc đối thoại hai chiều, khuyến khích sự tham gia, kết nối và hợp tác. Nhiều công ty đang dần dần sáng tạo hơn trong quá trình tạo ra những kết nối ý nghĩa này.

• Quản lý cần tham gia và thúc đẩy đội ngũ

Vai trò của các nhà quản lý quan trọng không chỉ vì vai trò của họ mà còn nằm ở việc kết nối và mang ảnh hưởng tích cực đến các thành viên trong nhóm. Nhiều tổ chức vẫn đang vật lộn với việc làm thế nào để có hệ thống hơn trong cách tiếp cận để thu hút các nhà quản lý với tư cách là người “khán giả” và cả vị trí người “ảnh hưởng”. Nói một cách khác, khuyến khích các nhà quản lý tích cực tham gia và thúc đẩy đội ngũ trong các hoạt động khác của tổ chức. Nhiều nhà quản lý trên thế giới đồng thuận rằng việc này rất quan trọng đối với trải nghiệm của nhân viên.

4. Katie Macaulay, Giám đốc Điều hành - AB, người dẫn chương trình podcast của The Internal Comms

Có 4% lực lượng lao động của Mỹ đã chọn nghỉ việc vào tháng 9 năm 2021. Theo chỉ số xu hướng Công việc của Microsoft, hơn 40% lực lượng lao động toàn cầu đang xem xét về ý định nghỉ việc trong vòng một năm tới đây. Các chuyên gia truyền thông gọi đó là “Làn sóng nghỉ việc”. Nhưng đối với bất cứ tổ chức nào thì việc thu hút và giữ chân nhân tài vẫn là ưu tiên hàng đầu cho năm 2022.

“Đây chắc chắn là một thử thách lớn đối với các đồng nghiệp của chúng tôi, những người ở vị trí nhân sự. Nhưng đội Truyền thông nội bộ vẫn cần phải đóng góp vai trò của mình trong công tác thu hút và giữ chân nhân tài cho tổ chức” - Katie Macaulay chia sẻ.

Theo nghiên cứu từ McKinsey, phần lớn tỷ lệ nhân sự nghỉ việc cao là do sự không hài lòng với các khoản trợ cấp và lương thưởng. Qua cuộc phỏng vấn với giáo sư William Kahn - cha đẻ của thuật ngữ “sự gắn bó của nhân viên”, vị giáo sư này cho rằng: “Các nhân viên với khả năng cao sẽ đầu tư toàn bộ sức lực vào công việc khi chúng ta thấy nó thực sự có ý nghĩa”.

Trong một báo cáo năm 2018, 9 trong số 10 công nhân Hoa Kỳ sẵn sàng từ bỏ 23% thu nhập cả đời của họ để đổi lấy một công việc có ý nghĩa. Vì vậy, bộ phận Truyền thông nội bộ nên là người giữ lửa, đóng vai trò quan trọng để giúp nhân viên tìm thấy ý nghĩa trong công việc của họ:

• Ý nghĩa cơ bản: Truyền thông nội bộ nên chứng minh tầm quan trọng của công việc hàng ngày, cho thấy vai trò của nó đối với mục tiêu và sứ mệnh của tổ chức.
• Tự hiện thực hoá: Truyền thông nội bộ phải giúp cho đội ngũ nhân viên thể hiện con người một cách tốt nhất tại nơi làm việc, cách để họ đạt được sự tin tưởng và nhận trao quyền từ quản lý cấp cao.
• Mục đích toàn cầu: Truyền thông nội bộ cần nêu rõ mục đích, sứ mệnh của tổ chức với xã hội, chia sẻ những câu chuyện, đóng góp từ các cá nhân khác trong tổ chức đang thực hiện cho xã hội.

Nói tóm lại, công việc của bộ phận Truyền thông nội bộ không chỉ là việc hướng dẫn, chia sẻ cho nhân việc các thông tin từ cấp trên, hay những thủ tục hành chính. Thay vào đó, bộ phận này sẽ giúp nhân viên hiểu tại sao họ nên quan tâm, đóng góp và cam kết gắn kết lâu dài với tổ chức - nơi mình đang làm việc.

5. Megan Thomas, Nhà lãnh đạo Truyền thông và Thay đổi, chủ tịch IABC NSW

Hai năm đại dịch vừa qua đã cho thấy vai trò quan trọng của Truyền thông trong thời kỳ khủng hoảng như thế nào. Để xây dựng chiến lược trong hoàn cảnh đó, các nhà Truyền thông cần hiểu sự phức tạp của các vấn đề, sự cạnh tranh đến hoạt động kinh doanh và việc sử dụng phương thức giao tiếp khác như như một đòn bẩy chiến lược để vượt qua.

Dưới đây là một vài gợi ý về các chủ đề/concept lớn cho năm 2022:

• Duy trì văn hoá tổ chức mạnh mẽ và tăng cường sự gắn bó, thúc đẩy cảm giác thân thuộc giữa các nhân viên trong tổ chức. Điều này có vẻ phức tạp nhiều hơn so với trước đây, và cũng là nơi để các Nhà giao tiếp có thể thể hiện giá trị của họ bằng cách tạo các kết nối có ý nghĩa.
• Xây dựng cộng động có tiếng nói đối với các vấn đề xã hội: môi trường, bạo hành trẻ em, yêu thương động vật,... Đây là kỳ vọng của người lao động, đặc biệt là thế hệ gen Z.
• Đảm bảo sự liên kết giữa hành động của tổ chức và mục đích của hành động đó. Phần lớn các nhân viên đều mất lòng tin vào các tổ chức của họ, vì vậy điều này rất quan trọng khi hành động phải phù hợp, đi liền với sự tuyên bố.
• Trang bị đầy đủ cho các nhà lãnh đạo để hỗ trợ các nhu cầu về sức khỏe và tinh thần cho đội ngũ nhân viên của họ.
• Xử lý các thông tin sai lệch và kiểm duyệt nội dung chặt chẽ trên các nền tảng truyền thông. Nhà truyền thông cần chịu trách nhiệm về chất lượng nội dung đồng thời cần lắng nghe sâu sắc cũng như đảm bảo mọi người có cơ hội được lắng nghe.

Tổng kết

Qua những kiến thức và chia sẻ của 5 chuyên gia xuất sắc toàn cầu về xu hướng và thách thức trong truyền thông nội bộ năm 2022, có thể rút ra nhiều bài học giá trị từ nghiên cứu, phong cách lãnh đạo và cả chiêm nghiệm của họ. Trong bất cứ quy mô doanh nghiệp nào thì các hoạt động truyền thông nội bộ nhằm tăng sự kết nối của đội ngũ, giảm tỷ lệ nhân sự nghỉ việc, giữ chân người tài… cũng đều rất quan trọng.  

​​Từ đánh giá, nhận xét của những chuyên gia truyền thông nổi tiếng, các doanh nghiệp có thể rút ra phương pháp để lên kế hoạch tổ chức hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả. Với sự phát triển không ngừng của xã hội, ngoài việc tham khảo xu hướng, nghiên cứu chiến lược của các công ty, tập đoàn lớn mạnh, nhà lãnh đạo còn có thể ứng dụng công nghệ trong công tác truyền thông nội bộ cho tổ chức nhằm mở ra không gian kết nối, gắn bó giữa tập thể nhân viên.

Hiện nay, nhiều nhà lãnh đạo tin tưởng sử dụng GapoWork -  Nền tảng giao tiếp đội nhóm cho doanh nghiệp và tổ chức để truyền tải thông tin, thúc đẩy sự gắn kết, tạo hoạt động đoàn thể cho trong tổ chức, nâng cao giá trị của đội ngũ nhân sự.

Qua những tính năng thân thiện của GapoWork như: Zoom không giới hạn có sẵn trên hệ thống, nhóm Chat, Nhóm chung, tính năng Khảo sát hay Thăm dò ý kiến,... lãnh đạo có thể lắng nghe phản hồi từ chính đội ngũ nhân sự của mình một cách nhanh chóng, trao đổi, tương tác đa chiều về nội dung dự án, điểm nóng công việc, xử lý kịp thời các vấn đề gấp kể cả khi đi công tác xa.

Với sự trợ giúp đắc lực của nền tảng công nghệ số trong vận hành, quản lý công việc, GapoWork sẽ giúp tăng sự hiện diện của nhà lãnh đạo với đội ngũ nhân viên, xóa bỏ khoảng cách để tạo sự gắn bó trong tập thể.

87% khách hàng sau khi sử dụng GapoWork cho tổ chức của mình đều khẳng định: “GapoWork hỗ trợ tối đa trong việc tăng tương tác, kết nối đội ngũ và tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả”.

95,6% khách hàng trải nghiệm GapoWork thành công đều đồng ý rằng: “Nền tảng đã thúc đẩy các hoạt động giúp giữ chân nhân tài, giảm thiểu tỷ lệ nhân sự nghỉ việc, tăng khả năng tuyển dụng nhân sự mới cho doanh nghiệp”.

Tháng 9/2021 vừa qua GapoWork đã có cú bắt tay ấn tượng với ứng dụng họp nhóm số một thế giới - Zoom Global và tích hợp Zoom thành một tính năng có sẵn trên hệ thống. Đăng ký trải nghiệm GapoWork để sử dụng tính năng Zoom giúp tạo cuộc họp trực tuyến hiệu suất cao không giới hạn thời gian, không ngắt quãng, đường truyền ổn định ngay hôm nay!  

                  Đăng ký trải nghiệm GapoWork tại đây!