Cải thiện kỹ năng trình bày chiến lược - Bí kíp chinh phục mọi đội nhóm

Trong quá trình làm việc, những suy nghĩ và đề xuất mới luôn được hình thành mỗi ngày tuy nhiên việc biến những ý kiến đó thành hành động lại hoàn toàn khác. Để thuyết phục mọi người làm việc nhóm cùng bắt tay tham gia vào hiện thực hóa ý tưởng của bạn thì kỹ năng trình bày vô cùng quan trọng. Cùng GapoWork tham khảo 8 cách dưới đây đề cùng bạn hoàn thiện khả năng thuyết trình, tự tin trình bày chiến lược của bạn với mọi người trong đội nhóm cũng như đối tác.

Để chuẩn bị kế hoạch và triển khai một chiến dịch thành công, doanh nghiệp cần rất nhiều thời gian và nỗ lực và đặc biệt là sự phối hợp ăn ý của tất cả các thành viên làm việc nhóm. Chính vì thế việc diễn đạt và trình bày kế hoạch đầy đủ, chi tiết và dễ hiểu nhất là vô cùng quan trọng, tránh triển khai sai cách khiến cho các thành viên bối rối và khó hiểu.

Có một báo cáo chỉ ra rằng, 90% một chiến dịch không thành công đến từ việc đội nhóm thiếu liên kết và không hiểu rõ được ý đồ của nhau. Lối diễn đạt đúng đắn sẽ giúp mọi người lắng nghe và hiểu chính xác được những điều bạn mong muốn đạt được trong kế hoạch lần này và dễ dàng theo dõi triển khai theo cách đúng đắn nhất.

Hiểu được tầm quan trọng của việc truyền đạt ý tưởng, đã đến lúc bắt tay vào hoàn thiện kỹ năng diễn đạt của bạn với 8 bước sau đây để đạt được những bước tiến mới trong công việc của bạn.

Thể hiện rõ tầm nhìn của bạn

Để kế hoạch được diễn ra thành công cần có sự ủng hộ của các thành viên trong doanh nghiệp. Thu hút càng nhiều người quan tâm và tham gia làm việc nhóm thì truyền thông càng hiệu quả. Hãy thể hiện rõ ràng quan điểm, tầm nhìn, sự nhiệt huyết và tham vọng của bạn với mọi người, đấy chính là những bước đầu tiên để nhận được sự quan tâm của mọi người đến dự án của bạn.

Tầm nhìn là một tuyên bố về những gì bạn dự định đạt được trong tương lai và nó sẽ cho mọi người biết sự khác biệt mà bạn muốn tạo ra cho doanh nghiệp của mình.

Xây dựng cấu trúc rõ ràng

Một chiến dịch hoàn hảo cần bắt đầu với một bộ khung rõ ràng nhưng khái quát nhất. Không cần quá chi tiết và phức tạp để tránh mất thời gian của mọi người. Một cấu trúc tốt sẽ cung cấp cho mọi người cái nhìn thiện cảm về kế hoạch của bạn và dễ dàng hình dung hơn trong công việc.

Một cấu trúc cần có đầy đủ những yếu tố sau:

• Tầm nhìn
• Mục tiêu chiến lược
• KPI và những phương án hỗ trợ
• Các công việc cần thực hiện

Hiện tại có 2 cấu trúc được mọi người sử dụng thường xuyên và khá hiệu quả là VMOST (Vision – Tầm nhìn, Mission – Sứ mệnh, Objectives – Mục tiêu, Strategies – Chiến lược, và Tactics – Chiến thuật) và OKR (mục tiêu và kết quả).

Phương thức triển khai phù hợp

Khi bạn đã xây dựng được một cấu trúc đầy đủ và phù hợp với chiến lược của mình hãy tìm kiếm phương thức triển khai phù hợp với mọi người. Mỗi lĩnh vực, ngành nghề sẽ có một cách thức thể hiện khác nhau.

Thay vì một chiếc email dài ngoằng thiếu điểm nhấn hay buổi diễn thuyết diễn ra vài tiếng đồng hồ bạn cần nghiên cứu cách tốt nhất để giới thiệu với mọi người về chiếc lược của mình như một buổi thuyết trình ngắn, video, roadshow hay các câu hỏi mở… hoặc kết hợp các cách tiếp cận đó với nhau.

Bắt đầu từ những thông tin khái quát

Khi trình bày chiến lược, bạn có thể tái hiện lại câu chuyện, những yếu tố dẫn đến quyết định xây dựng và củng cố tầm quan trọng ý tưởng đó với doanh nghiệp của mình thay vì yêu cầu mọi người làm theo kế hoạch của mình như một mệnh lệnh.

Cho họ thấy bối cảnh hiện tại của doanh nghiệp cũng như năng lực cạnh tranh, phân tích SWOT… và hãy đơn giản hóa mọi thứ để đảm bảo mọi người có thể hiểu được cái bạn muốn nói để tham gia vào làm việc nhóm.

Luôn hiển thị rõ ràng và truyền thông nội bộ

Thay vì chỉ nghe một chiều từ ban lãnh đạo, hãy gia tăng khả năng tiếp cận cho các thành viên trong tổ chức với kế hoạch một cách thường xuyên và rõ ràng nhất. Tận dụng truyền thông nội bộ để cung cấp các thông tin đầy đủ với mọi người và sử dụng nó để theo dõi tiến độ, khảo sát nhất viên và dựa trên phản hồi, đóng góp của nhân viên để ghi nhận và khen thưởng.

Truyền thông nội bộ là một phần tất yếu góp phần không nhỏ để xây dựng văn hóa doanh nghiệp và cũng là một trong những cách dễ dàng nhất để giúp nhiều người tiếp cận đến chiến dịch của bạn hơn.

Trao quyền cho các thành viên

Đảm bảo mọi thành viên đều có thể tham gia vào chiến lược và phần rõ nhiệm vụ cho từng người. Mô tả từng nhiệm vụ riêng lẻ của họ và liên kết từng vai trò tới với mục tiêu chiến lược tổng thể để mọi người hiểu rõ vai trò của mình.

Hãy cho mọi người thấy họ có thể đóng góp như thế nào và duy trì liên kết giữa các thành viên với nhau trong công việc, từ đấy mọi người có thể hiểu mục tiêu của chiến dịch hướng đến hơn và hỗ trợ các thành viên khác trong công việc.

Báo cáo tiến trình thường xuyên

Khi triển khai kế hoạch, theo dõi tiến trình là thật sự cần thiết để đảm bảo mọi thứ đang đi đúng quỹ đạo ban đầu cũng như đưa ra được phương án giải quyết nếu có sự cố xảy ra. Bằng cách này bạn cũng có thể dễ dàng theo dõi và ghi nhận những nỗ lực của các thành viên và tạo động lực cho họ.

Hiện nay một số công cụ đã phát triển tính năng Ghi nhận để các thành viên trong doanh nghiệp có thể khen thưởng, khích lệ đến nhau, không chỉ từ lãnh đạo đến cấp dưới mà các thành viên đồng cấp cũng có thể sử dụng. Điển hình là nền tảng Giao tiếp và quản lý công việc toàn diện GapoWork.

Tăng tương tác

Lắng nghe thôi là chưa đủ, mọi người cần thảo luận, phản hồi, chia sẻ quan điểm và tương tác với nhau để đóng góp những ý kiến về chiến dịch. Tận dụng những công cụ giao tiếp để thể hiện quan điểm và tương tác với các thành viên. Việc này cần được thực hiện thường xuyên để tất cả mọi người đều nắm rõ toàn bộ chiến lược và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt gắn kết các thành viên với nhau và tăng khả năng phối hợp ăn ý và hiệu quả nhất.

Bạn cũng có thể tạo bài đăng, bình chọn ý kiến để khảo sát nhanh các thành viên trong nhóm. Khi bạn thu thập đủ nhận xét, quan điểm của các thành viên về chiến lược và dự án thì bạn sẽ có được những ý tưởng đột phá hơn cũng như triển khai được đúng cái mà thành viên muốn lắng nghe nhất.

Lời kết

Khả năng trình bày kế hoạch cũng quan trọng không kém công đoạn triển khai. Chiến lược truyền thông đúng đắn với các tiếp cận hiệu quả sẽ thu hút được sự ủng hộ của các thành viên trong tổ chức và dễ dàng làm việc nhóm hơn.

Người dẫn dắt đóng vai trò rất quan trọng trong việc định hướng và truyền đạt thông tin tới mọi người qua việc trả lời các câu hỏi, củng cố niềm tin và truyền cảm hứng để mọi người cùng nhau thực hiện nhiệm vụ của mình. Không ai sinh ra đã có năng khiếu diễn đạt bẩm sinh nhưng tất cả đều có thể rèn luyện và cải thiện.

• Tham khảo các kế hoạch trước đây cũng như chiến lược của đối thủ.
• Giao tiếp, lắng nghe ý kiến của các thành viên về chiến lược của bạn.
• Đảm bảo khối lượng công việc phù hợp với mục tiêu rõ ràng.
• Báo cáo, ghi nhận và khen thưởng.

Bài viết trên là 8 cách giúp bạn cải thiện khả năng truyền đạt thông tin hiệu quả tới đội ngũ của mình. Chúng ta sinh ra không để làm hài lòng tất cả mọi người nhưng tự tin giao tiếp sẽ giúp chúng ta dễ dàng đạt được những điều mong muốn hơn, trở nên tích cực và được đánh giá cao. Bên cạnh đó bạn có thể tận dụng những công cụ làm việc nhóm như GapoWork để chiến dịch diễn ra thành công và tối ưu nhất.