Cộng tác chéo giữa các phòng ban hiệu quả hơn với GapoWork

Hầu hết các nhà quản lý đều hiểu được tầm quan trọng của việc cộng tác, làm việc nhóm giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều lãnh đạo lại chưa biết cách triển khai hình thức hợp tác chéo giữa các phòng ban sao cho hợp lý để mang lại hiệu quả tối ưu nhất. Cùng GapoWork tìm hiểu 5 cách cộng tác giữa các phòng ban hiệu quả trong bài viết này nhé!    

“86% giám đốc điều hành và nhân viên đều cho rằng: Nguyên nhân của hầu hết vấn đề mâu thuẫn trong nội bộ nhóm và thất bại của mỗi bộ phận là do sự thiếu cộng tác hoặc giao tiếp không hiệu quả. Các nhà quản lý đều hiểu được tầm quan trọng của cộng tác và làm việc nhóm trong doanh nghiệp, nhưng lại thúc đẩy cộng tác nhóm sai cách” - Theo khảo sát của Fierce Inc (2021).

Hiệu quả của việc thúc đẩy tốt tinh thần hợp tác giữa các phòng ban chính là tạo nên quy trình giúp đảm bảo chất lượng, tiến độ trong công việc. Một quy trình làm việc có sự cộng tác, phối hợp giữa các thành viên trong một nhóm và giữa các nhóm trong một công ty sẽ đem lại rất nhiều lợi ích:

• Tăng hiệu suất làm việc của đội ngũ.
• Tối ưu nguồn lực doanh nghiệp.
• Tiết kiệm chi phí vận hành.
• Thúc đẩy vị thế của doanh nghiệp nhờ hiệu quả làm việc nội bộ tăng.
• Giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra nhờ quy trình làm việc giữa các bộ phận được phối hợp nhịp nhàng.

Hậu quả khi các nhóm trong cùng một công ty giao tiếp không hiệu quả, kết nối kém là năng suất doanh nghiệp bị ảnh hưởng, doanh thu giảm, mâu thuẫn nội bộ tăng... Một ví dụ điển hình trong vấn đề này là: khi hai nhóm làm việc có cùng ý tưởng giống hệt nhau, nhưng lại thực hiện một cách riêng rẽ, bởi không thành viên nào trong hai nhóm đó biết việc bên kia đang làm là gì. Điều này có thể dẫn tới sự cạnh tranh không lành mạnh và rạn nứt mối quan hệ đồng nghiệp giữa hai nhóm hoặc hai bộ phận trong doanh nghiệp.

Nền tảng giao tiếp GapoWork có thể giúp doanh nghiệp và tổ chức thúc đẩy cộng tác chéo giữa các phòng ban hiệu quả hơn nhờ bộ công cụ giao tiếp đội ngũ và quản lý công việc toàn diện.

1. Thống nhất mục tiêu giữa các phòng ban

Các doanh nghiệp thường phải chạy những dự án cần huy động nhân sự từ nhiều bộ phận, phòng ban chuyên môn khác nhau. Trong tình huống đó, các nhóm thường sẽ trì hoãn hoặc không ưu tiên công việc chung nếu mục tiêu chưa rõ ràng bởi mỗi bộ phận đều có các nhiệm vụ riêng cần hoàn thành.

Ví dụ như cấu trúc thông thường của một agency sẽ bao gồm các bộ phận: Truyền thông, Branding, Digitals, Social Media,... Khi có một chiến dịch truyền thông cho một thương hiệu và cần sự cộng tác của tất cả các bộ phận trên, nếu một hoặc nhiều thành viên trong các bộ phận đó phải phụ trách nhiệm vụ của vô số dự án khác nhau mà không nắm được mục tiêu, ưu tiên dự án nào phải hoàn thành trước sẽ trở nên rối loạn, chậm tiến độ và ảnh hưởng đến kết quả.

Với GapoWork, việc theo dõi toàn bộ các công việc cần ưu tiên của tất cả phòng ban trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn vì quản lý, trưởng nhóm có thể lập các Nhóm chung, nhóm Chat cho từng dự án khác nhau và thêm những thành viên liên quan của các bộ phận vào. Tiếp đó, trưởng bộ phận có thể ghim những thông tin quan trọng, mục tiêu chung của đội nhóm lên đầu các nhóm để mọi thành viên dễ dàng tìm lại khi cần. Ngoài ra, quản lý hay trưởng phòng cũng dễ dàng phân công nhiệm vụ cho thành viên, kiểm soát tiến độ và theo dõi quá trình hoàn thành nhiệm vụ bằng tính năng Minitask. Như vậy, công việc của các bộ phận trong công ty luôn được rõ ràng, thống nhất mục tiêu để cùng nhau hợp tác và hoàn thành một cách tối ưu nhất.  

2. Tạo không gian giao tiếp dễ dàng, thuận tiện cho các phòng ban

Giao tiếp là cầu nối bắt buộc để sự cộng tác giữa các bộ phận trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn. Ví dụ như trong một công ty công nghệ, bộ phận Sản xuất cần trình bày, giải thích những tính năng, công dụng của sản phẩm với bộ phận Vận hành, Phát triển để triển khai chiến dịch quảng cáo đến người dùng. Và ngược lại, bộ phận Vận hành, Phát triển sẽ phản hồi, góp ý với phòng Sản xuất về những vấn đề còn thiếu của sản phẩm, tính năng bị lỗi hoặc cần cải thiện những yếu tố nào… Trong trường hợp một tính năng nào đó của sản phẩm bị lỗi, người dùng không sử dụng được nhưng bộ phận Vận hành không báo với team Sản xuất để kiểm tra, khắc phục do thiếu sự kết nối hay thông báo chậm trễ sẽ gây ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng. Nghiêm trọng hơn, sản phẩm có thể bị đánh giá tiêu cực, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín doanh nghiệp.

GapoWork sở hữu bộ công cụ toàn diện giúp các bộ phận trong công ty trao đổi nhanh chóng, bàn luận và xử lý công việc trực tiếp một cách thuận tiện qua các tính năng như: Họp nhóm hiệu suất cao qua Zoom không giới hạn, Chat, Call Audio/ Video HD. Bộ phận Sản xuất có thể tổ chức các cuộc họp nhanh bằng tính năng Zoom có sẵn trên hệ thống để giới thiệu sản phẩm, training cách sử dụng, demo tính năng mới cho các bộ phận khác. Phòng Marketing sẽ tạo hoạt động quảng bá, giới thiệu sản phẩm đến toàn bộ bộ phận trong công ty bằng tính năng Livestream, đăng Post thông báo trong Nhóm chung để tất cả nhân viên của tổ chức đều nhận được…

Thông qua các tính năng của GapoWork, việc giao tiếp và cộng tác trở nên vô cùng dễ dàng. Các thành viên có thể gửi câu hỏi cho trưởng nhóm, trưởng bộ phận cùng các thành viên khác trong nhóm qua tính năng Thăm dò ý kiến, Hỏi & đáp, Khảo sát… và thu thập phản hồi nhanh chóng chỉ sau vài giây.

3. Thúc đẩy sự chia sẻ, kết nối giữa các bộ phận

Cộng tác là một trong những yếu tố quan trọng và thiết yếu trong doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và khoa học kỹ thuật, ngày nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ nhân viên vừa kết hợp quản lý công việc vừa dễ dàng giao tiếp, kết nối với đội nhóm.

GapoWork - Nền tảng giao tiếp đội nhóm cho doanh nghiệp và tổ chức cung cấp bộ công cụ toàn diện giúp đội ngũ nhân viên giao tiếp, cộng tác và quản lý công việc nhanh chóng, thuận tiện. Lần đầu tiên một nền tảng số Make in Vietnam có thể làm được cho doanh nghiệp những điều mà tưởng chừng chỉ có ở những nền tảng nước ngoài. GapoWork đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp Việt nhưng cũng đủ an toàn để tổ chức an tâm sử dụng.  

94,7% doanh nghiệp ứng dụng thành công GapoWork chia sẻ: "GapoWork giúp tổ chức gắn kết đội ngũ, kết nối và chia sẻ nhiều hơn. Theo đó hiệu suất công việc của đội nhóm tăng đến 87%”.

Với GapoWork các thành viên trong nhiều bộ phận đều dễ dàng chia sẻ thông tin, kiến thức, cảm nhận… về vấn đề chung hoặc dự án cùng phụ trách bằng bài post trên Nhóm chung hoặc nhóm Chat. Các thành viên trong nhóm hoặc bộ phận khác vẫn có thể bình luận ý kiến hoặc gửi phản hồi bằng cách thả cảm xúc biểu thị “đồng tình” hay “phản đối”. Mọi thông tin của nhóm khi chia sẻ trên hệ thống Group GapoWork đều sẽ được lưu giữ và bất cứ ai cũng thuận tiện tìm kiếm lại một cách nhanh chóng bằng từ khóa có liên quan đến nội dung đã đề cập tới.

Có thể nói, sự phát triển của công nghệ đã giúp khả năng kết nối, chia sẻ, cộng tác của nhân viên giữa các bộ phận được cải thiện nhiều hơn. Ngày nay, việc hợp tác giữa các phòng ban khác nhau để mang lại hiệu quả công việc là rất cần thiết. Bởi vậy, mỗi người cũng cần biết nhiều hơn một kỹ năng chuyên môn để đáp ứng yêu cầu từ nhiều nhiệm vụ khác nhau và nâng cao khả năng của chính bản thân mình. Bên cạnh đó, việc thúc đẩy sự cộng tác hài hòa giữa các phòng ban trong tổ chức là vô cùng quan trọng. Nhà lãnh đạo có thể đưa ra lựa chọn tốt nhất nhằm thúc đẩy sự hợp tác chéo của các bộ phận trong công ty mình bằng cách đăng ký sử dụng Nền tảng giao tiếp đội nhóm cho doanh nghiệp và tổ chức - GapoWork ngay hôm nay:

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM GAPOWORK