Đưa công nghệ vào quản lý công việc, tại sao không?

Hiện nay, với tốc độ phát triển và sự cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường, các doanh nghiệp cần phải phấn đấu không ngừng nghỉ để đạt được mục tiêu đã đặt ra, đưa tổ chức vươn lên đứng đầu. Quản lý công việc là yếu tố quan trọng trong việc hoàn thành tốt nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định.

Vậy làm thế nào để hoàn thành công việc một cách tốt nhất? Có nhất thiết phải sử dụng công nghệ để quản lý công việc đạt hiệu quả? Trong bài viết dưới đây, GapoWork sẽ giúp bạn nắm rõ được quy trình quản lý công việc dễ dàng và đạt kết quả ngoài mong đợi.

Các bước cơ bản trong quản lý công việc

Quản lý công việc là quy trình xử lý các nhiệm vụ bắt đầu từ bước tạo lập cho đến khi hoàn thành nó. Nói một cách khác, quản lý công việc là kỹ năng cá nhân dùng để tổ chức, sắp xếp và thực hiện các công việc sao cho hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tiết kiệm cả nguồn lực. Để đạt được hiệu suất cao khi làm việc hay phát huy tối đa năng lực của bản thân, mỗi nhân sự cần phải trang bị đầy đủ và hiểu rõ được quy trình quản lý công việc.

• Tạo các công việc cần phải làm: Để tránh trường hợp bỏ sót các công việc cần làm trong một ngày, tuần, tháng, người thiết lập kế hoạch làm việc nên liệt kê các nhiệm vụ phải làm một cách chi tiết và đầy đủ.
• Gắn thẻ người tham gia hoặc cá nhân chịu trách nhiệm: Khi làm việc nhóm, việc phân chia công việc là một điều quan trọng và rất cần thiết đối với một nhà quản lý. Để việc phân công trở nên tiện lợi, trưởng nhóm có thể dựa trên năng lực, bộ phận của mỗi người để tạo và giao việc sao cho phù hợp.
• Sắp xếp và ưu tiên thực hiện: Trong quá trình xây dựng kế hoạch, hãy xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến mức độ hoàn thành công việc. Sau đó, thiết lập thứ tự ưu tiên theo các trạng thái: ưu tiên cao, ưu tiên trung bình, ưu tiên thấp và không ưu tiên.
• Đặt ra thời hạn hoàn thành công việc: Để hoàn thành công việc với mục tiêu đã đặt ra, quản lý cần tạo deadlines cho các nhiệm vụ cho bản thân và các thành viên trong nhóm. Giới hạn thời gian sẽ giúp cho mọi người quyết tâm chăm chỉ, không trì hoãn. Bên cạnh đó còn khiến cho đội nhóm tăng sự tập trung để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
• Kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc: Nhắc nhở deadlines và kiểm soát tiến độ cũng là một khâu đóng góp quan trọng trong quá trình quản lý công việc hiệu quả.

Tầm quan trọng của quản lý công việc

Quản lý công việc hiệu quả giúp bạn nắm rõ được các công việc/nhiệm vụ cần thực hiện, nhằm đảm bảo, duy trì tiến độ và chất lượng của công việc.

Mỗi nhân viên có thể biết chính xác được những gì mình cần, đang làm cùng với mức độ ưu tiên của các đầu việc này. Nhờ vậy các thành viên nhanh chóng hoàn thành mục tiêu một cách hiệu quả, đồng thời hạn chế tình trạng công việc trì trệ. Bên cạnh đó, quản lý công việc hiệu quả giúp bạn tránh trường hợp rơi vào cảm xúc tiêu cực, căng thẳng, lo lắng mỗi khi phải đối mặt với lượng công việc khổng lồ trong thời gian ngắn.

Khi kiểm soát công việc hiệu quả, bạn sẽ xây dựng và cải thiện được thói quen cập nhật tiến độ công việc thường xuyên, nhờ đó giúp nâng cao chất lượng công việc, kết quả đạt được tiến bộ một cách rõ rệt.

Tại sao cần đưa công nghệ vào quá trình quản lý công việc?

Khi làm việc, cá nhân, đội nhóm hay tổ chức cần có một công cụ quản lý công việc để giúp thúc đẩy hiệu suất cá nhân và kết quả hoạt động kinh doanh. Hệ thống quản lý công việc giúp hợp lý hoá luồng thông tin và tối ưu hoá việc tích hợp những giải pháp, ứng dụng mà bạn đang sử dụng để làm việc.

Bằng cách xây dựng quy trình quản lý công việc, bạn có thể theo dõi, sắp xếp và giám sát công việc ở mọi góc độ. Đồng thời, bạn dễ dàng xác định được chỗ yếu kém, nguyên nhân gây gián đoạn quá trình hoạt động trong việc vận hành khi theo dõi và làm việc theo cách thủ công. Với công cụ quản lý công việc, bạn sẽ tận hưởng được tốc độ nhanh chóng khi giao tiếp và trao đổi thông tin thay vì phải mất thời gian theo dõi báo cáo email, ghi chú công việc rời rạc từ nhiều cuộc họp khác nhau.

Sử dụng công cụ giao tiếp đội nhóm và quản lý công việc toàn diện GapoWork.

GapoWork mang đến giải pháp hoàn hảo giúp tổ chức cải thiện khả năng tương tác, giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm nhằm nâng cao hiệu quả làm việc, phát triển các hoạt động truyền thông nội bộ từ đó thúc đẩy xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững.

Với bộ công cụ all in one, GapoWork thúc đẩy hiệu suất làm việc nhân viên lên gấp 2 lần:

Giao việc thông minh, giúp nâng cao hiệu suất công việc.

• Giao việc đúng người, đúng thời điểm bằng MiniTask. Dễ dàng kiểm soát deadline và quản lý tiến độ công việc.
• Tính năng Sơ đồ tổ chức hỗ trợ quản lý tổng quát các bộ phận và chuyên sâu tới tận từng nhân viên.
• Khảo sát, Thăm dò ý kiến của thành viên trong đội ngũ về kế hoạch của dự án.
• Công cụ Ghi nhận, khen thưởng thành tích giúp đội ngũ có động lực làm việc.

Giao tiếp và kết nối tổ chức hiệu quả.

• Họp trực tuyến hiệu suất cao với tính năng Zoom không giới hạn được tích hợp sẵn trên nền tảng.
• Cung cấp bộ công cụ hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả: Hệ thống group/chat; lưu trữ gửi file tài liệu lên tới 2GB; gọi điện và nhắn tin miễn phí.
• Hỗ trợ làm việc và quản lý hiệu quả dù ở bất cứ nơi đâu: các chi nhánh cửa hàng, làm việc từ xa.

Phát triển các hoạt động truyền thông nội bộ từ đó thúc đẩy xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững.

• Cung cấp công cụ hỗ trợ tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ online với quy mô toàn công ty để lãnh đạo, quản lý chia sẻ về: Giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh của công ty tới các thành viên (Zoom không giới hạn, Bảng tin, Poll vote, Livestream).
• Tạo các chương trình đào tạo, phát triển kỹ năng nhân viên hiệu quả (tính năng Zoom không giới hạn, Nhóm chung/ Nhóm chat toàn công ty).
• Thu thập ý kiến tập thể về các sự kiện, hoạt động, quy định chung của tổ chức nhanh chóng hơn (công cụ Thăm dò ý kiến).
• Giúp nhân viên dễ dàng nghe, nhìn và cảm nhận, chia sẻ ý kiến mỗi ngày từ đó hình thành nên suy nghĩ, thói quen phù hợp với văn hóa chung của tổ chức (qua Khảo sát, Thông báo trong Nhóm chung, nhóm Chat, Bảng tin của công ty…).
• Tăng sự gắn bó với tổ chức, giúp nhân viên khẳng định được vai trò của mình (công cụ Ghi nhận).