Giảm 40% quy trình vận hành cùng top công cụ hỗ trợ hiệu quả hàng đầu

Trong thời kỳ chuyển đổi số, việc tối ưu quy trình nhưng vẫn đảm bảo năng suất làm việc cho nhân viên đang là ưu tiên hàng đầu. Sự phát triển của công nghệ đang hỗ trợ rất nhiều cho việc vận hành và quản trị nhân sự của doanh nghiệp.

Bài viết dưới đây GapoWork đã tổng hợp những công cụ quản lý công việc hiệu quả được sử dụng nhiều trên thế giới, cùng tham khảo để áp dụng vào mô hình hoạt động của doanh nghiệp bạn nhé!

Lựa chọn những công cụ phù hợp dành cho doanh nghiệp

Vận hành và quản trị nhân sự không còn dừng lại ở việc chấm công, trả lương hay gửi email, tài liệu nữa mà đòi hỏi nhiều hơn thế. Hiện nay có nhiều công cụ quản lý công việc và nhân sự được tạo ra với nhiều tính năng khác nhau.

Để chọn ra công cụ phù hợp và hữu ích, người quản lý cần xác định mối quan tâm hiện tại của tổ chức là gì, mục tiêu hướng đến. Tất cả các công cụ và tính năng nên được đánh giá trên trải nghiệm thực tế bởi chính đội ngũ nhân viên sau đó mới quyết định xem có triển khai cho doanh nghiệp của bạn hay không.

Theo các chuyên gia nhân sự và vận hành hàng đầu thế giới có 7 tính năng được chú trọng hiện nay: Giao tiếp, Lưu trữ tài liệu, Quản lý và đánh giá hiệu suất, Quản lý quy trình vận hành, Thiết lập mục tiêu, Truyền thông nội bộ, Đánh giá và ghi nhận. Có thể phân những công cụ này theo 2 dạng: Đơn chức năng và Đa chức năng.

1.  Giao tiếp

Sự phát triển của mạng xã hội giúp cho các nhân sự trong tổ chức có thể dễ dàng kết nối, trao đổi thông tin lẫn nhau với hai cách thể hiện chính là Chat/Group và Gọi nhóm.

Chat/Group

Các nền tảng chat/group được sử dụng nhiều nhất hiện nay phải kể đến: Zalo, Telegram, Viber, Skype… bạn có thể gọi điện, nhắn tin và trao đổi trực tuyến miễn phí cùng một số tính năng như gọi nhóm, gửi tài liệu, nhắc hẹn… Tuy nhiên đây cũng là các kênh mà nhân sự dùng để giao tiếp, dẫn đến tình trạng bị trôi những tin nhắn quan trọng và xao nhãng trong công việc.

Do vậy  nhiều doanh nghiệp đang chuyển hướng dần sang tương tác trực tiếp với nhân viên qua các mạng xã hội dành riêng cho doanh nghiệp với các công cụ đã được tối ưu hơn bao gồm chat, group, lập kế hoạch, quản lý công việc như GapoWork, WorkPlace…

Họp nhóm

Sự phát triển và phổ biến của các nền tảng như Zoom, Google Meet… đã giúp các cuộc họp trở nên dễ dàng hơn khi thuyết trình, đào tạo và tương tác với đội nhóm của mình ở bất cứ đâu và bất cứ thời gian nào. Từ đó, nhân viên cũng có thể phản hồi trực tiếp và đưa ra quyết định nhanh chóng.

Hiện tại doanh nghiệp có thể trải nghiệm tính năng gọi nhóm của Zoom cùng GapoWork hoàn toàn miễn phí, giúp tổ chức họp nhóm  hiệu suất cao lên tới 300 người, không giới hạn thời gian với đường truyền ổn định không bị gián đoạn, đứt quãng.

2. Lưu trữ tài liệu

Thay vì dùng các phần mềm Word, Excel… được cài đặt sẵn trên máy tính, ngày nay chúng ta có thể lưu trữ, trao đổi và gửi tài liệu dễ dàng trên các nền tảng chuyên biệt: Google Drive, Dropbox, OneNote... Bạn sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể cho việc in ấn và gửi tài liệu trực tiếp.

Để việc này diễn ra hiệu quả và đảm bảo tính bảo mật cao, thuận tiện cho việc tìm kiếm, các tài liệu cần được sắp xếp vào thư mục cụ thể theo quy trình và hạn chế chia sẻ cho những email bên ngoài doanh nghiệp.

3. Quản lý và đánh giá hiệu suất với HRIS

Hệ thống quản trị nguồn nhân lực (HRIS) là một nền tảng giúp thu thập và lưu trữ thông tin của các nhân sự trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Những con số không biết nói dối và Hệ thống quản trị nguồn nhân lực (HRIS) cũng vậy. HRIS mang đến sự tự động hóa trong các quy trình chỉ với một vài thao tác, thay thế cho việc theo dõi dữ liệu nhân viên như: bảng chấm công, bảng lương, sơ đồ tổ chức, phúc lợi một cách thủ công và truyền thống.

Không những thế, hệ thống HRIS giúp tối ưu công việc của nhân sự, tuy nhiên cần nhiều thời gian tìm hiểu để thiết lập nội dung cho các công cụ này và đôi khi có phần hơi máy móc.

Có thể bạn chưa biết:

• Top 5 mô hình quản trị nhân sự cho doanh nghiệp
• Cách lập bảng chấm công theo giờ

4. Quản lý quy trình vận hành

Quy trình vận hành đóng vai trò rất quan trong doanh nghiệp, giúp hoạt động diễn ra trơn tru, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí, từ đấy tập trung vào phát triển vào sản phẩm và kinh doanh.

Hiện nay các tính năng quản lý quy trình vận hành đang được phát triển trên các nền tảng phổ biến như: Asana, Trello, Basecamp, GitHub (dành riêng cho lĩnh vực công nghệ) để có thể kiểm soát tiến độ dễ dàng và điều chỉnh các bước làm việc sao một cách phù hợp nhất. Tuy nhiên hầu hết các tính năng giúp tối ưu quy trình vận hành trên thị trường hiện nay đang diễn ra độc lập và chưa được liên kết với nhau.

5. Thiết lập mục tiêu

Một trong những cách hiệu quả để thiết lập mục tiêu cho tổ chức và đảm bảo các thành viên cùng hiểu rõ giúp hoàn thành chỉ tiêu là OKRs (Objectives & Key Results). Khi bạn đã xác định được kết quả doanh nghiệp hướng tới, có thể dễ dàng triển khai trên bảng tính hoặc PowerPoint để các nhân sự cùng thực hiện và đóng góp để đạt mục tiêu chung.

OKRs cần được thực hiện định kỳ để đảm bảo đúng tiến độ và khắc phục những điểm chưa hợp lý. Tính năng này đã được tính hợp trên một số nền tảng nhưng Asana, Gtmhub.

6. Truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ đóng vai trò rất quan trọng trong việc gắn kết và xây dựng văn hóa doanh nghiệp, đặc biệt trong những khoảng thời gian Work-from-home. Góp phần truyền tải đến nhân sự một cách rõ ràng, cụ thể và chính xác nhất. Từ đấy củng cố niềm tự hào của nhân sự đối với tổ chức.

Thường xuyên khảo sát và lấy ý kiến nhân viên của mình thông qua biểu mẫu giúp cải thiện năng suất lao động để tìm ra các chính sách phù hợp. Tiếp nhận phản hồi kịp thời và đầy đủ sẽ có thể tìm hiểu và phân tích mọi người sâu hơn và hỗ trợ được nhiều hơn.

Hiện nay Chat/Group và Fanpage là các kênh được sử dụng phổ biến để truyền thông tới nội bộ doanh nghiệp nhưng vẫn chưa đo lường được hết hiệu quả tương tác.

7. Nhận xét và Ghi nhận

Chưa bao giờ là quá nhiều để ghi nhận những nỗ lực từ nhân viên của mình. Đây được xem là một cách hiệu quả, dễ dàng để tạo động lực cho cấp dưới nỗ lực và phát triển hơn nữa vì sự phát triển của công ty.

Hiện nay tính năng này đã được tích hợp trên nhiều nền tảng khác nhau như Slack, GapoWork. Dựa trên bảng kế hoạch và hiệu suất làm việc, công cụ quản lý công việc, các cấp lãnh đạo có thể gửi đánh giá và khen thưởng tới cấp dưới cùng mình bằng cách “Tạo bài viết Ghi nhận” trên GapoWork, đem đến một trải nghiệm thú vị trên nền tảng giao tiếp nội bộ của doanh nghiệp.

Lời kết

Quản lý con người chưa bao giờ là dễ dàng nhưng với sự trợ giúp từ công nghệ, chúng ta có thể giải quyết được nhiều công việc cùng lúc theo cách bài bản và hiệu quả nhất. Các tính năng kể trên đều là những mối quan tâm hàng đầu của một doanh nghiệp đã được chúng tôi tổng hợp lại.

Có thể thấy hầu hết các công cụ đều hoạt động độc lập và chưa có sự đồng bộ, chỉ giải quyết được một hoặc một vài nhu cầu. Hiện nay giải pháp đa nền tảng All in one đang được ưu tiên hàng đầu giúp tối ưu hóa quy trình làm việc cũng như hạn chế thời gian đào tạo, tiếp cận nhưng cần nhiều chi phí để đưa vào sử dụng.

GapoWork ra đời với vai trò là Công cụ giao tiếp đội nhóm và quản lý công việc toàn diện giúp giảm tải các công đoạn trong quản lý công việc với hàng loạt tính năng được phát triển dành riêng cho doanh nghiệp. Giao diện thân thiện dễ dàng kết nối, bất cứ thành viên nào trong tổ chức đều có thể tiếp cận và sử dụng GapoWork để giúp nội bộ kết nối và tương tác hiệu quả hơn. Cùng GapoWork đồng hành cùng bạn trên chặng đường phát triển và thành công!

GapoWork mang đến giải pháp cho các nhà lãnh đạo với công cụ all in one thúc đẩy hiệu suất làm việc nhân viên lên tới 89%.

- Giao việc thông minh, giúp nâng cao hiệu suất công việc.

• Giao việc đúng người, đúng thời điểm bằng MiniTask. Dễ dàng kiểm soát deadline và quản lý tiến độ công việc.
• Tính năng Sơ đồ tổ chức hỗ trợ quản lý tổng quát các bộ phận và chuyên sâu tới tận từng nhân viên.
• Khảo sát, Thăm dò ý kiến của các thành viên trong đội ngũ về kế hoạch của dự án.
• Công cụ Ghi nhận, khen thưởng thành tích giúp đội ngũ có thêm động lực làm việc.

- Giao tiếp và kết nối tổ chức hiệu quả.

• Họp trực tuyến hiệu suất cao với tính năng Zoom không giới hạn được tích hợp sẵn trên nền tảng.
• Cung cấp bộ công cụ hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả: Hệ thống group/chat; lưu trữ gửi file tài liệu lên tới 2GB; gọi điện và nhắn tin miễn phí.
• Hỗ trợ làm việc và quản lý hiệu quả dù ở bất cứ nơi đâu: các chi nhánh cửa hàng, làm việc từ xa.

- Phát triển các hoạt động truyền thông nội bộ từ đó thúc đẩy xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững.

• Cung cấp công cụ hỗ trợ tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ online với quy mô toàn công ty để lãnh đạo, quản lý chia sẻ về: Giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh của công ty tới các thành viên (Zoom không giới hạn, Bảng tin, Poll vote, Livestream).
• Tạo các chương trình đào tạo, phát triển kỹ năng nhân viên hiệu quả (tính năng Zoom không giới hạn, Nhóm chung/ Nhóm chat toàn công ty).
• Thu thập ý kiến tập thể về các sự kiện, hoạt động, quy định chung của tổ chức nhanh chóng hơn (công cụ Thăm dò ý kiến).
• Giúp nhân viên dễ dàng nghe, nhìn và cảm nhận, chia sẻ ý kiến mỗi ngày từ đó hình thành nên suy nghĩ, thói quen phù hợp với văn hóa chung của tổ chức (qua Khảo sát, Thông báo trong Nhóm chung, nhóm Chat, Bảng tin của công ty…).
• Tăng sự gắn bó với tổ chức, giúp nhân viên khẳng định được vai trò của mình (công cụ Ghi nhận).