Hướng dẫn sử dụng tính năng mới Sơ đồ tổ chức trên GapoWork

Tạo Sơ đồ tổ chức là một trong những tính năng mới trên nền tảng giao tiếp nội bộ cho doanh nghiệp GapoWork tháng 9 này. Với những thông tin cụ thể về chức vụ, phòng ban trong sơ đồ bộ máy của doanh nghiệp, người dùng trên GapoWork sẽ dễ dàng tìm kiếm người mà họ cần liên hệ hơn để tiết kiệm thời gian trong quá trình kết nối, làm việc.

1, Tính năng Sơ đồ tổ chức mang lại giá trị gì cho doanh nghiệp?

• Dễ dàng quản lý bộ máy tổ chức.

Tính năng Sơ đồ tổ chức hỗ trợ người quản lý thiết lập bộ máy công ty trên nền tảng GapoWork một cách thuận tiện hơn với tên của từng phòng ban, bộ phận cụ thể. Khi mỗi vị trí đều có thông tin đầy đủ thì người tạo Nhóm chung hoặc Nhóm chat trên GapoWork sẽ dễ dàng lựa chọn một nhóm người thuộc một nhóm phòng ban cụ thể để thêm vào group.

Sơ đồ tổ chức trở nên đồng bộ và có sự thống nhất hơn vì dữ liệu phòng ban, vị trí. Nếu thành viên tự nhập thông tin vị trí, phòng ban thì sẽ có sai lệch thông tin hoặc bị trùng nội dung với nhau.

Tính năng mới này còn giúp các lãnh đạo, quản lý phân loại hành động trên một nhóm người nhất định, ví dụ: vô hiệu hoá hàng loạt tài khoản thành viên khi đóng cửa một chi nhánh.

• Thành viên trong tổ chức theo dõi được tổng quan sơ đồ bộ máy doanh nghiệp.

Giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm một người khác trong bộ máy tổ chức của mình.

Hỗ trợ người dùng xem danh sách những người thuộc một nhóm bộ phận cụ thể khi cần tra cứu.

Giải quyết vấn đề nhân viên không biết công ty mình có bộ phận gì, có những chức vụ gì. Vì vậy, khi cần tìm hiểu về cấu trúc của tổ chức, người dùng trên GapoWork có thể thông qua tính năng này để biết được chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.

2, Các bước tạo Sơ đồ tổ chức trên GapoWork

Bước 1: Tại giao diện trang chủ của GapoWork, chọn “Sơ đồ tổ chức" ở cột tính năng bên tay trái màn hình. Sau đó click vào “Bắt đầu ngay", chọn “Tiếp tục" để thiết lập phòng ban trong sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp.

Bước 2: Tại giao diện của tính năng mới, click vào “Bắt đầu khám phá", tại mục “Tạo chức vụ" thêm tên chức vụ của từng phòng ban, bộ phận trong bộ máy doanh nghiệp của bạn. Sau khi tạo chức vụ thành công, click vào “Tiếp theo" để đến bước tạo phòng ban tương ứng.

Bước 3:  Ấn nút “Thêm phòng ban” để tạo phòng ban trong tổ chức, click “Tiếp theo" để nhập thông tin rồi hoàn thành bằng cách chọn “Lưu lại”.

Bước 4: Tại giao diện xuất hiện ô thông tin “Áp dụng sơ đồ tổ chức", chọn “Tiếp theo" để hoàn tất việc cập nhật sơ đồ tổ chức. Tất cả thành viên sẽ nhận được thông báo yêu cầu cập nhật phòng ban và chức vụ theo sơ đồ tổ chức.

Bước 5: Chọn “Bắt đầu sử dụng" để trải nghiệm tính năng Sơ đồ tổ chức trên GapoWork.

3, Cách sử dụng tính năng Sơ đồ tổ chức trên GapoWork hiệu quả

Tính năng Sơ đồ tổ chức giúp người dùng trên nền tảng giao tiếp nội bộ cho doanh nghiệp - GapoWork dễ dàng tìm kiếm một người khác trong cùng công ty vì biết được thông tin về chức vụ, phòng ban của người đó. Các thành viên sẽ tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin liên hệ mỗi khi cần kết nối để giải quyết công việc.

Sơ đồ tổ chức của mỗi doanh nghiệp giống như một cuốn sổ giới thiệu về các thành viên trong tổ chức ngắn gọn, tổng quan với đầy đủ thông tin về tên, vị trí, phòng ban của mỗi người. Do đó, các công ty có thể sử dụng tính năng mới trên GapoWork để thiết lập cho doanh nghiệp của mình một sơ đồ tổ chức chuyên nghiệp hơn.

Sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp có thể giúp nhân viên mới vào làm hoặc các đối tác, khách hàng tìm hiểu nhanh chóng về công ty bằng cách nhận biết tên, hình ảnh khuôn mặt, vị trí, vai trò và nghĩa vụ trong công việc của từng người. Không chỉ vậy, những nhân viên mới còn nhìn thấy được tổng quan về phòng ban của mình, gồm có những ai, ai đang là quản lý chính và lộ trình thăng tiến theo sơ đồ nội bộ ra sao…

Bên cạnh đó, tính năng sơ đồ tổ chức còn được dùng khi công ty tái tổ chức lại doanh nghiệp. Lúc này việc tái cấu trúc doanh nghiệp từ việc chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi chi nhánh, bộ phận, phòng ban… sao cho phù hợp hơn với mục tiêu doanh nghiệp đặt ra sẽ trở nên đơn giản, dễ dàng và thuận tiện hơn.