3 hoạt động nên khởi xướng để teamwork đạt hiệu quả cao

Teamwork không còn là một khái niệm quá xa lạ đối với mọi người. Nếu mỗi thành viên trong team chỉ đắm chìm với công việc của bản thân thì nhóm của bạn sẽ có thể gắn kết với nhau. Với cương vị là nhà quản lý, bạn sẽ làm gì để tối ưu hóa và duy trì hiệu suất làm việc của các thành viên trong nhóm? Dưới đây là 3 hoạt động nên khởi xướng để đạt hiệu quả cao khi làm việc nhóm.

1. Xác định các mục tiêu cụ thể cho từng thành viên

Mỗi thành viên trong nhóm cần biết công việc của họ và những gì họ có thể đóng góp. Do đó, các mục tiêu cần đạt được phải được xác định rõ ràng và chính xác. Các thành viên trong nhóm phải có khả năng nhận thức rằng công việc của họ là cần thiết. Ngoài ra, nhóm có thể đặt những mục tiêu chung làm tăng động lực của mọi người, giúp xây dựng tinh thần đồng đội mạnh mẽ. Một nhóm để xây dựng tinh thần teamwork tốt và đạt được hiệu quả cao khi làm việc thì họ cần có sự đoàn kết và hiểu nhau trong quá trình tương tác, kết nối. Vì vậy, mỗi thành viên cũng cần tự xác định mục tiêu cụ thể cho riêng mình và nghiêm túc thực hiện để nâng cao hiệu suất làm việc của cả team.  

2. Cải thiện truyền thông

Truyền thông về làm việc nhóm trong phòng ban của doanh nghiệp hoặc truyền thông nội bộ đóng một vai trò rất lớn giúp cải thiện tinh thần teamwork. Qua việc trao đổi trực tiếp các thành viên trong nhóm có thể hiểu nhau hơn và tạo động lực thúc đẩy mọi người làm việc hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, trong thời điểm dịch bệnh căng thẳng như hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều triển khai làm việc từ xa nên việc truyền thông nội bộ, động viên tinh thần làm việc nhóm để cải thiện teamwork hiệu quả là rất quan trọng.

Một số cách thúc đẩy truyền thông nội bộ để cải thiện tinh thần làm việc nhóm:

• Duy trì họp nhóm thường xuyên: Hoạt động này giúp tăng hiệu quả công việc bằng cách nêu bật những kết quả thành công và khắc phục một số vấn đề còn tồn tại. Thời gian cần thiết cho mỗi cuộc họp giao động từ 15 đến 30 phút tùy vào quy mô nhóm và cuộc họp này nên ấn định vào một ngày nhất định. Bạn có thể chọn cuối tuần để tổng kết toàn bộ quá trình làm việc trong một tuần, từ đó có thể đưa ra đánh giá tổng quan chất lượng công việc phù hợp. Ngoài ra, việc họp nhóm còn tăng cường sự gắn bó của nhân viên, nêu cao tinh thần trách nhiệm của mỗi người và kịp thời xử lý vướng mắc, khủng hoảng trong quá trình làm việc nhóm.
  
• Đánh giá và ghi nhận kết quả: Kết thúc mỗi tuần làm việc, nhóm trưởng hoặc quản lý chung có thể gửi một số đánh giá hiệu quả công việc của từng thành viên trong nhóm kèm lời cảm ơn hoặc cổ vũ, động viên. Ví dụ như lời khen ngợi, ghi nhận chúc mừng công việc thành công: “ Làm tốt lắm!” kèm theo lời cổ vũ tinh thần “Cố lên nhé!, hãy nghỉ ngơi để chuẩn bị cho tuần tới tiếp tục công việc nhé!,...”. Dù chỉ là những lời động viên nhỏ nhưng chắc chắn sẽ giúp mỗi thành viên cảm thấy được sốc lại tinh thần và có thêm động lực để hoàn thành nhiệm vụ.

3. Loại bỏ hoặc giảm số lượng nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp

Mỗi thành viên đều có những công việc chung và riêng khác nhau nhưng tất cả đều chỉ có một quỹ thời gian giống nhau. Vậy nên, hiệu quả của công việc chung sẽ bị ảnh hưởng nếu nhóm của bạn không đặt ra một hệ thống giúp loại bỏ, ủy quyền hoặc giảm bớt số lượng nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp, tập trung giải quyết những vấn đề có ảnh hưởng lớn hoặc quan trọng. Nếu hai nhiệm vụ cùng lúc có tầm quan trọng như nhau được giao cho cùng một người, hãy ủy thác một trong những nhiệm vụ đó cho một thành viên sẵn sàng hơn trong nhóm để hoàn thành dự án chung tốt hơn.

Hiệu quả làm việc nhóm không chỉ thể hiện ở số lượng công việc có giá trị cao mà còn là quá trình làm cho các tương tác trở nên trơn tru hơn. Hiệu quả này không chỉ giới hạn ở năng suất, mà còn là việc tạo ra một mạng lưới truyền thông nội bộ tốt đẹp, phát triển một môi trường có lợi cho công việc. Thúc đẩy mối quan hệ lành mạnh giữa các nhân viên để từ đó teamwork có kết nối, đạt được kết quả chung hoàn hảo hơn.