Tips để tạo cuộc họp online nhanh chóng, hiệu quả

Sự phát triển của thời đại công nghệ 4.0 đã mang đến rất nhiều xu hướng làm việc mới trong các doanh nghiệp hiện nay. Trong thời điểm dịch bệnh Covid-19 có những diễn biến phức tạp, các doanh nghiệp đều triển khai hình thức làm việc từ xa để đảm bảo an toàn cho nhân viên thì việc áp dụng mô hình họp trực tuyến là cực kỳ cần thiết.  Một trong những yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả và năng suất công việc đó là nắm được cách tạo cuộc họp online thành công. Vậy làm thế nào để tạo ra những cuộc họp trực tuyến nhanh chóng hiệu quả?

1. Đảm bảo công cụ tham gia cuộc họp

Hãy đảm bảo rằng toàn bộ đội ngũ của bạn có đầy đủ công cụ cần thiết để giao tiếp và kết nối xuyên suốt cuộc họp khi làm việc từ xa. Các thành viên nên chủ động về trang bị như: laptop hoặc điện thoại thông minh để có thể tham gia cuộc họp trực tuyến với bộ phận hoặc công ty mình.

Nên thiết lập cuộc họp và yêu cầu nhân viên tuân thủ check in lịch họp đúng giờ. Cần sắp xếp lịch họp một cách hợp lý, phù hợp với thời gian biểu của toàn bộ người tham gia để đảm bảo cuộc họp có thể diễn ra với sự có mặt của đầy đủ nhân viên.

2. Bổ nhiệm một người chủ trì cuộc họp

Một cuộc họp bao giờ cũng nên có người chủ trì và thư ký để đảm bảo quá trình diễn ra cuộc họp được trơn tru. Nếu bạn đang phải đảm nhiệm vị trí là người chủ trì cuộc họp, hãy cố gắng làm quen với các ứng dụng hỗ trợ tổ chức họp trực tuyến như Zoom trên GapoWork, tính năng Meet trên Google… Hoặc nền tảng mà công ty bạn đang dùng để tạo các cuộc họp online. Người chủ trì có thể liệt kê danh sách những bước cần làm để có một cuộc họp trực tuyến đảm bảo kỹ thuật, đầy đủ nội dung và thu được kết quả tốt.

3. Gợi ý cho nhân viên cách để cân bằng giữa công việc với việc cá nhân

Với những trường hợp nhân viên đã có gia đình, việc phải trông con hay có trẻ em ở nhà dễ gây xao nhãng, ồn ào, ảnh hưởng đến quá trình hoàn thành công việc. Hơn thế nữa, sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống gia đình ở giai đoạn bắt đầu work from home có thể sẽ gặp một số cản trở nhất định như cần sắp xếp thời gian hợp lý, phân chia khung giờ làm việc, nghỉ ngơi khoa học... Vì vậy, lãnh đạo, quản lý của doanh nghiệp nên có những buổi chia sẻ, hướng dẫn nhân viên sắp xếp thời gian biểu phù hợp với lịch làm việc cá nhân. Ví dụ như ghi lại các lịch họp cố định theo tuần và tháng để chú ý hoàn thành báo cáo, sắp xếp đầu việc hằng ngày phù hợp và cân bằng với công việc cá nhân.

4. Có kế hoạch cụ thể cho cuộc họp

Việc có kế hoạch sát sao và làm theo từng bước cụ thể mang tới hiệu quả cao hơn cho các cuộc họp trực tuyến. Ví dụ, kế hoạch đã xác định rõ mục tiêu của cuộc họp, có những gì cần phải hoàn thành, hoàn thành như thế nào và trong thời gian bao lâu, ai là người phụ trách chính? Chẳng hạn một nhiệm vụ mới có thể cần phải giải quyết sau khi các thành viên hội ý, brainstorm, hỏi đáp trong vòng 60 phút. Ngoài ra, cần có sự rõ ràng hoàn toàn về vai trò của từng thành viên.

5. Ghi chép lại nội dung cuộc họp

Cuối mỗi cuộc họp, bạn bắt buộc phải xác định được các bước tiếp theo và lộ trình để đạt được những mục tiêu đã đặt ra. Việc tổng kết lại vấn đề đóng vai trò tạo ra khuôn khổ cho một bản tóm tắt chính thức, toàn diện hơn dựa trên những ghi chú hay ý kiến được đưa ra bởi một trong các thành viên tham gia cuộc họp. Điều quan trọng là trước khi bắt đầu các cuộc họp, mọi người cần phân công ai là thư ký phụ trách viết những ghi chú và ai sẽ chịu trách nhiệm gửi bản tóm tắt chính thức. Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng tính năng record lại cuộc họp trên  Zoom của nền tảng giao tiếp cho doanh nghiệp GapoWork để mọi người xem lại nội dung dễ dàng.

6. Duy trì tương tác trong cuộc họp

Một trong những yếu tố để duy trì tương tác trong các cuộc họp online đó là yêu cầu mọi người tham gia đầy đủ, xuất hiện trước camera và bật mic để trò chuyện, tương tác… Đặc biệt là với những nhân viên làm việc từ xa ít có cơ hội trao đổi trực tiếp, làm việc nhóm với mọi người. Trong quá trình cuộc họp diễn ra, người chủ trì có thể tạo các hoạt động hoạt náo như chơi minigame, hỏi - đáp trong phần chat box của Zoom vào thời gian nghỉ giữa giờ để mọi người luôn giữ được kết nối, có tinh thần vui vẻ, thoải mái hơn khi làm việc nhóm.

7. Sử dụng các thiết bị công nghệ có kết nối tốt.

Người chủ trì cuộc họp hoặc bộ phận hậu cần có thể thông báo trước cho các thành viên tham gia nên chuẩn bị trước các thiết bị công nghệ, đường truyền kết nối nhằm đảm bảo cuộc họp diễn ra trôi chảy. Hiện nay có rất nhiều ứng dụng, nền tảng công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp tạo cuộc họp trực tuyến trong thời gian work from home được nhiều người dùng tin tưởng sử dụng như: Workplace, Microsoft Teams, Yammer, Meet Hangout hay Alilang,.. GapoWork tích hợp sẵn Zoom Business là một trong những lựa chọn tối ưu nhất dành cho doanh nghiệp khi có thể tổ chức cuộc họp online nhanh chóng chỉ với một chạm, lên lịch cuộc họp theo thời gian mong muốn, thông báo đến tất cả thành viên trong Nhóm chat trong một giây hoặc gửi link tham gia cho thành viên ngoài tổ chức ngay tức thì với một cú click. Có thể nói, Zoom tích hợp trên GapoWork là giải pháp 2 trong 1 tiện ích, thông minh khi mang đến trải nghiệm mượt mà cho doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp trực tuyến nhanh chóng, thuận tiện.