Bí quyết duy trì văn hóa doanh nghiệp khi áp dụng mô hình làm việc kết hợp

Có rất nhiều cuộc thảo luận xoay quanh vấn đề xu hướng làm việc với thời kỳ biến động đầy phức tạp của dịch bệnh ở hiện tại và trong tương tai. Nhiều công ty nhận ra rằng phần lớn đội ngũ nhân viên của họ đều lựa chọn làm việc tại nhà hay mô hình làm việc kết hợp. Theo khảo sát chỉ có gần 12% nhân sự đồng ý làm việc toàn thời gian tại văn phòng trong tương lai. Mô hình làm việc kết hợp được đánh giá rất cao khi cho phép đội ngũ có thể kiểm soát hiệu quả việc, vừa giúp cân bằng được tinh thần của người lao động.

Một số doanh nghiệp đã thành công trong việc áp dụng phương pháp làm việc kết hợp (hybrid working) và quản lý thành công đội ngũ nhân sự làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau. Nhưng việc duy trì văn hóa doanh nghiệp trong môi trường này lại là một thách thức lớn. Làm thế nào để tạo ra một nền văn hóa phù hợp cho xu hướng mô hình kết hợp này? Làm thế duy trì sự gắn kết với các nhân viên làm việc từ xa?

Hãy cùng GapoWork tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

Mô hình làm việc kết hợp

Làm việc trực tuyến đã không còn xa lạ khi nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng hình thức này ở một mức độ nào đó. Tuy nhiên, COVID-19 đã tạo ra cú huých, đẩy nhanh quá trình áp dụng mô hình hybrid, dẫn tới xu hướng chuyển dịch sang mô hình này trên toàn thế giới. Theo kết quả khảo sát Work Trend Index của Microsoft, hybrid working là mô hình được ưa chuộng nhất trên toàn cầu trong giai đoạn bình thường mới.

Hiện nay những "ông lớn" công nghệ như Microsoft, Google, Facebook... cũng đã triển khai để nhân viên có thể linh hoạt làm việc tại nhà hoặc văn phòng.

Tại Việt Nam, mô hình này chưa phổ biến trước đây, nhưng sau giai đoạn làm việc tại nhà do giãn cách xã hội kéo dài, mô hình làm việc trở thành xu hướng được ưa chuộng. Theo báo cáo mới nhất của Microsoft về xu hướng "Làm việc kết hợp - Hybrid Workplace" tại Việt Nam, có đến 81% người lao động muốn tiếp tục làm việc từ xa, đặc biệt là nhóm lao động trẻ Gen Z.

Phương pháp này cung cấp cho nhân viên sự linh hoạt, cho phép họ cân bằng được thời gian work from home lẫn ở văn phòng để có thể làm việc năng suất cao và mang lại kết quả tốt nhất. Nhân viên được tự do lựa chọn cách thức làm việc phù hợp, từ 100% làm việc tại văn phòng đến 100% làm việc ở nhà hoặc là sự kết hợp của cả hai hình thức này. Điều này cũng có nghĩa là một số thành viên trong nhóm sẽ làm việc cùng nhau, gặp nhau hàng ngày, trong khi số còn lại chủ yếu sẽ làm việc độc lập. Tuy nhiên, khi nhân viên đang dần quen với phong cách làm việc mới, các nhà lãnh đạo lại lo lắng về năng suất lao động và khả năng duy trì sự đổi mới cũng như văn hóa doanh nghiệp khi nhân viên của họ làm việc rải rác ở nhiều địa điểm.
Tình trạng đội ngũ thiếu kết nối xuất hiện gây ảnh hưởng đến văn hoá doanh nghiệp khi tổ chức không thể đưa ra một số giải pháp gắn kết và thúc đẩy tương tác nội bộ. Cho dù là một doanh nghiệp công nghệ, tập đoàn có quy mô lớn hay chỉ là một công ty khởi nghiệp, văn hoá doanh nghiệp là một điều cần thiết để giữ vững bộ máy hoạt động cho tổ chức của bạn.

Vận hành doanh nghiệp với mô hình làm việc từ xa

Các doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc nên suy nghĩ và hành động cẩn thận khi đang ở trạng thái làm việc từ xa. Nghĩa là các cuộc họp thảo luận nên thực hiện qua video trực tuyến thay vì chỉ phụ thuộc vào các cuộc gặp mặt trực tiếp. Thứ hai, hệ thống vận hành của doanh nghiệp cần được điều chỉnh và thiết kế phù hợp với nhân viên làm việc từ xa, để họ sẽ không bỏ lỡ bất kỳ sự kiện nào tại công ty chỉ vì chọn work from home.

Ở vị trí là nhà lãnh đạo, bạn nên đưa ra quyết định cho đội ngũ của mình lựa chọn cách thức, địa để làm việc phải đảm bảo được sự hoà nhập, gắn kết và thái độ của nhân viên khi làm việc từ xa. Nếu không, quy trình vận hành sẽ trở nên trì trệ khi các thành viên không nắm được đầy đủ thông tin liên quan đến công việc.

Cùng hướng đến sứ mệnh chung

Để đảm bảo sự kết nối liên tục khi áp dụng mô hình làm việc kết hợp, nhà lãnh đạo nên thiết lập một mục tiêu chung. Khi đội ngũ nhân sự của bạn tin tưởng vào mục tiêu nhà lãnh đạo muốn hướng tới, thì mọi người sẽ dễ dàng phối hợp làm việc với nhau dù ở bất kỳ nơi nào. Lãnh đạo cần thiết lập tầm nhìn, sứ mệnh rõ ràng để thúc đẩy đội ngũ duy trì nền tảng văn hoá doanh nghiệp của tổ chức.

Nâng cao giá trị văn hoá doanh nghiệp trong giao tiếp nội bộ

Các nhà lãnh đạo cần đảm bảo rằng văn hoá doanh nghiệp không chỉ được truyền đạt ở môi trường văn phòng. Thường xuyên chia sẻ thành tích, câu chuyện thương hiệu, giá trị cốt lõi hay liên tục cập nhật thông tin cần thiết qua các công cụ truyền thông online để mọi người trong doanh nghiệp đều có thể tham gia. Quản lý, ban điều hành có thể thực hiện các hoạt động này bằng việc thiết lập cuộc họp qua video, thông báo qua email hay bản tin nội bộ của tổ chức để kết nối mọi người.

Bộ phận truyền thông nội bộ với việc tổ chức các hoạt động nội bộ có thể giúp cho văn hoá công ty lan toả cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Chia sẻ video, blog và những nội dung thú vị giúp cho văn hoá doanh nghiệp trở nên thu hút hơn đối với đội ngũ làm việc từ xa.

Tạo sự đoàn kết đội nhóm mạnh mẽ

Mối quan hệ gắn kết giữa các đội nhóm, bộ phận trong công ty đã trở thành một yếu tố quan trọng trong quá trình xây dựng nền tảng văn hoá doanh nghiệp. Khi áp dụng mô hình làm việc kết, doanh nghiệp sẽ phải nỗ lực nhiều hơn để kết nối và xây dựng đội ngũ đoàn kết. Hãy thường xuyên tạo cơ hội cộng tác giữa các bộ phận, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm của các thành viên trong tổ chức.

Ban lãnh đạo, quản lý cần đảm bảo rằng mọi người phối hợp làm việc nhịp nhàng với nhau, giải quyết triệt để các mâu thuẫn phát sinh thay vì ngó lơ chúng. Những xung đột tuy nhỏ nhưng lâu dần tích tụ thành vết nứt lớn khó mà sửa chữa được.

Giúp lãnh đạo tiếp cận dễ dàng

Năng lực lãnh đạo cũng có tác động rất lớn đến văn hoá của doanh nghiệp. Mỗi nhà lãnh đạo, quản lý đều sở hữu phong cách làm việc và giao tiếp với mọi người theo kiểu khác nhau. Khi đội ngũ làm việc từ xa, các nhà lãnh đạo không thể gặp nhân viên thường xuyên, điều này sẽ ảnh hưởng đến cơ hội thăng tiến và phát triển của đội ngũ. Do đó các nhà lãnh đạo phải đảm bảo rằng họ sẵn sàng kết nối và trao đổi với người quản lý.

Tạo sự tin cậy và minh bạch

Các tổ chức luôn mong muốn kiến tạo một văn hoá đáng tin cậy dù đang áp dụng bất cứ mô hình làm việc nào. Khi đưa phương pháp làm việc kết hợp vào, việc tin tưởng trở thành yếu tố quan trọng hơn bao giờ hết. Để duy trì văn hoá tích cực, nhà lãnh đạo nên tin tưởng vào khả năng hoàn thành tốt của nhân viên cho dù họ bất cứ đâu. Nếu chỉ quản lý khắt khe và giám sát chặt chẽ, nhà lãnh đạo có thể sẽ đánh mất đi những nhân viên trung thành. Điều này cũng tạo ra sự rạn nứt trong mối quan hệ của các thành viên trong đội ngũ.

Trong mô hình làm việc kết hợp, công nghệ sẽ là trọng tâm hơn bao giờ hết. Mặc dù có thể chưa hoàn hảo, các công nghệ từ xa với các nền tảng giúp các công ty vận hành trực tuyến trôi chảy sẽ tiếp tục cho phép chúng ta kết nối với bạn bè và gia đình, đối tác nơi khắp thế giới.

Các nhà lãnh đạo cũng có thể ứng dụng công nghệ như Nền tảng giao tiếp đội nhóm cho doanh nghiệp - GapoWork để truyền tải thông tin, tổ chức các hoạt động gắn kết, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm của đội ngũ nhân viên.

Bằng những tính năng thân thiện trên nền tảng GapoWork như: Thông báo, Bảng tin, Nhóm chung… lãnh đạo, quản lý dễ dàng gửi thông tin đến toàn bộ nhân viên chỉ trong vài giây và phản hồi, xử lý điểm nóng một cách nhanh chóng ngay cả khi đi công tác ở bất kỳ đâu. Ngoài ra, quản lý dễ dàng tăng sự hiện diện với nhân viên qua mạng xã hội nội bộ GapoWork với profile cá nhân, cùng những bài đăng chia sẻ về giá trị cốt lõi, sứ mệnh công ty. Với GapoWork, các buổi họp trực tuyến hàng ngày sẽ được thực hiện nhanh chóng, đảm bảo chất lượng qua tính năng Zoom không giới hạn mà không sợ bị gián đoạn.

88% khách hàng sau khi sử dụng GapoWork đều khẳng định: “GapoWork hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp phát triển đội ngũ trong thời gian dịch bệnh”, 92% khách hàng trải nghiệm GapoWork đồng ý rằng: “GapoWork giúp tăng hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên gấp 20% sau 2 tháng áp dụng và xử lý nhanh chóng các điểm nóng khi tổ chức phải làm việc từ xa”.

Tiếp nối những thành công của nền tảng công nghệ số một trên thị trường Việt Nam cung cấp bộ công cụ hỗ trợ giao tiếp đội nhóm và quản lý công việc toàn diện, vào tháng 9/2021, GapoWork đã có cú bắt tay ấn tượng với ứng dụng họp nhóm số một thế giới - Zoom và tích hợp Zoom thành một tính năng có sẵn trên hệ thống. Hiện nay, GapoWork đang triển khai chương trình: Tài trợ 100% tài khoản GapoWork đã tích hợp tính năng Zoom không giới hạn cho 1000 doanh nghiệp và tổ chức:

                                     Đăng ký tham gia chương trình TẠI ĐÂY