Các công cụ truyền thông nội bộ nổi bật trong năm 2022

Sử dụng các công cụ truyền thông thông nội bộ đúng cách trong một tổ chức giúp việc truyền đạt thông tin nhanh hơn, đến đúng đối tượng hơn. Nội dung bài viết sau sẽ cung cấp các công cụ truyền thông thông nội bộ hữu hiệu nhất cho doanh nghiệp.

Tổng hợp các công cụ truyền thông thông nội bộ trong doanh nghiệp

Các công cụ truyền thông nội bộ ngày càng ứng dụng phổ biến tại các doanh nghiệp, tổ chức. Bởi xu hướng sử dụng công nghệ ngày càng ăn sâu vào tiềm thức, hành động của con người. Dần dần, những công cụ truyền thông nội bộ đồng loạt ra đời để đáp ứng với xu thế chung.

Truyền thông qua các cuộc họp định kỳ

Họp định kỳ là một trong các công cụ truyền thông nội bộ thông dụng. Công cụ này cho phép truyền tải, thông báo các thông tin quan trọng từ nhà lãnh đạo đến các quản lý cấp cao và quản lý cấp trung. Từ đó, những người quản lý sẽ phổ biến các thông tin đến những nhân viên do mình phụ trách.

Tần suất tổ chức các cuộc họp định kỳ thường là mỗi tuần, mỗi tháng.  Nhất là khi có chỉ đạo nóng, cuộc họp đột xuất sẽ được bố trí.

Đối với các doanh nghiệp quy mô lớn, họ có thể tách cuộc họp định kỳ với những phòng ban, bộ phận do có công ty có nhiều chi nhánh. Để khắc phục nhược điểm này, doanh nghiệp nên kết hợp giữa họp hình thức offline và online. Bằng cách thông qua các nền tảng cho phép họp trực tuyến như nền tảng giao tiếp nội bộ GapoWork chúng tôi. Phòng họp có thể được lên lịch, cũng như cho phép người dùng tra cứu lịch họp, nhận thông báo họp bất cứ khi nào.

Email nội bộ

Việc truyền thông liên lạc thông qua hệ thống email nội bộ không thể thiếu. Tỷ lệ tiếp nhận các thông tin qua kênh này khá cao. Tuy nhiên thông tin được truyền đi thường thuộc các chủ đề liên quan đến công việc như:

1. Ban hành các quy trình, chính sách, quy định mới của công ty.
2. Thông tin lương, thưởng, nhân sự, phân công, ...
3. Các chương trình trong nội bộ…

Kênh truyền thông qua radio

Nếu doanh nghiệp của bạn có trên 100 người, nhưng lại không có một trong các công cụ truyền thông nội bộ như qua radio thì đây là một lỗ hổng lớn. Radio nội bộ thích hợp để truyền đạt những chỉ đạo mới nhất của ban lãnh đạo, đồng thời truyền tải các tin tức kinh doanh, các sự kiện đáng chú ý trong một tuần.

Radio còn là nơi chia sẻ nhiều câu chuyện động lực giúp kích thích, nâng cao tinh thần nhân viên. Kênh này có thể phát các chủ đề liên quan đến xu hướng kinh doanh, thị trường hay nhắc nhở nhân viên giữ sức khỏe,...

Theo thống kê,  tỷ lệ tiếp cận thông tin của kênh radio phát tại doanh nghiệp luôn đạt trên 90%. Tần suất phát radio sẽ phụ thuộc vào chủ đề, chiến dịch truyền thông có mục đích, cũng như tầm quan trọng của thông tin. Các thiết bị hỗ trợ cho kênh truyền thông này thường là loa âm trần, thiết bị thu âm, phần mềm cắt / ghép / chèn âm thanh.

Ấn phẩm truyền thông nội bộ

Đây cũng là một trong các công cụ truyền thông nội bộ được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Tạp chí doanh nghiệp có dạng như một cuốn sách cung cấp thông tin cho nhân viên. Hỗ trợ các thành viên mới hiểu sâu hơn về công ty, về con người của công ty, cũng như những câu chuyện thú vị, có ý nghĩa mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến các nhân viên.

Thay vì in báo, tạp chí truyền thống, các doanh nghiệp hiện nay thường tạo các trang tạp chí điện tử, infographics, ebook…, làm như vậy sẽ tiết kiệm chi phí và gửi đến các nhân viên nhanh hơn.

Mạng xã hội nội bộ

Sức mạnh của các nền tảng mạng xã hội, các công cụ chat, gọi video trực tuyến,... không thể xem nhẹ. Nó giúp hầu hết các nhân viên văn phòng nhanh chóng bắt kịp thông tin, thực hiện công việc thành thạo. Công cụ này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp truyền tải thông tin tới đúng đối tượng trong tổ chức. Hơn nữa, tỷ lệ tiếp cận và tần suất tiếp cận thông tin có hiệu quả rõ rệt. Bởi qua nền tảng mạng xã hội, thông tin cũng được truyền tải dưới nhiều hình thức hấp dẫn. Có thể kể đến như video, văn bản, infographic, hình ảnh,...

Từ đây, doanh  nghiệp có thể tăng độ tương tác và gắn kết giữa các nhà lãnh đạo với nhân viên các cấp, giữa các phòng ban cũng như tạo mối liên kết giữa các nhân viên trong tổ chức.

Thời điểm hiện tại đã xuất hiện nhiều nền tảng giao tiếp nội bộ chuyên dụng dành cho doanh nghiệp, nổi bật như GapoWork. Khi ứng dụng nền tảng này, bạn có thể dễ dàng tạo nhóm nội bộ trong công ty. GapoWork sẽ đóng vai trò là một trong các công cụ truyền thông nội bộ trực tuyến cho toàn công ty. Qua đây, các cấp lãnh đạo, các nhà quản lý có thể chia sẻ các giá trị cốt lõi, tầm nhìn, mục tiêu của công ty tới tất cả thành viên nhanh chóng.

Lời khuyên cho doanh nghiệp khi sử dụng các công cụ truyền thông nội bộ

Nếu bạn biết lựa chọn các công cụ truyền thông nội bộ phù hợp thì hãy áp dụng chúng một cách khéo léo. Đây chính là đường đi ngắn nhất giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả truyền thông tối ưu. Văn hóa công ty sẽ được lan tỏa đến khắp các phòng ban, nhân viên, tạo ra môi trường làm việc đúng tiêu chuẩn. Đây cũng là cách để gia tăng niềm tin, thời gian gắn bó của các nhân viên với các doanh nghiệp.

Kinh nghiệm mà GapoWork rút ra được ở tình hình hiện tại là mỗi doanh nghiệp nên sử dụng song song cả hai hình thức truyền thông nội bộ online và offline. 

Đặc biệt, với hình thức truyền thông nội bộ online thì GapoWork là nền tảng tốt nhất mà các doanh nghiệp nên sử dụng. Nền tảng này đem đến nhiều tính năng và lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Lãnh đạo trong doanh nghiệp có thể giao lưu, trò chuyện thường xuyên với tập thể nhân viên trên nền tảng GapoWork để chia sẻ các giá trị văn hóa chung, tạo sự kết nối đến tất cả thành viên.
• GapoWork giúp doanh nghiệp tạo ra những hoạt động thi đua, minigame như việc chia sẻ khoảnh khắc làm việc từ xa trên một nhóm chung để lan tỏa giá trị tinh thần cho đội ngũ.
• GapoWork sẽ tổ chức các hoạt động nội bộ cho mỗi bộ phận, ghi lại những dấu ấn, chia sẻ bằng những bài post với các video, hình ảnh HD trên Bảng tin…
• Các tính năng mới trên GapoWork như Livestream, Zoom không giới hạn sẽ giúp doanh nghiệp triển khai các chương trình đào tạo nội bộ, training kỹ năng mới.

Với sự phối hợp của hai công cụ truyền thông nội bộ online và offline này, các doanh nghiệp có thể tạo ra những luồng thông tin liên tục và đạt được tính nhất quán.

Trên đây là các công cụ truyền thông nội bộ hiệu quả mà GapoWork đánh giá cao hiện nay. Chúc cho bạn lựa chọn công cụ truyền thông chất lượng trong những công cụ kể trên để phát triển doanh nghiệp ngày càng gắn kết, bền vững.