Quản trị dự án là gì? 5 giai đoạn quan trọng trong quy trình quản trị dự án chuyên nghiệp

Cùng GapoWork tìm hiểu trong bài viết sau để nắm được 5 bước cơ bản trong quy trình quản trị dự án và các giải pháp được nhiều doanh nghiệp triển khai.

Quản trị dự án là gì?

Theo định nghĩa của Viện Quản lý dự án (PMI - Project Management Institute), quản trị dự án là các hoạt động quản trị đặc thù mang tính khách quan, phản ánh các chức năng hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát. Nhà quản trị dự án phải lập kế hoạch chi tiết, áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật phù hợp vào từng giai đoạn của dự án.

Vai trò của quản trị dự án

Mục tiêu cuối cùng của việc xây dựng quy trình quản trị dự án là đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách cho phép và đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn về kỹ thuật và chất lượng. 

Dựa vào bản kế hoạch và những thay đổi phát sinh trong quá trình thực hiện, nhà quản trị có thể nắm bắt tình hình thực tế và đưa ra điều chỉnh phù hợp. Bên cạnh đó, việc điều phối và phân bổ nguồn lực sẽ dễ dàng hơn nếu nhà quản trị có hình dung rõ ràng và cụ thể về dự án đang triển khai. Từ đó, doanh nghiệp sẽ không bị lãng phí hoặc thất thoát.

Chính vì vậy, chức năng và vai trò của quản trị dự án là vô cùng cần thiết và quan trọng đối với doanh nghiệp.

Quy trình quản trị dự án trong doanh nghiệp

Quy trình quản lý dự án gồm 5 giai đoạn cơ bản sau: Thiết lập dự án (Khởi tạo dự án) => Lập kế hoạch dự án => Thực thi dự án => Kiểm soát dự án => Kết thúc dự án.

Giai đoạn 1: Khởi động dự án (Initiating)

• Nghiên cứu thị trường và đánh giá khả năng thực hiện của dự án.
• Xác định các bên liên quan (Stakeholder) của dự án và thiết lập các kế hoạch liên quan.
• Xây dựng và tổng hợp tài liệu khởi động dự án (Project Charter).

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự án (Planning)

• Thiết lập mục tiêu của dự án hoặc các kết quả phát triển khác mà dự án được kỳ vọng sẽ đạt được. Mục tiêu của dự án là các kết quả mang tính phát triển về thể chất, tài chính, thể chế, xã hội và môi trường. 
• Phân tích rủi ro để lên chiến lược quản lý và ứng phó. Nếu mức độ rủi ro cao, nhà quản trị nên thay đổi cấu trúc dự án để các tránh nguy cơ này.
• Lên danh sách các hoạt động sẽ diễn ra trong dự án dựa vào mục tiêu đề ra, bao gồm cả việc huy động nguồn lực và tài nguyên.
• Tính toán ngân sách thực hiện dự án, đảm bảo rằng các con số của dự án là đáng tin cậy và thực tế.
• Đo lường kết quả dự án, cách dự án sử dụng chi phí và tiến độ. Có thể hình dung việc đo lường này là việc đo 3 cạnh của một tam giác, trong đó các cạnh lần lượt là chất lượng công việc, thời gian hoàn thành và sử dụng đúng ngân sách đề ra.

Giai đoạn 3: Thực hiện dự án (Executing)

Các hoạt động thực hiện ở giai đoạn này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của dự án, do đó đây là giai đoạn quan trọng nhất. Vì vậy, công tác quản lý dự án cần được thực hiện một cách chặt chẽ và đảm bảo sự hợp tác giữa các bên liên quan để đạt được mục tiêu của dự án.

• Tiến hành triển khai các hoạt động của dự án theo kế hoạch, ví dụ như sản xuất sản phẩm, phát triển phần mềm, xây dựng cơ sở hạ tầng, cung cấp dịch vụ và thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến dự án.
• Theo dõi và giám sát tình hình thực hiện để đảm bảo rằng đạt tiêu chuẩn về hiệu suất, đúng tiến độ và trong phạm vi nguồn lực được cung cấp.
• Đưa ra các dự báo về thời gian và chi phí thực hiện dự án.

Giai đoạn 4: Giám sát và kiểm soát (Monitoring and Controlling)

Để các nhà quản trị dự án kịp thời đánh giá và điều chỉnh kế hoạch theo đúng mục tiêu đã đề ra, việc giám sát và và kiểm soát dự án cần phải được thực thi ngay khi dự án đi vào giai đoạn triển khai. Trong quá trình giám sát và kiểm soát, cần chú ý đến những khía cạnh sau:

• Liên tục giám sát tiến độ của dự án bằng cách sử dụng các công cụ quản lý dự án như biểu đồ Gantt, lịch trình công việc và các báo cáo tiến độ để đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện đúng theo kế hoạch và đúng thời hạn. 
• Kiểm soát chất lượng sản phẩm, đảm bảo tính thống nhất và đáp ứng yêu cầu. 
• Kiểm soát chi phí chặt chẽ để trong phạm vi ngân sách cho phép. Giám sát và đối chiếu với kế hoạch, điều chỉnh nếu cần thiết.

Giai đoạn 5: Hoàn thành dự án (Closing)

Giai đoạn này bao gồm việc hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của dự án, kiểm tra và báo cáo kết quả, phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ, đánh giá kết quả và rút ra kinh nghiệm.

• Đánh giá tổng quan và chi tiết hiệu quả từng công việc, hạng mục của dự án so với kế hoạch đề ra ban đầu.
• Phân tích hiệu suất, đóng góp của các thành viên trong nhóm, xem xét cần điều chỉnh như thế nào ở các dự án tiếp theo.
• Xác định những thành tựu đã đạt được, rút kinh nghiệm từ những thất bại, hạn chế của dự án để có thể tránh tái diễn ở những dự án kế tiếp.
• Quyết toán ngân sách dự án.

Một số phần mềm quản trị dự án hiệu quả

Để dự án diễn ra thuận lợi và quá trình theo dõi, đánh giá chính xác, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng các công cụ quản trị dự án. Tuỳ theo mục đích và ngành nghề mà các nhà quản trị có thể lựa chọn phần mềm phù hợp. Dưới đây là 3 gợi ý về phần mềm quản trị dự án hiệu quả:

Click Up

Đây là một trong số ít các phần mềm quản trị dự án miễn phí. Click Up cung cấp đến 14 chế độ views khác nhau, bao gồm cả biểu đồ Gantt và mindmap, bất kể ai trong dự án cũng có thể theo dõi và nắm bắt tổng quan về tiến độ. Ngoài ra, Click Up còn tích hợp với nhiều ứng dụng quản lý dự án phổ biến như Gmail, Zapier, Dropbox, Slack….

Gói miễn phí của phần mềm quản lý dự án Click Up không giới hạn các tác vụ và số lượng người dùng, cung cấp dung lượng lưu trữ lên đến 100 MB. 

Myxteam

Phần mềm quản trị dự án xây dựng công trình Myxteam là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát dự án dựa vào các tính năng hữu ích như lập kế hoạch, giao việc, báo cáo tiến độ và chia sẻ tài liệu. Ngoài ra, phần mềm “Make in Vietnam" này còn có giao diện đơn giản, dễ sử dụng với người mới. 

Microsoft Project

Phần mềm quản trị dự án Microsoft Project là ứng dụng nổi bật trong mạng lưới Microsoft, giúp các nhà quản lý dự án lập kế hoạch, phân phối nguồn lực và theo dõi tiến độ một cách hiệu quả. Microsoft có ưu điểm giao diện trực quan, được phân chia thành ba khối chính là: Task, Resources và Calendar. Dựa vào đó, mọi thành viên có thể theo dõi những sự thay đổi của dự án, cập nhật báo cáo và quản lý dữ liệu hiệu quả.

Xem thêm: Vai trò của phần mềm quản trị tiến độ dự án

Nhà quản trị dự án cần có những tố chất gì?

Một dự án muốn thành công không thể thiếu nhà lãnh đạo tài ba, dẫn dắt các thành viên đi đúng hướng và đủ năng lực chịu trách nhiệm trong mọi vấn đề. Là “đầu tàu" tiên phong, nhà quản trị phải có kiến thức về quản lý dự án và có am hiểu chuyên môn nhất định phù hợp với lĩnh vực dự án đang phụ trách. 

Chưa dừng lại ở lý thuyết, những nhà quản trị dự án đòi hỏi kinh nghiệm dày dặn và khả năng áp dụng tốt các kiến thức. Một số tố chất quan trọng mà mà nhà quản trị dự án cần có để thực hiện tốt nhiệm vụ sẽ bao gồm: 

• Năng lực lãnh đạo và giao tiếp tốt.
• Có tầm nhìn và nhất quán.
• Khả năng chịu áp lực, nhạy bén trong việc xử lý vấn đề.

GapoWork - Giải pháp hỗ trợ quản lý công việc và tiến độ dự án dành cho doanh nghiệp

GapoWork - Giải pháp không gian làm việc số tích hợp 26+ tính năng tiện ích, giúp hỗ trợ quản trị dự án và công việc hiệu quả. Không chỉ có lợi thế về giao diện dễ sử dụng và thao tác, tính năng quản lý dự án của GapoWork còn sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội như:

Giao việc và giám sát tiến độ công việc chặt chẽ

Trên một nền tảng chung duy nhất, nhà quản trị dự án có thể theo dõi sát sao công việc của từng thành viên cũng như tiến độ chung. GapoWork tạo điều kiện để nhân sự có quyền chủ động sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và deadline hoàn thành. 

Báo cáo công việc thống kê tiến độ trích xuất “real-time”

Với bộ lọc theo thời gian và các chỉ số công việc cụ thể, nhà quản trị sẽ dễ dàng hơn trong việc nắm bắt tình trạng chung của dự án: Hạng mục nào đang diễn ra đúng tiến độ, dự án nào đang là điểm nóng, hiệu suất của từng nhân sự ra sao.  

Nhóm Cộng Tác tích hợp Chat, Lịch biểu giúp tối ưu luồng giao tiếp

Đây là tính năng ưu việt của GapoWork giúp nhà quản lý tối ưu thời gian giao việc. Ngay trên môi trường giao tiếp, sếp vừa có thể vừa giao việc vừa chat trực tiếp, đồng thời theo dõi các công việc liên quan. 

Lưu trữ tài nguyên không giới hạn trên thư viện GapoWork

Trên hệ thống GapoWork, mọi file tài liệu sẽ được lưu trữ tự động và vĩnh viễn. Với tốc độ gửi lên đến 4GB/lần cùng công cụ hỗ trợ truy xuất nhanh chóng, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tình trạng thất lạc hoặc mất thời gian trong việc tìm kiếm. Từ đó tối ưu việc quản lý tài liệu và quản trị dự án.

Tích hợp trên thiết bị di động và máy tính

Chỉ với một chiếc Smartphone hoặc máy tính bảng trong tay, nhân sự có thể truy cập và xử lý công việc nhanh chóng mà không có mặt tại văn phòng.

Tổng kết

Trên đây là tổng hợp toàn bộ thông tin về 5 giai đoạn cơ bản trong quy trình quản trị dự án theo chuẩn quốc tế. Mỗi dự án có thể có những thay đổi riêng biệt trong quy trình quản lý sao cho thích hợp với tính chất của từng dự án, cũng như đem lại sự thuận lợi cho những người triển khai. Nhìn chung, để dự án thành công cần có một bản kế hoạch chi tiết, sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên và đặc biệt là nhà lãnh đạo tài ba.  

Bên cạnh đó, ứng dụng các phần mềm quản trị án chính là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu được thời gian và phân bổ hợp lý nguồn lực, từ đó nâng cao hiệu quả. Nếu đang tìm kiếm giải pháp công nghệ giúp quản lý dự án hiệu quả X3 năng suất, nền tảng GapoWork chính là lựa chọn hàng đầu. 

Vinh dự được đồng hành cùng +1000 doanh nghiệp, nền tảng GapoWork giúp các tổ chức giải quyết được bài toán chậm trễ tiến độ, kiểm soát chi phí và chất lượng trong quy trình quản lý dự án một cách tối ưu nhất với 26+ tính năng ưu việt.

Để được tư vấn và dùng thử phần Miễn Phí 7 ngày mềm quản trị dự án hàng đầu thị trường, vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:

GapoWork gợi ý:

Phần mềm giao việc tốt nhất cho nhân viên

Phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay