Quản lý cửa hàng là gì? Các công việc của quản lý cửa hàng chi tiết từ A đến Z 

Trong bài viết này, GapoWork sẽ giúp bạn hiểu rõ các công việc của quản lý cửa hàng chi tiết từ A-Z nhé! 

Quản lý cửa hàng là gì?

Vị trí quản lý cửa hàng (hay còn gọi là cửa hàng trưởng) là vai trò đầu ngành trong bộ phận bán hàng của mỗi cửa hàng hoặc chi nhánh của mọi doanh nghiệp. Công việc của quản lý cửa hàng là quản lý và giám sát toàn bộ hoạt động của cửa hàng. Các hoạt động có thể là quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng, hàng hóa, khách hàng, doanh thu và các tình huống phát sinh trong quá trình hoạt động.

Cụ thể hơn, người quản lý sẽ đưa ra mục tiêu doanh số và lên kế hoạch thúc đẩy nhân viên hoàn thành mục tiêu đó. Ngoài ra, cửa hàng trưởng còn phải đảm bảo việc quản lý hàng hóa, giữ cho kho hàng luôn đầy đủ và giữ cho cửa hàng luôn sạch sẽ và hấp dẫn với mọi khách hàng. Ngoài ra, cửa hàng trưởng còn phải đứng ra chịu trách nhiệm cho các tình huống phát sinh trong quá trình hoạt động của cửa hàng, giải quyết các khiếu nại từ khách hàng và đưa ra giải pháp phù hợp để giữ vững hình ảnh và uy tín của cửa hàng.

Khi cửa hàng có thêm nhiều chi nhánh mới thì sẽ được gọi là chuỗi cửa hàng. Khi đó, chúng ta cần phải tìm hiểu thêm về cách quản lý chuỗi cửa hàng.

Công việc của quản lý cửa hàng bao gồm nhiệm vụ gì?

Quản lý cửa hàng là người chịu trách nhiệm chính đối với mọi hoạt động của cửa hàng. Mọi công việc cần thực hiện đều hướng đến việc đảm bảo hoàn thành mục tiêu đề ra về doanh số, doanh thu cửa hàng cũng như đáp ứng sự hài lòng của khách hàng. Cụ thể hơn, mô tả công việc quản lý cửa hàng sẽ bao gồm:

Quản lý đội ngũ nhân viên

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của quản lý cửa hàng là quản lý đội ngũ nhân viên. Muốn cửa hàng đi vào hoạt động ổn định và hiệu quả sẽ cần các bộ phận phụ trách nhiều nhiệm vụ khác nhau. Do đó, quản lý cửa hàng sẽ chịu trách nhiệm điều phối và quản lý nhân sự một cách hợp lý để cửa hàng luôn đủ số lượng nhân viên và kỹ năng tốt để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Công việc của quản lý cửa hàng bao gồm phân bổ vị trí công việc, sắp xếp lịch/ca làm việc, kiểm tra và đánh giá thường xuyên kỹ năng, thái độ của nhân viên,...

Ngoài các nhiệm vụ đã đề cập, việc tổ chức các cuộc họp định kỳ hàng tuần, hàng tháng là rất quan trọng để quản lý cửa hàng có thể báo cáo kết quả công việc, phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề còn tồn đọng. Từ việc giám sát và theo dõi, quản lý cửa hàng có thể đề xuất các giải pháp như đào tạo nâng cao năng lực cho nhân viên hoặc đề bạt lương thưởng cho các vị trí quan trọng. 

Xem thêm: Bảng mô tả công việc đa ngành nghề chuẩn nhất

Đào tạo kỹ năng, quy trình làm việc

Với vai trò quản lý cửa hàng, các doanh nghiệp đặt ra nhiều yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm để đảm bảo hiệu quả kinh doanh của cửa hàng. Những yếu tố này là cơ sở vững chắc để người quản lý có thể làm việc hiệu quả và đạt được mục tiêu kinh doanh. Từ những kinh nghiệm và kiến thức của mình, công việc của quản lý cửa hàng có thể đào tạo và huấn luyện đội ngũ nhân viên để họ trở nên chuyên nghiệp và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp và chỉn chu là yếu tố quan trọng để khách hàng tin tưởng vào nhãn hàng và thương hiệu của cửa hàng. Điều này đặc biệt quan trọng trong ngành bán lẻ, khi khách hàng cần tìm kiếm sự hỗ trợ và tư vấn từ các nhân viên bán hàng. 

Giám sát các quy trình bán hàng

Một trong những trách nhiệm quan trọng của người quản lý cửa hàng là giám sát và quản lý các quy trình bán hàng. Để thực hiện công việc này, người quản lý cửa hàng phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

• Theo dõi doanh số và doanh thu bán hàng theo chu kỳ nhất định để đánh giá hiệu quả kinh doanh của cửa hàng.
• Đánh giá chất lượng các sản phẩm hoặc dịch vụ bằng cách quan sát sự tiêu thụ của thị trường và phản hồi từ khách hàng.
• Đưa ra các đề xuất và phương án cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng và cải thiện doanh số bán hàng.
• Lên kế hoạch chi tiết để thúc đẩy doanh số cho các sản phẩm hoặc dịch vụ của cửa hàng.
• Giám sát và chỉ đạo các hoạt động trưng bày hàng hóa sao cho khoa học và thẩm mỹ, giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm và chọn mua sản phẩm.
• Điều chỉnh các quy trình bán hàng khi cần thiết để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh và nhu cầu của khách hàng.

Quản lý cửa hàng

Quản lý trực tiếp cửa hàng kinh doanh là một công việc đa dạng và đòi hỏi người quản lý phải thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau. Dưới đây là một số công việc quan trọng của người quản lý cửa hàng:

• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hàng ngày, tuần, tháng, quý, năm để đánh giá hiệu quả kinh doanh của cửa hàng và đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
• Theo dõi số lượng hàng tồn kho và đảm bảo rằng kho hàng của cửa hàng luôn được cập nhật và kiểm soát chặt chẽ để tránh lãng phí và thiếu hụt hàng hóa.
• Kiểm soát tài sản và hàng hóa của cửa hàng một cách kỹ lưỡng để đảm bảo ngân sách của cửa hàng không bị thâm hụt.
• Đảm bảo vệ sinh và thẩm mỹ cho cửa hàng để tạo môi trường mua sắm thoải mái cho khách hàng và làm tăng giá trị thương hiệu của cửa hàng.
• Đảm bảo tác phong và thái độ chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên bán hàng để tạo niềm tin và sự tín nhiệm của khách hàng đối với cửa hàng.

Và để cho những công việc của quản lý cửa hàng trên được diễn ra một cách thuận lợi và chính xác, hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý cửa hàng và phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng hỗ trợ việc ghi chép số liệu, quản lý và báo cáo cho các nhà quản lý. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nguồn nhân lực và mang lại hiệu quả kinh doanh.

Phối hợp với các bộ phận liên quan

Quản lý cửa hàng là một vị trí làm việc cần sự phối hợp chặt chẽ với các phòng ban và bộ phận liên quan trong doanh nghiệp để đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất.

Các công việc của quản lý cửa hàng thường liên quan đến bán hàng và quản lý cửa hàng, nhưng cũng cần sự hỗ trợ từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Ví dụ, hỗ trợ tuyển dụng từ bộ phận nhân sự giúp cửa hàng trưởng tìm kiếm và thuê được nhân viên có năng lực phù hợp để làm việc trong cửa hàng. Nghiên cứu thị trường và các chiến dịch marketing từ bộ phận marketing giúp cửa hàng trưởng hiểu rõ hơn về nhu cầu khách hàng và đưa ra các chiến lược bán hàng phù hợp.

Sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và phòng ban trong doanh nghiệp là rất quan trọng để đạt được mục tiêu kinh doanh và phát triển tổng thể của doanh nghiệp. Mỗi bộ phận đóng góp một phần quan trọng vào sự thành công của doanh nghiệp và cần phải làm việc cùng nhau để đạt được những kết quả tốt nhất.

Giải quyết khiếu nại của khách hàng

Khi kinh doanh, không thể tránh khỏi những tình huống xảy ra phát sinh hay khiếu nại từ khách hàng. Trong những trường hợp này, sự hài lòng của khách hàng luôn được đặt lên hàng đầu và người quản lý cửa hàng phải đứng ra chịu trách nhiệm và xử lý tốt các tình huống đó. Hay nói cách khác, việc xử lý tốt các tình huống phát sinh hay khiếu nại từ khách hàng là rất quan trọng để giữ được sự tin tưởng và trung thành của khách hàng.

GapoWork - Công cụ hỗ trợ quản lý cửa hàng tốt nhất hiện nay

Quản lý cửa hàng phải đảm đương nhiều công việc, đôi khi sẽ dẫn đến sự quá tải và vượt tầm kiểm soát. Do đó, ở vị trí của quản lý cửa hàng cần có một công cụ đắc lực giúp quản trị hoạt động của cửa hàng hiệu quả.  

GapoWork là một sản phẩm "Make in Vietnam" với hơn 26 tính năng hỗ trợ quản lý và điều phối hoạt động của cửa hàng, từ quản lý đơn hàng, quản lý khách hàng, quản lý sản phẩm đến quản lý nhân sự. Các tính năng này giúp quản lý cửa hàng có thể quản lý toàn bộ hoạt động của chi nhánh một cách dễ dàng và tiện lợi.

Giao việc, kiểm soát tiến độ công việc của nhân viên cửa hàng hiệu quả

Tính năng giao việc và lịch biểu được tích hợp trong GapoWork giúp các nhà quản lý cửa hàng phân chia công việc cho nhân viên trong từng ca làm việc một cách dễ dàng. Việc phân chia công việc rõ ràng và chính xác giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên và đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng tiến độ.

Tính năng giao việc trong GapoWork cũng cho phép nhà quản lý theo dõi tiến độ và kết quả công việc của nhân viên mọi lúc mọi nơi. Điều này giúp cho nhà quản lý có thể đưa ra phản hồi và hỗ trợ kịp thời cho nhân viên nếu cần thiết. Ngoài ra, tính năng Lịch biểu tích hợp trong GapoWork giúp tối ưu việc sắp xếp công việc và tránh chồng chéo các sự kiện, chương trình quan trọng. Các nhân viên có thể dễ dàng biết được lịch trình công việc của mình và sắp xếp thời gian làm việc một cách hợp lý.

Đảm bảo thông tin xuyên suốt với trụ sở hay các chi nhánh khác

GapoWork cung cấp cho các cửa hàng tính năng trao đổi công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả thông qua nhiều hình thức chat, bao gồm Audio/Video call, Livestream và Google Meet. Điều này giúp cho các cửa hàng có thể liên lạc với nhau một cách dễ dàng và nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc di chuyển và giao tiếp trực tiếp.

Thông tin được truyền tải đầy đủ và thống nhất trên một nền tảng, giúp hạn chế sự mất tập trung hoặc phân tán khi sử dụng những ứng dụng khác. Nhờ đó mà các cửa hàng có thể quản lý và theo dõi hoạt động của nhau một cách chính xác và hiệu quả hơn.

Ngoài ra, các tính năng chat trong GapoWork còn cho phép các cửa hàng trao đổi thông tin, chia sẻ kinh nghiệm và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh. Nhờ vậy, doanh nghiệp tăng cường sự hợp tác và tinh thần đồng đội giữa các cửa hàng và chi nhánh, đồng thời giúp tăng cường sự hài lòng của khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Công cụ hỗ trợ đào tạo và chia sẻ kinh nghiệm tiếp thị, bán hàng

GapoWork cung cấp cho các doanh nghiệp tính năng tổ chức các buổi chia sẻ kinh nghiệm trực tuyến để nâng cao kỹ năng bán hàng của nhân viên. Các tính năng như Livestream, Google Meet cho phép các nhà quản lý hoặc bộ phận đào tạo có thể trao đổi thông tin với nhân viên một cách thuận lợi và liền mạch hơn, đảm bảo tương tác 2 chiều và giúp nhân viên học hỏi được nhiều kinh nghiệm hơn.

Các buổi họp trực tuyến sẽ được tổ chức theo hình thức Livestream hoặc Google Meet và được lưu trữ vĩnh viễn trên hệ thống. Điều này giúp cho các nhân viên có thể xem lại các tài liệu, hướng dẫn và kinh nghiệm được chia sẻ trong buổi họp một cách dễ dàng và thuận tiện. Các tính năng trao đổi thông tin trực tuyến trên GapoWork giúp cho các doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí cho việc tổ chức các buổi hội thảo, đào tạo trực tiếp cho nhân viên, đồng thời tiết kiệm được thời gian và tăng cường tính hiệu quả của quá trình đào tạo.

Tổ chức hoạt động gắn kết nhân sự giữa các chi nhánh, cửa hàng

GapoWork cung cấp cho các doanh nghiệp tính năng tổ chức cuộc thi online hoặc hoạt động giao lưu để gia tăng sự đoàn kết giữa các chi nhánh và nhân viên. Các hoạt động như chia sẻ hình ảnh tập thể, đội nhóm... giúp tăng cường tinh thần đồng đội và sự gắn kết giữa các nhân viên trong toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp.

Thông qua các tính năng như Bảng tin hay Nhóm chung, thông tin chương trình sẽ được cập nhật nhanh chóng và tự động gửi thông báo đến tất cả các nhân viên trong hệ thống của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo không ai bị bỏ lỡ thông tin và tăng cường tính hiệu quả của các hoạt động giao lưu và cuộc thi online.

Quản lý cửa hàng từ xa hiệu quả

GapoWork tích hợp phần mềm trên cả hai phiên bản điện thoại và desktop, giúp cho các nhà quản lý bán hàng dễ dàng phê duyệt đơn hàng và quản trị từ xa một cách linh hoạt. Điều này giúp cho các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quá trình quản lý đơn hàng và tiết kiệm thời gian, đồng thời giúp tăng cường tính linh hoạt trong quá trình quản lý.

Các tính năng như phân chia đội ngũ nhân viên bán hàng theo Sơ đồ tổ chức, chấm công theo từng vị trí và Dashboard báo cáo chỉ số tương tác trên hệ thống giúp cho các nhà quản lý có thể quản lý và theo dõi hoạt động của nhân viên một cách chính xác và hiệu quả hơn. Điều này giúp cho các doanh nghiệp có thể tăng cường tính hiệu quả của quá trình quản lý nhân sự và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

Tổng kết

Trên đây là những thông tin về vai trò và công việc của quản lý cửa hàng. Đây là một công việc quan trọng và then chốt đối với mọi tổ chức .Do đó để phát huy tối đa vai trò của quản lý cửa hàng, việc sử dụng giải pháp công nghệ có thể quản lý hoạt động của mình một cách chính xác và hiệu quả hơn, đồng thời giúp tăng cường tính linh hoạt và tính hiệu quả của quá trình quản lý.

Với bộ công cụ gồm 26+ chức năng của GapoWork, bài toán quản lý vận hành và trao đổi công việc cho các quản lý cửa hàng giúp mọi hoạt động diễn ra hiệu quả hơn. Đăng ký trải nghiệm miễn phí 7 ngày giải pháp GapoWork tại đây! 

Xem thêm:

• Cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ
• Phần mềm nhắc nhở công việc tốt nhất 2023