Bí quyết điều hành buổi họp trực tuyến qua Zoom hiệu quả

Trong 3 năm trở lại đây, do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19 phương pháp họp trực tuyến đã được nhiều doanh nghiệp và tổ chức áp dụng khi mọi người phải tạm thời làm việc từ xa. Nhưng khi đã chuyển sang trạng thái bình thường mới, phương pháp họp này vẫn được duy trì bởi tính tiện lợi của nó. 

Việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Giúp xóa bỏ khoảng cách địa lý giữa các thành viên trong tổ chức nhờ khả năng kết nối được với nhiều người, ở mọi lúc mọi nơi.
• Rút ngắn thời gian và hạn chế những sự cố bất ngờ trong quá trình di chuyển.
• Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
• Truyền đạt thông tin kịp thời trong nội bộ doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả hợp tác giữa các phòng ban, đào tạo chuyên môn từ xa.

Lãnh đạo có thể dễ dàng kết nối, tổng hợp và cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và kịp thời với tất cả các thành viên dù ở nơi đâu, đặc biệt trong các doanh nghiệp nhiều chi nhánh hay công ty đa quốc gia. Từ đó giúp doanh nghiệp luôn ở trạng thái hoạt động và có thể điều chỉnh định hướng phát triển phù hợp theo từng giai đoạn. Vậy làm thế nào để xây dựng một quy trình làm việc diễn ra hiệu quả?

Phương pháp điều hành buổi họp trực tuyến giúp nâng cao hiệu quả làm việc

Để tạo ra một cuộc họp trực tuyến hiệu quả, việc sử dụng nền tảng tốt cực kỳ quan trọng. Có rất nhiều nền tảng hỗ trợ họp chứng tuyến, một trong số đó phải kể đến Zoom. Hiện nay doanh nghiệp có thể sử dụng Zoom tích hợp trên GapoWork để tổ chức các cuộc họp nhóm hoàn toàn dễ dàng và tiện lợi. 

Vai trò của người dẫn dắt cuộc họp cũng quan trọng không kém. Người điều hành cuộc họp phải là người nắm vững giá trị cốt lõi và văn hóa doanh nghiệp mới có thể đưa ra nhận xét, phân tích, đóng góp ý kiến cho cuộc họp nhằm tăng hiệu quả, đặc biệt là kỹ năng xử lý tình huống tốt để hạn chế những sự cố gây ảnh hưởng tới chất lượng cuộc họp.

• Chủ động sắp xếp cuộc họp: Chủ động sắp xếp cuộc họp bằng cách lên danh sách lượng thành viên tham gia cuộc họp để lựa chọn nền tảng họp trực tuyến phù hợp. Sau đó thông báo thời gian bắt đầu, thời lượng cuộc họp, yêu cầu về trang phục tới các thành viên. Khi sử dụng Zoom trên nền tảng GapoWork, bạn có thể lên sẵn lịch trình cuộc họp và thông báo cho mọi người. Bạn cũng có thể tạo thời gian để nhắc nhở mọi người không quên giờ. 
• Xây dựng kịch bản cuộc họp: Kịch bản bao gồm mục tiêu tổ chức cuộc họp, những nội dung sẽ được nhắc tới,... là vô cũng cần thiết và cần được gửi tới các thành viên từ trước để có sự chuẩn bị thông tin tốt nhất.
• Kích thích sự tương tác trong suốt buổi họp: Thay vì chỉ trao đổi nội dung qua lại, cuộc họp cần có sự tương tác giữa các thành viên để giảm bớt sự tẻ nhạt và tránh xuất hiện những “khoảng chết” cuộc họp thông qua việc đặt và trả lời câu hỏi; tạo khảo sát để lấy ý kiến của người tham gia,... 
  Tạo khoảng thời gian nghỉ trong suốt buổi họp: Khoảng nghỉ giữa giờ để làm giảm căng thẳng cho các thành viên. Một câu chuyện truyền cảm hứng của chính lãnh đạo, hoặc một vài phút nghỉ giữa giờ để mọi người giải quyết việc riêng là việc nên làm dù họp offline hay online. 

Những lưu ý khi setup phòng họp trực tuyến cho doanh nghiệp

Khi setup phòng họp trực tuyến cho doanh nghiệp, muốn nâng cao tối đa hiệu quả của các nền tảng họp nhóm online, tạo ra trải nghiệm cuộc họp chân thực cần lưu ý những điều sau:

• Bối cảnh xung quanh: Nội thất phòng họp cần được thiết kế tối giản, hạn chế trang trí tranh ảnh hay cây cảnh; sơn tường màu trầm ấm thay vì màu trắng hay giấy dán tường hoa văn tạo cảm giác rối mắt. Ngoài ra Zoom còn có thể setup nền cuộc họp phía sau bạn có thể tận dụng tính năng này để tránh phân tán tầm nhìn của mọi người.
   
• Cách âm tốt: Sử dụng các thiết bị cách âm chất lượng sẽ giúp hạn chế tiếng vọng, hạn chế tạp âm gây ảnh hưởng tới chất lượng âm thanh cuộc họp trực tuyến. 
• Trang bị đầy đủ các thiết bị gồm: bàn ghế, máy chiếu, máy quay, loa, đường truyền internet,... để tạo ra những cuộc họp chuyên nghiệp. Lựa chọn loại bàn oval hay bán nguyệt sẽ giúp mọi người dễ dàng quan sát lẫn nhau trong suốt thời gian diễn ra cuộc họp hơn kiểu bàn hình chữ nhật thông thường. 

Họp trực tuyến không giới hạn số lượng người với nền tảng GapoWork tích hợp Zoom
 

Tính năng Zoom trên GapoWork có thể tạo ra cuộc họp lớn lên tới 300 người tham gia cùng lúc. Bên cạnh đó còn cung cấp nhiều tính năng vượt trội giúp các doanh nghiệp xóa bỏ nỗi lo về vấn đề đường truyền hay chất lượng cuộc gọi nhóm. Đặc biệt nền tảng còn giúp nâng hiệu quả các cuộc họp online lên gấp 3 lần. Sự kết hợp hoàn hảo 2 trong 1 giữa GapoWork và Zoom đã chinh phục được hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ bởi: 

• Không bị giới hạn cuộc gọi: Doanh nghiệp có thể tổ chức cuộc gọi kéo dài lên tới 30 giờ.
  Chất lượng cuộc gọi hoàn hảo: Hệ thống âm thanh luôn ổn định, đường truyền không giật/lag  đảm bảo nội dung cuộc họp diễn ra trôi chảy, không bị ngắt quãng. 
• Màn hình HD sắc nét: giảm khả năng bị mờ, nhòe hình ảnh. Độ sắc nét cao đem lại cảm giác chân thực giữa các thành viên như đang tham gia cuộc họp offline.
• Sở hữu nhiều tính năng vượt trội: Chỉ bằng một cú chạm nút đơn giản trên điện thoại, laptop hoặc PC, doanh nghiệp của bạn có thể tạo ra những cuộc gọi nhóm chất lượng cao để kết nối với nhân viên làm việc từ xa, chi nhánh của doanh nghiệp hay trao đổi dự án với đối tác dễ dàng. Toàn bộ nội dung cuộc họp cũng sẽ được lưu trữ trên đám mây thay cho quá trình ghi chép truyền thống.
• Thoải mái gửi tài liệu có dung lượng lớn: Trao đổi tài liệu với dung lượng lên tới 2GB, chia sẻ meeting minute nhanh chóng mà không gây ảnh hưởng tới chất lượng cuộc họp trực tuyến của doanh nghiệp. 
• Hỗ trợ đa nền tảng: Zoom trên nền tảng GapoWork có thể chạy trên hệ điều Windows, Mac, iOS, Android đáp ứng được nhu cầu của nhiều nhân viên/ doanh nghiệp.

Để tạo ra một cuộc họp trực tuyến qua Zoom hiệu quả cần đến sự phối hợp của nhiều bộ phận và nhiều nền tảng khác nhau. Nền tảng GapoWork tích hợp Zoom giúp doanh nghiệp tạo ra những cuộc họp nhóm, nhanh chóng và đơn giản thay vì phải sử dụng nhiều công cụ như trước đây.