Hướng dẫn triển khai nhanh GapoWork cho doanh nghiệp

Việc thay đổi cách làm việc của tổ chức là một kế hoạch vô cùng quan trọng. GapoWork sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp của bạn. Bài viết được xây dựng trên các trường hợp đã triển khai GapoWork thành công. Đừng bỏ qua bài viết, điều này sẽ hỗ trợ bạn lập kế hoạch và triển khai GapoWork ngay hôm nay.

1. Thiết lập kỹ thuật cho GapoWork

Để có thể thiết lập kỹ thuật trên GapoWork, quản trị viên sẽ cần khởi tạo workspace thông qua hình thức đăng ký tài khoản bằng hệ thống email doanh nghiệp.

• Tìm hiểu thêm cách tạo workspace tại: https://docs.gapowork.vn/khoi-tao-to-chuc-workspace-tren-gapowork/

Không chỉ vậy, người dùng cần tải nền tảng GapoWork trực tiếp về các thiết bị điện tử cá nhân như máy tính, điện thoại di động để dễ dàng ứng dụng vào công việc một cách linh hoạt. Hiện tại GapoWork đã xây dựng và đáp ứng nhu cầu sử dụng cho người dùng trên cả hai phiên bản Android và IOS. Do đó, người dùng có cơ hội lựa chọn phiên bản phù hợp tích hợp với thiết bị cá nhân để tải về.

Ngoài ra, bạn sẽ cần đến sự hỗ trợ từ đội ngũ IT của công ty để thiết lập và sẵn sàng triển khai sử dụng GapoWork. Hãy lên một kế hoạch rõ ràng cho họ để thiết lập nền tảng giao tiếp cho tổ chức của bạn:

• Xây dựng một hệ thống giúp bạn có thể tạo hàng loạt tài khoản người dùng (thủ công hoặc tự động thông qua cách tải lên file danh sách).
• Hãy xây dựng trước các nhóm và chuẩn bị sẵn những thông tin cần thiết trước khi mời nhân viên tham gia sử dụng GapoWork.
• Lưu ý bảo mật tài khoản bằng mật khẩu có độ phức tạp cao, thường xuyên thay mật khẩu mỗi tháng một lần và hạn chế lưu tài khoản bằng tính năng lưu mật khẩu tự động của trình duyệt.
• Tích hợp GapoWork với các công cụ hiện tại của tổ chức mà bạn đang sử dụng để nhân viên trong công ty dễ dàng làm quen với sự thay đổi mới này.

Thêm một lưu ý, bạn hãy chuẩn bị một đường truyền mạng ổn định để việc thiết lập kỹ thuật cho GapoWork không bị gián đoạn.

2. Lựa chọn người dùng thử GapoWork

Lựa chọn một số nhân viên tiêu biểu, đa dạng trong tổ chức và kêu gọi họ hỗ trợ xây dựng nhóm. Có thể tạo một buổi họp nhỏ để hướng dẫn họ cách sử dụng GapoWork. Từ đó phổ biến cho những người khác trong tổ chức về GapoWork và thúc đẩy việc sử dụng nền tảng này.

Hãy lựa chọn ra từ 5-10 người để dùng thử GapoWork, ưu tiên lựa chọn những người nhiệt tình, có sức ảnh hưởng trong công ty. Các cấp quản lý rất thích hợp trở thành người dùng thử GapoWork vì họ có tầm ảnh hưởng và có thể tác động đến hành vi làm việc trong đội ngũ của mình.

3. Tạo nhóm

Trước khi quyết định mời tổ chức của bạn tham gia GapoWork, hãy tạo một số nhóm chính và chỉ định lãnh đạo cấp cao, người đứng đầu các phòng ban vào nhóm. Bạn cũng nên cân nhắc đến quyền riêng tư của nhóm và quyền đăng bài cho các thành viên tùy theo yêu cầu của từng công ty.

Nếu công ty của bạn có nhiều chi nhánh, văn phòng ở các địa điểm khác nhau, hãy tạo nhóm cho từng công ty con để dễ dàng quản lý. Bạn cũng có thể tạo nhóm kín cho mỗi dự án, phòng ban cũng như cài đặt quyền duyệt bài, đăng bài cho từng nhóm.

4. Truyền thông về hoạt động triển khai GapoWork

Triển khai hoạt động truyền thông nội bộ, tập trung vào giá trị mà GapoWork mang đến. Nhấn mạnh về hiệu quả của việc thay đổi này sẽ mang lại hiệu quả thế nào cho công việc thường nhật của nhân viên. Tạo sự hứng thú, hấp dẫn về những tính năng của GapoWork, từ đó khiến nhân viên mong chờ, ngóng đợi ngày triển khai nền tảng này trong công ty.

5. Gửi lời mời tới toàn thể nhân viên

Sau khi thiết lập nhóm và thông báo về việc triển khai cho đội ngũ lãnh đạo thì đã tới lúc bạn cần gửi lời mới tới toàn thể nhân viên. Đảm bảo rằng tất cả nhân viên đã được phổ biến thông tin về GapoWork từ trước cũng như được sự ủng hộ, hỗ trợ của đội ngũ lãnh đạo các phòng ban trong công ty. Hãy đo lường mức độ thành công của việc triển khai GapoWork để từ đó tìm ra phương hướng thúc đẩy việc sử dụng và tương tác của nhân viên sau khi triển khai.

6. Kiểm tra tiến độ triển khai GapoWork

Sau mỗi tuần, ban lãnh đạo cần có hoạt động đánh giá tình hình chuyển đổi nền tảng của công ty. Phòng ban nào đã và đang hoạt động tích cực trên GapoWork thì ghi nhận và khuyến khích, phòng ban nào đang chậm trễ cần nhanh chóng có sự hỗ trợ và nhắc nhở.

Tổ chức các hoạt động nội bộ thường xuyên trong thời gian đầu chính là chìa khóa giúp nhân viên quen dần với nền tảng mới. Bên cạnh đó, đội ngũ lãnh đạo cần tích cực triển khai các hoạt động truyền lửa cho nhân viên như post bài trong nhóm hoặc livestream chia sẻ tri thức.